บทความนี้จะอธิบายวิธีการ ตรวจสอบงบฝั่งเดบิต เครดิตไม่เท่ากัน (งบทดลองไม่ดุล) โดยสาเหตุหลักที่ทำให้งบฝั่งเดบิตและเครดิตไม่เท่ากันเกิดจากตอนสร้างเอกสารรายรับ-รายจ่ายหรือการบันทึกที่สมุดรายวันโดยตรงไม่ได้ระบุผังบัญชี สามารถดำเนินการตรวจสอบข้อมูลด้วยตนเองผ่าน 2 ขั้นตอน ดังนี้
1. ตรวจสอบงบฝั่งเดบิต เครดิตไม่เท่ากัน
สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ทำให้งบทดลองไม่เท่ากัน 2 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 พิมพ์รายงานสมุดรายวัน
เมนูบัญชี > บัญชีรายวัน > รายวันทั้งหมด (คู่มือการพิมพ์รายงานสมุดรายวัน)
เลือกทั้งหมด > คลิกปุ่ม “พิมพ์รายงาน”
ระบุเลือกช่วงเวลาที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล เช่น ตรวจสอบว่างบไม่เท่ากัน ปี 2025 ให้เลือกช่วงเวลาเป็น ปี 2025 > คลิกปุ่ม “พิมพ์รายงาน”
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบรายการที่ไม่ได้ระบุผังจากไฟล์ Excel
ใช้ฟังก์ชัน Filter ใน excel
คลิกแถวที่เป็นหัวข้อของคอลัมน์ผังบัญชี > ใช้ฟังก์ชัน Sort & Filter ในแถวหัวข้อคอลัมน์ > เลือก Filter
กรองข้อมูลจากคอลัมน์ ผังบัญชี
คลิก Drop Down ในหัวข้อคอลัมน์ เลขที่ผังบัญชี > เลือก (Blanks) เพื่อหาบรรทัดรายการที่ไม่ระบุผังบัญชี
ข้อมูลใน excel จะแสดงข้อมูลของเอกสารที่ไม่มีผังบัญชี จึงเป็นสาเหตุที่ส่งผลให้ งบมียอด เดบิต และเครดิต ไม่เท่ากัน
จากนั้นให้กดเข้าไปที่สมุดรายวันอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบรายการการบันทึกบัญชีสมุดรายวันตามเลขที่เอกสาร ในคอลัมน์ เลขที่บันทึก
ตัวอย่าง สมุดรายวันที่ไม่มีผังบัญชีฝั่งเดบิต
โดยเมื่อนำเลขที่เอกสาร ในคอลัมน์ เลขที่บันทึกมาค้นหาในสมุดรายวัน
จะสังเกตว่าไม่มีข้อมูลเลขที่บัญชีหรือผังบัญชีฝั่งเดบิต
2. แนวทางการแก้ไข
เมื่อมีการตรวจสอบและพบรายการที่ไม่ได้ระบุบัญชี ให้ทำการตรวจสอบว่ารายการนี้เป็นรายการที่ต้องการบันทึกไปบัญชีใด เมื่อมาที่สมุดรายวัน ให้ทำการ คลิกปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก แก้ไข
ทำการระบุผังบัญชี
– จบขั้นตอนการตรวจสอบงบฝั่งเดบิต เครดิตไม่เท่ากัน –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
หากงบทดลองบนระบบไม่ดุล หรือ ข้อมูลของผังบัญชีฝั่ง เดบิต และเครดิตไม่เท่ากัน สามารถตรวจสอบอย่างไรบ้าง
หากงบทดลองบนระบบไม่ดุล หรือ ข้อมูลของผังบัญชีฝั่ง เดบิต และเครดิตไม่เท่ากัน สามารถตรวจสอบอย่างไรบ้าง
เนื่องจากการที่งบทดลองไม่ดุลกัน ระหว่างฝั่งเดบิตและเครดิตนั้น ข้อมูลทุกอย่างถูกนำมาจากสมุดรายวันบนระบบ ดังนั้นการดำเนินการตรวจสอบ จะต้องตรวจสอบที่ข้อมูลของการบันทึกบัญชีสมุดรายวัน ว่ามีการเว้นว่างผังบัญชีและผังบัญชีย่อยในรายการใดบ้าง ทั้งหมด 5 เล่มดังนี้
สมุดรายวันทั่วไป JV
สมุดรายวันซื้อ UV
สมุดรายวันจ่าย PV
สมุดรายวันขาย SV
สมุดรายวันรับ RV
บทความที่เกี่ยวข้อง