ในกรณีที่กิจการพิมพ์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย เทียบกับ รายงานบัญชีแยกประเภท และพบว่ายอดไม่ตรงกัน จะมีขั้นตอนการตรวจสอบดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: พิมพ์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน
ขั้นตอนที่ 2: พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท ผัง 115403-ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ที่เมนูบัญชี
ขั้นตอนที่ 3: นำรายงานมาเปรียบเทียบกัน สามารถเปรียบเทียบข้อมูลด้วย 3 ฟังก์ชันตามที่ต้องการได้
3.1 ฟังก์ชัน Exact
ขั้นตอนที่ 1: พิมพ์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน เพื่อเตรียมข้อมูลเปรียบเทียบ
ขั้นตอนที่ 1.1. : เลือกเมนูการเงิน และคลิก "ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย"
ขั้นตอนที่ 1.2. : ระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดรายการภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่ได้รับมา คลิก "กดพิมพ์รายงาน"
ขั้นตอนที่ 1.3. : ระบุช่วงเวลารายงานที่ต้องการตรวจสอบ จากนั้นคลิก "พิมพ์รายงาน"
ขั้นตอนที่ 2: พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท เพื่อเตรียมข้อมูลเปรียบเทียบ
ขั้นตอนที่ 2.1. : เลือกเมนูบัญชี และคลิก "บัญชีแยกประเภท"
ขั้นตอนที่ 2.2. : ระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดรายการบัญชีแยกประเภท คลิก "กดพิมพ์รายงาน"
ขั้นตอนที่ 2.3. : ระบุช่วงเวลาที่ต้องการ และระบุผังบัญชี "115403-ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย" ที่จะตรวจสอบ จากนั้นคลิก "พิมพ์รายงาน"
ขั้นตอนที่ 3: นำรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย มาเทียบกับ รายงานบัญชีแยกประเภท
3.1. ฟังก์ชัน Exact
ขั้นตอนที่ 1 : ในรายงานหัก ณ ที่จ่ายให้ทำการ Sort ข้อมูลคอลัมน์ "เลขที่บันทึกบัญชี" เพื่อเรียงลำดับให้เหมือนกับรายงานบัญชีแยกประเภท (เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก)
ขั้นตอนที่ 2: เมื่อทำการ Sort และข้อมูลเรียงกันเรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่ม 2 คอลัมน์เตรียมเอาไว้
ใส่ข้อมูลมูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากรายงานบัญชีแยกประเภท
ใส่สูตรเทียบมูลค่าว่ามียอดตรงกันหรือไม่
ขั้นตอนที่ 3: หลังจากแทรกคอลัมน์แล้ว ให้กลับมาที่ "รายงานบัญชีแยกประเภท" แล้วทำการคัดลอกคอลัมน์ "เดบิต" มาวางในไฟล์ "รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย" ที่เราได้เพิ่มไว้ก่อนหน้านี้
หมายเหตุ: คัดลอกเฉพาะบรรทัดรายการที่เป็น Transection ใน Period ไม่ต้องคัดลอดยอดยกมา
ตัวอย่างหน้าไฟล์ Excel เมื่อวางข้อมูลแล้ว
ขั้นตอนที่ 4: ระบุสูตร Excel เพื่อเทียบข้อมูลว่ามีมูลค่าที่บันทึกตรงกันหรือไม่ โดยมีรายละเอียดดังนี้
คอลัมน์ I คือ มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากเมนูการเงิน (ข้อมูลจะถูกดึงจากเอกสารใบแจ้งหนี้)
