กรณีตัวเลขในทะเบียนสินทรัพย์ไม่ตรงกับตัวเลขในผังบัญชี มีวิธีการตรวจสอบเพื่่อหารายการที่ส่งผลให้เกิดยอด Diff ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่เมนูบัญชี > บัญชีแยกประเภท
เลือกผังบัญชีที่ต้องการตรวจสอบ เช่น หากต้องการตรวจสอบค่าเสื่อมราคาสะสมของอุปกรณ์สำนักงาน เลือกผังบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสม-อุปกรณ์สำนักงาน เลือกช่วงเวลาที่ต้องการ จากนั้นกดพิมพ์รายงาน
ขั้นตอนที่ 2 : พิมพ์รายงานทะเบียนสินทรัพย์แบบข้อมูลรายตัว ไปที่ปุ่ม Application Center > PEAK Asset
กดพิมพ์รายงาน โดยเลือกข้อมูลรายตัว และเลือกช่วงเดือนที่ต้องการ จากนั้นกดดาวน์โหลด
ขั้นตอนที่ 3 : นำรายงานบัญชีแยกประเภท และ รายงานสินทรัยพ์ มาทำเปรียบเทียบกับเพื่อตรวจสอบหารหัสสินทรัพย์ ที่ทำให้ยอดไม่เท่ากัน (Diff) โดยใช้สูตรการตรวจสอบ ดังนี้
ใช้สูตร PivotTable เพื่อ Sum หาค่าของสินทรัพย์แต่ละตัวของกลุ่มนั้น
เลือกคอลัมน์ E ถึงคอลัมน์ G จากนั้นไปที่ Insert > PivotTable
เลือก Existing Worksheet จากนั้นเลือกช่องใน Excel ที่ว่าง กด OK
เลือกแสดงข้อมูลอ้างอิง และนำช่องเครดิตไปใส่ที่ช่อง Values
จากนั้นนำค่าที่ได้จาก PivotTable (ช่องอ้างอิงและเครดิต) มาใส่ใน Sheet ใหม่ของรายงานทะเบียนสินทรัพย์
ไปที่หน้ารายงานทะเบียนสินทรัพย์และ Insert column มาเพื่อใส่สูตร VLOOKUP
=VLOOKUP(รหัสสินค้าที่ต้องการ,Sheet1พร้อมทั้งกด F4 เพื่อล็อคข้อมูล,ใส่ตัวเลขคอลัมน์ที่ต้องการค้นหา,False)
=VLOOKUP(E9,Sheet1!$1:$1048576,1,FALSE)
ตัวอย่างการใส่สูตร VLOOKUP
หมายเหตุ : การใส่สูตร VLOOKUP นั้นขึ้นอยู่กับข้อมูลและคอลัน์ในไฟล์ Excel หากแต่ละคอลัมน์ข้อมูลไม่เหมือนตัวอย่าง สามารถปรับเปลี่ยนได้
ขั้นตอนที่ 4 : เมื่อทำการใส่สูตรสำเร็จ หากรายการใดไม่สามารถจับคู่ได้ ระบบจะแสดงค่า N/A ให้ผู้ใช้งานเข้าไปทำการตรวจสอบสาเหตุเกิดจากอะไรและแก้ไขให้ถูกต้อง
- จบขั้นตอนวิธีการตรวจสอบทะเบียนสินทรัพย์ไม่ตรงกับงบทดลองหรือบัญชีแยกประเภท -