สำหรับกิจการที่เข้าดูงบทดลอง(เมนูบัญชี) พบว่า รายการด้านเดบิต และเครดิตแสดงมูลค่ารวมไม่เท่ากัน สามารถตรวจสอบความผิดปกติได้ 2 กรณีดังนี้
กรณีที่พบรายการ สถานะ "ควรตรวจสอบ" ที่ AI ของระบบได้ทำการแยกออกมาให้
กรณีที่พบรายการ สถานะ "ควรตรวจสอบ" ที่ AI ของระบบได้ทำการแยกออกมาให้
ความผิดปกติของเอกสารที่ทำให้ระบบแสดงสถานะ "ควรตรวจสอบ"
จำนวนเงินฝั่งเดบิต และเครดิตไม่เท่ากัน
บางบรรทัดมีผังบัญชี แต่มูลค่าเป็นศูนย์
บางบรรทัดมีจำนวนเงิน แต่ไม่ได้ระบุผังบัญชี
ขั้นตอนการตรวจสอบการบันทึกบัญชีที่ผิดปกติ
ขั้นตอนที่ 1: เมนูบัญชี > บัญชีรายวัน > รายวันทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: ระบุช่วงเวลา แล้วคลิกปุ่ม "ยืนยัน"
ขั้นตอนที่ 3: เลือกแถบสถานะ "ควรตรวจสอบ"
ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบสมุดบัญชีรายวันที่ขึ้นสถานะ "ควรตรวจสอบ"
4.1 พบรายการที่มีสถานะ "ควรตรวจสอบ" ไม่มาก สามารถคลิกเข้าไปดูทีละรายการ
4.2 พบรายการที่มีสถานะ "ควรตรวจสอบ" เป็นจำนวนมาก แนะนำให้ "พิมพ์รายงาน" เป็น Excel
เมื่อกดเข้าไปดูที่เลขที่เอกสารนี้พบว่า สมุดรายวัน ไม่มีการลงบันทึกผังบัญชี ทำให้ตัวเลขไม่ไปแสดงที่งบทดลอง
สามารถกดตัวเลือก > แก้ไข > และระบุผังบัญชีที่รายการนั้น > บันทึก
4.2 พบรายการที่มีสถานะ "ควรตรวจสอบ" เป็นจำนวนมาก แนะนำให้ "พิมพ์รายงาน" โดยเลือกแถบ "ควรตรวจสอบ"
เลือกช่วงวันที่ที่ต้องการพิมพ์รายงาน > พิมพ์รายงาน
การตรวจสอบสมุดบัญชีรายวันที่ขึ้นสถานะ "ควรตรวจสอบ"
สามารถ Filter ดูข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบโดย กดตรง Filter เดบิต/เครดิต ได้เลย
รายการควรตรวจสอบ คือ สมุดรายวันที่ผิดพลาดชัดเจน เช่น ยอดเดบิต เครดิต ไม่เท่ากัน, มีรายการที่ไม่เลือกผังบัญชีหรือไม่ลงจำนวนเงิน
รายการที่น่าสงสัย คือ สมุดบัญชีรายวันที่น่าสงสัย เช่น สมุดรายวันจ่ายมีบันทึกบัญชีรายได้,สมุดบัญชีรายวันขาย มีบันทึกค่าใช้จ่าย, มีผังบัญชีมีการเลือกบัญชีย่อยผิดประเภท
กรณีที่ ไม่พบรายการที่สถานะ "ควรตรวจสอบ
กรณีที่ ไม่พบรายการที่สถานะ "ควรตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 1: เมนูบัญชี > บัญชีรายวัน > รายวันทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: เลือกสถานะ "ทั้งหมด" ระบุช่วงเวลา แล้วคลิกปุ่ม "ยืนยัน"
จากนั้นกดพิมพ์รายงาน
ระบุช่วงเวลา > พิมพ์รายงาน
ไฟล์ที่ได้รับจะเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำมาตรวจสอบ
การตรวจสอบจากไฟล์ Excel หลังจากที่ดาวน์โหลดเป็นรายงานออกมาเพื่อตรวจสอบ
การตรวจสอบจากไฟล์ Excel หลังจากที่ดาวน์โหลดเป็นรายงานออกมาเพื่อตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 1:
คลิกแถวที่เป็นหัวข้อของแต่ละคอลัมน์
ใช้ฟังก์ชัน "Sort & Filter" ในแถวหัวข้อคอลัมน์ต่าง ๆ
เลือก "Filter"
ขั้นตอนที่ 2: ทำการ Filter ข้อมูลในคอลัมน์ F : เลขที่ผังบัญชี เพื่อตรวจสอบว่าสมุดรายวันเลขที่ใด ที่ไม่มีการบันทึกผังบัญชี โดย
คลิก Drop Down ในหัวข้อคอลัมน์ F
เลือก "(Blanks)" เพื่อหาบรรทัดรายการที่ไม่ระบุผังบัญชี
คลิก "OK"
ขั้นตอนที่ 3: เมื่อทำตามข้อ 3 แล้ว Excel จะแสดงรายการที่ไม่ระบุผังบัญชีให้ตามรูปภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 4: หลังจากได้ข้อมูลแล้ว สามารถเข้าไปที่สมุดรายวันอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบรายการ
ตัวอย่าง: ไม่มีผังบัญชีฝั่งเครดิต
- จบขั้นตอนวิธีการตรวจสอบสมุดรายวันที่ไม่มีการบันทึกผังบัญชี-
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสมุดรายวันที่ไม่มีการบันทึกผังบัญชี