คอลัมน์ J คือ มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จาย จากเมนูบัญชี (ข้อมูลจะถูกดึงจากบัญชีแยกประเภท)
ใช้สูตร =EXACT( คอลัมน์ "I",คอลัมน์"J" )
ขั้นตอนที่ 5: หลังจากลากสูตรครอบคลุมทุกรายการแล้ว จะพบว่ามีผลลัพธ์ TRUE และ FALSE
TRUE คือ ผลลัพธ์มูลค่า "ตรงกัน"
FALSE คือ ผลลัพธ์มูลค่า "ไม่ตรงกัน"
จากรูปภาพด้านล่างจะพบว่ามี 1 สมุดรายวันที่ผลลัพธ์เป็น FALSE
ขั้นตอนที่ 6: เมื่อพบรายการที่เป็น FALSE แล้ว สามารถคลิกที่ "สมุดรายวัน" เพื่อตรวจสอบยอดภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายกับเอกสารใบแจ้งหนี้ได้เลย
จากรูปด้านล่างจะเห็นได้ว่าหน้าสมุดรายวันมีการบันทึกยอด 84,120.00 บาท แต่หน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ 84,112.15 บาท
เมื่อมีการคลิกดู "ข้อมูลประวัติ" จะพบว่ามีการแก้ไขเอกสารแบบ Manual ส่งผลให้ยอดไม่ตรงกัน
3.2 ฟังก์ชัน XLOOKUP สำหรับ Microsoft Office 365
หมายเหตุ: ตัวอย่างการตรวจสอบโดยใช้สูตรด้านล่างนี้ จะเป็นการรวมข้อมูลทั้ง รายงายภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย และรายงานบัญชีแยกประเภท รวมอยู่ใน Excel ไฟล์เดียวกัน มีรายละเอียดดังนี้
Sheet 1: รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน
Sheet 2: รายงานบัญชีแยกประเภท
ขั้นตอนที่ 1: กดเพิ่ม Sheet ที่ 2 เพื่อรองรับการคัดลอกข้อมูลจากรายงานบัญชีแยกประเภท
ขั้นตอนที่ 2: คัดลอกข้อมูลใน "รายงานบัญชีแยกประเภท" มาวางใน Sheet 2 ของไฟล์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย
ขั้นตอนที่ 3 : ใน Sheet 1 ให้ทำการ Sort ข้อมูลคอลัมน์ "เลขที่บันทึกบัญชี" เพื่อเรียงลำดับให้เหมือนกับ Sheet 2
ขั้นตอนที่ 4: เมื่อทำการ Sort และข้อมูลเรียงกันเรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่ม 2 คอลัมน์เตรียมเอาไว้สำหรับ
ใส่สูตรฟังก์ชัน XLOOKUP
ใช้สูตรหรือ Formula =A=B เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลกัน
ขั้นตอนที่ 5: ใส่สูตร XLOOKUP ใน Sheet 1
สูตรคือ =XLOOKUP(ค่าที่จะค้นหา,อาร์เรย์หรือช่วงที่จะค้นหา,ช่วงข้อมูลที่จะส่งกลับ,"FALSE")
วิธีการวิเคราะห์คือ
เราจะค้นหาตาม "เลขที่การบันทึกบัญชี" ใน Sheet 1
สั่ง Excel ให้ค้นหาจาก Sheet 2 แล้วให้ส่งข้อมูล "คอลัมน์ D: เดบิต" กลับมาใน Sheet 1
เงื่อนไขจะต้องเลือก "FALSE" เพื่อจะได้ข้อมูลที่ตรงกัน 100%
เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
=XLOOKUP(D2:D13,Sheet2!H4:H15,Sheet2!D4:D15,"FALSE")
ขั้นตอนที่ 6: ใส่สูตร Formula
สูตรคือ =A=B
วิธีการใส่คือ เราจะเทียบข้อมูลคอลัมน์ I และ คอลัมน์ J
คอลัมน์ I = ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายในเมนูการเงิน
คอลัมน์ J = มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ที่มีการบันทึกด้านเดบิต ในรายงานบัญชีแยกประเภท
เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
=I2=J2
หลังจากใส่สูตรแล้วจะพบข้อมูล TRUE และ FALSE
TRUE คือ ข้อมูลตรงกัน
FALSE คือ ข้อมูลไม่ตรงกัน
