กรณีกิจการขายสินค้า มีนโยบายรับคืน/รับเคลม (Claim) สินค้าที่ชำรุดเสียหายจากลูกค้า โดยกิจการเองมีหนังสือสัญญาในการส่งคืน/ส่งเคลม (Claim) กับทางผู้ขาย (Supplier) ด้วย

สามารถบันทึกรับคืนสินค้าจากลูกค้า และส่งคืนสินค้าให้กับผู้ขายได้ดังนี้

ตัวอย่าง : กิจการขายเครื่องใช้ไฟฟ้า ซื้อสินค้าจากผู้ผลิตมาเพื่อขาย มีการขายออกและได้ออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีให้ลูกค้าแล้ว ต่อมาลูกค้าแจ้งขอคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าชำรุดเสียหาย

ขั้นตอนที่ 1 : การออกใบลดหนี้รับคืนสินค้า และคืนเงินให้ลูกค้า

เข้าสู่เอกสารใบกำกับภาษี ตามตัวอย่างเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี > กดปุ่ม "ตัวเลือก" > เลือก "ออกใบลดหนี้"

ระบุสาเหตุของการลดหนี้ และระบุข้อมูล "รับคืนสินค้า" > ระบุรายละเอียดจำนวนสินค้าและราคาที่รับคืนให้ครบถ้วน

ระบุช่องทางการเงินของกิจการ ที่ใช้จ่ายเงินคืนให้กับลูกค้า > กด "อนุมัติใบลดหนี้"

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังออกใบลดหนี้ให้ลูกค้า

ขั้นตอนที่ 2 : การบันทึกรับใบลดหนี้ เพื่อบันทึกคืนสินค้าให้กับคู่ค้า

เข้าสู่เอกสารบันทึกซื้อสินค้าที่บันทึกไว้ก่อนหน้านั้น กดปุ่มตัวเลือก > เลือก "รับใบลดหนี้"

ระบุสาเหตุของการลดหนี้ และระบุข้อมูล "คืนสินค้า" > ระบุรายละเอียดจำนวนสินค้าและราคาที่ส่งคืนผู้ขายให้ครบถ้วน

ระบุช่องทางการเงินของกิจการ ที่ผู้ขายชำระค่าสินค้าคืนให้ > กด "อนุมัติรับใบลดหนี้"

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังบันทึกคืนสินค้าให้ผู้ขาย

กรณีกิจการมีนโยบายนำสินค้าชำรุดกลับมาขายใหม่ เช่น ขายอะไหล่, ขายมือสอง กิจการมีความสามารถในการซ่อมแซมสินค้าให้กลับมาสมบูรณ์ หรือ สินค้าใกล้สิ้นอายุแต่กิจการไม่ต้องการทำหนังสือแจ้งขอทำลายสินค้า จึงยอมขายในราคาต่ำกว่าทุน

สามารถบันทึกตัดสินค้าชำรุด และนำกลับมาขายใหม่ได้ดังนี้

ตัวอย่าง : กิจการเป็นร้านแว่น มีการตัดแว่นตามการสั่งทำจากลูกค้า ออกใบกำกับภาษีแล้ว เมื่อลูกค้านำไปใช้งานจริงพบว่าตัวเลนส์ไม่เข้ากับสายตา ทางร้านจึงรับคืนเลนส์เดิมมาเก็บไว้ขายให้กับลูกค้าท่านอื่นที่มีค่าสายตาเหมาะสมแทน

เนื่องจากกิจการจะรับสินค้าที่ชำรุดคืนมาก่อนเพื่อรอขายต่อ แนะนำให้แยกสินค้านี้ออกจากสต็อกเดิม โดยสร้างผังบัญชีใหม่สำหรับบันทึกบัญชี และสร้างรหัสสินค้าใหม่ก่อนลดหนี้

ขั้นตอนที่ 1 : การออกใบลดหนี้รับคืนสินค้า และคืนเงินให้ลูกค้า

เข้าสู่เอกสารใบกำกับภาษี ตามตัวอย่างเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี > กดปุ่ม "ตัวเลือก" > เลือก "ออกใบลดหนี้"

ระบุสาเหตุของการลดหนี้ และระบุข้อมูล "รับคืนสินค้า" > ระบุรายละเอียดจำนวนสินค้าและราคาที่รับคืนให้ครบถ้วน

ระบุช่องทางการเงินของกิจการ ที่ใช้จ่ายเงินคืนให้กับลูกค้า > กด "อนุมัติใบลดหนี้"

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังออกใบลดหนี้ให้ลูกค้า ให้ยึดวันที่รับคืนสินค้านี้ เป็นวันที่ในการโอนสินค้าชำรุด ในขั้นตอนถัดไป

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี : จะมีการกลับรายการสินค้าสำเร็จรูป และต้นทุนขายให้

