ในการซื้อสินทรัพย์ แบบมีจ่ายเงินมัดจำ มีทั้งหมด 4 ขั้นตอนดังนี้
ยกตัวอย่างเช่น
ซื้อโต๊ะสำนักงานใหญ่ มูลค่า 1,000 บาท มีการจ่ายค่าเงินมัดจำ 30% ของราคาสินทรัพย์
ส่วนจำนวนเงินที่เหลือ จ่ายเมื่อได้รับสินทรัพย์แล้ว
ขั้นตอนที่ 1 : ออกใบสั่งซื้อ
ในขั้นตอนนี้ให้ออกเอกสารใบสั่งซื้อ เหมือนออกใบสั่งซื้อสินค้าแบบปกติ เนื่องจากการออกใบสั่งซื้อสินทรัพย์ จะต้องระบุกลุ่มสินทรัพย์ จึงต้องออกเอกสารที่ใบสั่งซื้อ
โดยไปที่เมนู "รายจ่าย" > "ใบสั่งซื้อ" > "สร้าง"
กรอกรายละเอียดรายการใบสั่งซื้อ เช่น วันที่ออก ชื่อผู้ขาย ระบุรายการผังบัญชีสินทรัพย์ที่ซื้อ จำนวน และราคาของสินทรัพย์ เป็นต้น
จากนั้นเพิ่มข้อความในส่วนหมายเหตุสำหรับผู้ขาย กด "ย่อ/ขยาย" จากนั้นเพิ่มข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง "หมายเหตุสำหรับผู้ขาย" จากนั้นกด “อนุมัติใบสั่งซื้อ”
ขั้นตอนที่ 2 : จ่ายเงินมัดจำ
ขั้นตอนนี้คือการจ่ายเงินมัดจำ ให้เราบันทึกรายจ่ายใหม่หลังจากได้ออกใบสั่งซื้อ
โดยไปที่รายการเมนู "รายจ่าย" > "ใบสั่งซื้อ" > "อนุมัติแล้ว"
เลือกรายการที่บันทึกอนุมัติเมื่อสักครู่ หรือรายการที่ต้องการ จากนั้นกดหัวข้อ “บันทึกซื้อสินค้า”
2.1 กดเพิ่มรายการใหม่ เพื่อเตรียมไว้สำหรับระบุผังบัญชีจ่ายเงินล่วงหน้า-เงินมัดจำ
2.2 กดที่ถังขยะ เพื่อกดลบรายการสินค้า เนื่องจากการบันทึกค่าใช้จ่ายในขั้นตอนนี้ไม่ใช่การรับสินค้า แต่เป็นการบันทึกจ่ายเงินมัดจำ
2.3 ขั้นตอนนี้ไม่ต้องระบุสินค้า/บริการ เนื่องจากยังไม่ได้รับสินค้า ให้ระบุข้อมูลในช่องบัญชี เลือกผังบัญชี"115104" หรือพิมพ์ "เงินจ่ายล่วงหน้า - เงินมัดจำ" และใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ในช่อง "อธิบาย" ระบุ "จำนวน" และ "ราคา/หน่วย"
2.4 เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เรากำหนดวันที่รับชำระเงินในช่อง "วันที่ชำระ" เลือกช่องทางรับเงินในช่อง "จ่ายเงินโดย" จากนั้นกด "อนุมัติบันทึกซื้อสินค้า"
ขั้นตอนที่ 3 : จ่ายชำระส่วนที่เหลือรับรู้สินทรัพย์
เมื่อได้รับสินทรัพย์มาบันทึกรายจ่าย ให้เข้าไปรายการเอกสารเดิมดังนี้
3.1 ให้ไปที่ใบสั่งซื้อ โดยกดที่เมนู "รายจ่าย" > "ใบสั่งซื้อ" > "อนุมัติแล้ว"
ไปแถวรายการที่ต้องการจากนั้นกด “ลูกศร drop down” และกด “บันทึกซื้อสินค้า”
3.2 กด “เพิ่มรายการใหม่” เพื่อเพิ่มรายการ ผังในช่องบัญชีเลือกเป็น "115104" หรือพิมพ์ "เงินจ่ายล่วงหน้า - เงินมัดจำ" จากนั้นใส่จำนวนเงิน "ติดลบ" เพื่อหักเงินจ่ายมัดจำที่กดทำรายการในขั้นตอนที่ 2 โดยระบุราคาตามจำนวนที่ต้องการหัก
** สังเกตยอดมูลค่าสุทธิจะเป็นยอดที่ต้องชำระหลังหักเงินมัดจำแล้ว
3.3 ระบุวันที่ชำระเงินส่วนที่เหลือในช่อง "วันที่ชำระ" เลือกช่องทางจ่ายเงินในช่อง "จ่ายเงินโดย" สามารถเขียนหมายเหตุถึงลูกค้าโดยกด "ย่อ/ขยาย" พร้อมพิมพ์รายละเอียด จากนั้นกด "อนุมัติบันทึกซื้อสินค้า"
ขั้นตอนที่ 4 : บันทึกสินทรัพย์ยกมารับรู้ค่าเสื่อมราคา
สามารถดูวิธีการบันทึกสินทรัพย์ยกมา ตามตัวอย่างคู่มือลิงก์นี้ : https://bit.ly/3lfKWP8
เบื้องต้นการบันทึกยอดยกมา กรณีบันทึกซื้อสินทรัพย์แบบมีจ่ายเงินมัดจำ สามารถบันทึกตอนที่ได้รับสินทรัพย์นั้น หรือตอนที่ต้องการให้ระบบเริ่มคิดค่าเสื่อมราคา
ข้อที่ต้องระวัง : การบันทึกยกมา การบันทึกบัญชีของกลุ่มสินทรัพย์จะต้องตรงกับผังบัญชีที่เลือกมาทำรายการในข้อ 1
ยกตัวอย่าง
4.1 ระบุวันที่ที่ซื้อหรือวันที่ได้รับสินทรัพย์ วันที่ 15/02/2024 (ตามวันที่รับสินทรัพย์ตามขั้นตอนที่ 3)
4.2 วันที่เริ่มให้ PEAK คิดค่าเสื่อมราคา วันที่ 15/02/2024 (เริ่มคิดวันที่ได้สินทรัพย์)
4.3 ระบุมูลค่าของสินทรัพย์ 1,000.00 บาท (ยอดก่อน VAT) และค่าเสื่อมราคาสะสมยกเป็นยอด 0.00
4.4 กด"ยืนยัน" เพื่อให้ระบบบันทึกสินทรัพย์ยกมา
-จบขั้นตอนซื้อสินทรัพย์แบบมีจ่ายเงินมัดจำ-
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินทรัพย์แบบมีการจ่ายเงินมัดจำ