ขั้นตอนที่ 7: เมื่อพบรายการที่ไม่ตรงกันแล้ว สามารถคลิก Hyper Link เพื่อตรวจสอบรายการบนหน้าระบบได้เลย
3.3 ฟังก์ชัน VLOOKUP สำหรับ Microsoft Office 360
หมายเหตุ: ตัวอย่างการตรวจสอบโดยใช้สูตรด้านล่างนี้ จะเป็นการรวมข้อมูลทั้ง รายงายภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย และรายงานบัญชีแยกประเภท รวมอยู่ใน Excel ไฟล์เดียวกัน มีรายละเอียดดังนี้
Sheet 1: รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายที่เมนูการเงิน
Sheet 2: รายงานบัญชีแยกประเภท
ขั้นตอนที่ 1: กดเพิ่ม Sheet ที่ 2 เพื่อรองรับการคัดลอกข้อมูลจากรายงานบัญชีแยกประเภท
ขั้นตอนที่ 2: คัดลอกข้อมูลในรายงานบัญชีแยกประเภทมาวางใน Sheet 2 ของไฟล์รายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย
ขั้นตอนที่ 3 : ใน Sheet 1 ให้ทำการ Sort ข้อมูลคอลัมน์ "เลขที่บันทึกบัญชี" เพื่อเรียงลำดับให้เหมือนกับ Sheet 2
ขั้นตอนที่ 4: เมื่อทำการ Sort และข้อมูลเรียงกันเรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่ม 2 คอลัมน์เตรียมเอาไว้สำหรับ
ใส่สูตรฟังก์ชัน VLOOKUP
ใช้สูตรหรือ Formula =A=B เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลกัน
ขั้นตอนที่ 5: ให้กลับไปที่ Sheet 2 และเพิ่ม 3 คอลัมน์เตรียมเอาไว้สำหรับจัดการข้อมูลในรูปแบบ Table เพื่อง่ายต่อการใช้งานสูตร VLOOKUP ใน Sheet 1
ขั้นตอนที่ 6: หลังจากแทรกคอลัมน์แล้ว ให้ทำการคัดลอกข้อมูลคอลัมน์ K: เลขที่บันทึกบัญชี และคอลัมน์ G: เดบิต มาวางในคอลัมน์ A และ B โดยตัดบรรทัดยอดยกมาออก ตามรูปภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 6: ใส่สูตร VLOOKUP ใน Sheet 1
สูตรคือ =VLOOKUP(ค่าที่จะค้นหา,อาร์เรย์หรือช่วงที่จะค้นหา,เลขที่คอลัมน์ที่เราต้องการข้อมูล,"FALSE")
วิธีการวิเคราะห์คือ
เราจะค้นหาตาม "เลขที่การบันทึกบัญชี" ใน Sheet 1
สั่ง Excel ให้ค้นหาจาก Sheet 2 ใน "คอลัมน์ A: เลขที่บันทึกบัญชี" และ "คอลัมน์ B: มูลค่าเดบิต" โดยล็อกคอลัมน์ค้นหาด้วยเครื่องหมาย "$" ป้องกันความคลาดเคลื่อน
ระบุเลขที่คอลัมน์ที่ต้องการใช้ข้อมูลให้นับจากซ้ายไปขวา โดยเราจะใช้ข้อมูลในคอลัมน์ B: มูลค่าเดบิต ให้นับเป็นเลขคอลัมน์ที่ 2
เงื่อนไขจะต้องเลือก "FALSE" เพื่อจะได้ข้อมูลที่ตรงกัน 100%
เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
=VLOOKUP(D2:D13,Sheet2!$A$1:$B$13,2,FALSE)
ขั้นตอนที่ 7: ใส่สูตร Formula
สูตรคือ =A=B
วิธีการใส่คือ เราจะเทียบข้อมูลคอลัมน์ I และ คอลัมน์ J
คอลัมน์ I = ภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากรายงานภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายในเมนูการเงิน
คอลัมน์ J = มูลค่าภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย ที่มีการบันทึกด้านเดบิต ในรายงานบัญชีแยกประเภท
เมื่อวิเคราะห์แล้วจะได้สูตรดังนี้
=I2=J2
หลังจากใส่สูตรแล้วจะพบข้อมูล TRUE และ FALSE
TRUE คือ ข้อมูลตรงกัน
FALSE คือ ข้อมูลไม่ตรงกัน
ขั้นตอนที่ 8: เมื่อพบรายการที่ไม่ตรงกันแล้ว สามารถคลิก Hyper Link เพื่อตรวจสอบรายการบนหน้าระบบได้เลย