ขั้นตอนที่ 2 : การโอนสินค้าที่รับคืน เป็นสินค้าชำรุดเพื่อรอนำกลับมาขายใหม่

ขั้นตอนที่ 2.1 : บันทึกใบเสร็จรับเงินเพื่อโอนสินค้าชำรุด

การโอนให้สร้างเอกสารใบเสร็จรับเงินจากขั้นตอนรับคืนสินค้าก่อนหน้า มีการรับคืนสินค้าวันที่ 05/04/2024 ให้ยึดวันที่นี้เป็นวันที่โอนสินค้า เพื่อให้ระบบตัดสต็อกสินค้าจาก Lot เดียวกัน ต้นทุนที่โอนจะได้เป็นยอดเดียวกันกับที่รับคืน

การสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน ระบุข้อมูลบนเอกสารดังนี้

เมื่อข้อมูลครบถ้วนแล้ว กด "อนุมัติใบเสร็จรับเงิน"

หลังอนุมัติใบเสร็จแล้ว > กดเข้าดูสมุดบัญชี เพื่อแก้ไขข้อมูลผังบัญชี

เมื่อเข้าสู่หน้าบัญชีรายวันแล้ว > กดแก้ไข

กดกากบาท(x) ลบแถวรายการที่เดบิต-เครดิตเป็น 0 ออก > จากนั้นเปลี่ยนผังบัญชีจาก "ต้นทุนขาย" เป็น "โอนเป็นสินค้าชำรุด" > กด"บันทึก" การแก้ไข

ตัวอย่างสมุดบัญชีรายวันหลังแก้ไข

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังบันทึกตัดสินค้าชำรุดแล้ว จะมีการตัดสต็อกและต้นทุนใน Lot เดียวกัน

ขั้นตอนที่ 2.2 : บันทึกซื้อสินค้าเพื่อรับสต็อก รหัสสินค้าชำรุดรอนำกลับมาขาย

เมื่อสินค้าชำรุดสามารถนำกลับมาขายได้แล้ว สามารถบันทึกรับสต็อกของสินค้าที่เคยโอนเป็นสินค้าชำรุดกลับมารอขายได้โดยการบันทึกซื้อสินค้า

ขั้นตอนนี้แนะนำให้สร้างรหัสสินค้าประเภทบริการ เป็นรหัสหลอก(Dummy) สำหรับรองรับการปรับปรุงผังบัญชี

กดสร้างบันทึกซื้อสินค้า ระบุข้อมูลดังนี้

เพิ่มรายการสำหรับปรับปรุงสินค้าชำรุด ดังนี้

หลังอนุมัติบันทึกซื้อสินค้าแล้ว > กดเข้าดูสมุดบัญชี เพื่อแก้ไขข้อมูลผังบัญชี

เมื่อเข้าสู่หน้าบัญชีรายวันแล้ว > กดแก้ไข

กดเลือกผังบัญชีย่อยของผังบัญชี "โอนเป็นสินค้าชำรุด" ใหม่ > เลือกเป็นรหัสสินค้าเดิมของสินค้าที่นำกลับมาขาย เพื่อล้างยอดบัญชีสินค้าชำรุดที่เคยปรับปรุงไว้ออกจากสินค้าเดิม

ตัวอย่างสมุดบัญชีรายวันหลังแก้ไข

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภท ผังบัญชี "โอนเป็นสินค้าชำรุด" เมื่อโอนสินค้าครบจำนวนยอดจะล้างเป็น 0

ตัวอย่างงบทดลองของผังบัญชี "โอนเป็นสินค้าชำรุด" จะเห็นได้ว่ามีการล้างยอดสินค้าที่ชำรุดออกจากผังบัญชี และล้างออกจากรหัสสินค้าตัวเดิมเป็น 0 แล้ว

ตัวอย่างงบทดลอง สินค้า"รอนำกลับมาขาย" จะมียอดคงเหลือแยกออกมาจากสินค้าปกติที่อยู่ในบัญชี "สินค้าสำเร็จรูป"

ตัวอย่างสต็อก ของสินค้า"รอนำกลับมาขาย" หลังบันทึกซื้อ (บันทึกรับโอนสินค้า)

ขั้นตอนที่ 3 : บันทึกขายสินค้าชำรุด

หากสินค้าชำรุดที่รับคืนไว้พร้อมขายแล้ว เช่น ขายมือสอง, ซ่อมแซมแล้วส่งคืนให้กับลูกค้าคนเดิม สามารถบันทึกรายการเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน เพื่อตัดขายสินค้าได้ตามปกติ

เลือกสินค้ารหัส "รอขาย" มาทำรายการ > รับชำระเงิน และ "อนุมัติใบเสร็จรับเงิน"ได้

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : หลังตัดขายสินค้าชำรุด

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี : ระบบจะเครดิตบัญชีสินค้ารอนำกลับมาขายออก และบันทึกต้นทุนขาย

ตัวอย่างรายงานสินค้าคงเหลือของสินค้าที่นำกลับมาขายใหม่

กรณีกิจการมีสินค้าชำรุด หมดอายุ ไม่สามารถตัดขายได้แบบต่ำกว่าทุนได้ หรือมีนโยบายต้องทำลายทิ้งเท่านั้น

การบันทึกสินค้ารอทำลายบน PEAK แนะนำให้สร้างผังบัญชีใหม่สำหรับบันทึกบัญชีสินค้ารอทำลายไว้ก่อน

ตัวอย่าง : กิจการแปรรูปอาหารกระป๋อง ขายส่งให้กับร้านค้าทั่วไป มีสินค้าใกล้หมดอายุค้างคลัง และมีสินค้าชำรุดที่รับคืนจากร้านค้าด้วย เช่น กระป๋องบุบ/ทะลุเสียหายระหว่างขนส่ง จึงต้องตัดสต็อกเป็นสินค้ารอทำลาย

โดยกิจการมีการนับสต็อกทุกสิ้นเดือน ในรอบนี้นับสต็อกวันที่ 30/05/2024 มีรายการสินค้าต้องทำลายดังนี้

โดยจะมีการนัดผู้สอบบัญชี และสรรพากรเข้าสังเกตการณ์ ในวันที่ 15/06/2024

ขั้นตอนที่ 1 : บันทึกใบเสร็จรับเงินเพื่อตัดสต็อกสินค้ารอทำลาย

การตัดสต็อกให้สร้างเอกสารใบเสร็จโดยระบุวันที่ออกเอกสารเป็นวันที่มีการตัดสต็อกสินค้า หรือวันที่นับสต็อกและคัดแยกสินค้าไว้รอทำลาย ตามตัวอย่างนี้คือวันที่ 30/05/2024

การสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน ระบุข้อมูลบนเอกสารดังนี้

เมื่อข้อมูลครบถ้วนแล้ว กด "อนุมัติใบเสร็จรับเงิน"

หลังอนุมัติใบเสร็จแล้ว > กดเข้าดูสมุดบัญชี เพื่อแก้ไขข้อมูลผังบัญชี

เมื่อเข้าสู่หน้าบัญชีรายวันแล้ว > กดแก้ไข

กดกากบาท(x) ลบแถวรายการที่เดบิต-เครดิตเป็น 0 ออก > จากนั้นเปลี่ยนผังบัญชีจาก "ต้นทุนขาย" เป็น "สินค้ารอทำลาย" โดยต้องเปลี่ยนที่สินค้าทุกตัว > กด"บันทึก" การแก้ไข

ตัวอย่างสมุดบัญชีรายวันหลังแก้ไข

ตัวอย่างสต็อกสินค้า : ระบบจะตัดสต็อกสินค้ารอทำลายออกให้จาก Lot ล่าสุดที่สินค้ากำลังขายอยู่ และจะใช้ต้นทุนของ Lot นี้สำหรับบันทึกบัญชีด้วย

ขั้นตอนที่ 2.2 : บันทึกล้างสินค้ารอทำลาย โดยใช้สมุดบัญชีรายวัน

เมื่อมีการทำลายสินค้าแล้ว สามารถกลับรายการสินค้ารอทำลายเป็นต้นทุนขายได้ดังนี้

เข้าสู่ใบเสร็จรับเงิน ที่บันทึกตัดสต็อกสินค้าไว้ก่อนหน้า > กดเข้าดูสมุดบัญชี เพื่อแก้ไขข้อมูลผังบัญชี

เมื่อเข้าสู่หน้าบัญชีรายวันแล้ว > กดคัดลอก

หลังกดคัดลอก ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างสมุดบัญชีรายวัน โดยมีข้อมูลของเอกสารเดิมบันทึกรอไว้ให้ ให้ทำการแก้ไขดังนี้

เมื่อปรับผังบัญชีสินค้ารอทำลายแล้ว ให้ปรับผังบัญชีสินค้าสำเร็จรูป > เป็นผังบัญชีต้นทุนขาย

เมื่อปรับข้อมูลผังบัญชีครบทุกคู่สินค้าแล้ว ให้กดบันทึกสมุดบัญชีรายวันได้

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี หลังแก้ไข

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภท ผังบัญชี "สินค้ารอทำลาย" เมื่อเมื่อบันทึกทำลายสินค้าครบจำนวนยอดจะล้างเป็น 0

ตัวอย่างงบทดลองของผังบัญชีสินค้ารอทำลาย หลังทำงานสินค้าแล้ว ระบบล้างยอดที่ผังบัญชีและสินค้าทั้งหมด

ตัวอย่างรายงานสินค้าคงเหลือ ต้นทุนขายสินค้าจะเท่ากันทั้งฝั่งสินค้า และฝั่งบัญชี

ตัวอย่างสต็อก ของสินค้ารอทำลาย เราตัดสต็อกตั้งแต่ขั้นตอนบันทึกตัดสต็อกสินค้ารอทำลาย ดังนั้นตอนบันทึกบัญชีรายวันเพื่อล้างสินค้าที่ทำลายแล้ว และไม่ให้สินค้ามีความเคลื่อนไหว เป็นการปรับยอดทางบัญชีเท่านั้น