การรับเงินมัดจำ คือ การรับชำระเงินบางส่วนหนึ่งของราคาหรือมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ซึ่งเงื่อนไขการรับชำระถือเป็นข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อเป็นการยืนยันการทำธุรกรรมหรือการซื้อขายในอนาคต

1. สร้างใบเสนอราคา เพื่อใช้คุมยอดรวมของการขายครั้งนี้ทั้งหมด (สามารถข้ามขั้นตอนที่ 1 เพื่อไปขั้นตอนที่ 2 ได้)

2. สร้างใบรับเงินมัดจำ เพื่อบันทึกรับเงิน หรือแจ้งเก็บเงินมัดจำ

3. สร้างใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน ส่วนที่เหลือ เพื่อบันทึกรับเงิน พร้อมบันทึกรายได้
​
​หมายเหตุ : การออกเอกสารต่อ เช่น ใบมัดจำ ที่มูลค่าครบตามใบเสนอราคาหรือเกินใบเสนอราคาแล้ว จะไม่สามารถกดออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินได้

ไปที่เมนู รายรับ > ใบเสนอราคา > กดปุ่ม + สร้าง

กรอกรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลลูกค้า, วันที่ออกเอกสาร, ข้อมูลสินค้า/บริการ ที่ขายสินค้า/บริการ เป็นต้น

สามารถเพิ่มข้อความในส่วนหมายเหตุสำหรับผู้ขาย กด "ย่อ/ขยาย" จากนั้นเพิ่มข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง "หมายเหตุสำหรับลูกค้า" และกด “อนุมัติใบเสนอราคา”

เมื่อลูกค้ามีการตอบรับใบเสนอราคา หรือ ตกลงในการซื้อขายสินค้า/บริการ กับทางกิจการเป็นที่เรียบร้อย ให้กด “+ตอบรับแล้ว” ที่ใบเสนอราคานั้น

ระบุวันที่ลูกค้ายอมรับ และกดปุ่มยืนยัน

สามารถทำได้ 2 กรณี ดังนี้

1. การสร้างใบรับเงินมัดจำ

ไปที่เมนูรายรับ > ใบรับเงินมัดจำ > กดปุ่ม + สร้าง

2. กรอกรายละเอียดใบรับมัดจำ

กรอกรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลลูกค้า, วันที่ออกเอกสาร, ข้อมูลสินค้า/บริการ ที่ขายสินค้า/บริการ เป็นต้น

1. ไปที่เมนูใบเสนอราคา เพื่อเลือกเอกสารมาออกใบรับมัดจำ

ไปเมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับแล้ว

2. เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิงไปออกใบรับเงินแบบมัดจำ

3. กรอกรายละเอียดใบรับมัดจำ

กรณีที่ 1 : ต้องการอธิบายการเก็บมัดจำแต่ละรายการ

กรณีที่ 2 : ไม่ต้องการอธิบายการเก็บมัดจำแต่ละรายการ

ให้กดปุ่ม + เพิ่มรายการใหม่

ระบุข้อมูลเงินมัดจำที่ต้องการเรียกเก็บ และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องการ พร้อมคำอธิบายรายการ

กดลบ (ที่ไอคอนถังขยะ) ที่ท้ายรายการอื่น ๆ ที่เป็นรายการสินค้าออก

สามารถทำได้ 2 กรณี ดังนี้

การออกใบกำกับภาษีขาย กดเปิด ออกใบกำกับภาษี เพื่อรับรู้ภาษีขาย

ระบุวันที่ และข้อมูลการรับชำระเงินที่ได้รับจากลูกค้า และกดอนุมัติใบรับเงินมัดจำ

ตัวอย่างเอกสารที่กดอนุมัติ

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี

เมื่อยังไม่มีการรับชำระเงิน

กดปุ่ม ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)

กรอบการรับชำระเงินจะปิดการแสดงผล กดอนุมัติใบรับเงินมัดจำ

ตัวอย่างเอกสารที่กดอนุมัติ

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี (ตั้งหนี้)

เมื่อรับชำระเงินใบรับเงินมัดจำ

กดปุ่มรับชำระ

ระบุวันที่รับชำระเงิน, ข้อมูลการรับชำระเงิน เมื่อระบุเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม รับชำระเงิน

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีการรับชำระเงิน

การออกใบกำกับภาษีขายหลังจากที่ได้รับชำระเงิน

ระบุวันที่ออก และกดปุ่มอนุมัติใบกำกับภาษีขาย

สามารถเลือกทำได้ 2 กรณี ดังนี้

1. ไปเมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับแล้ว

2. เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิงไปออกใบแจ้งหนี้

3. หน้าสร้างใบแจ้งหนี้ ให้ระบุข้อมูลต่าง ๆ เช่น วันที่ออกเอกสาร, วันที่ครบกำหนด, การออกใบกำกับภาษี เป็นต้น

ให้กดปุ่ม + เลือกเงินมัดจำ

จะมี Pop-Up ขึ้นมา เพื่อเลือกใบรับเงินมัดจำขึ้นมาหักเงินมัดจำ

หมายเหตุ

เมื่อเลือกรายการใบรับเงินมัดจำเรียบร้อยแล้ว

หลังจากที่ตรวจสอบเอกสารข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม อนุมัติใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีของเอกสารใบแจ้งหนี้

4. เมื่อได้รับชำระเงินจากลูกค้า ที่หน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ คลิกที่แถบข้อมูลการชำระ

คลิกปุ่ม รับชำระ

ระบุวันที่, ข้อมูลการรับชำระเงิน และกดปุ่มรับชำระเงิน

5. คลิกปุ่ม ออกใบเสร็จ

หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน ให้ระบุวันที่ออกเอกสาร และข้อมูลการออกใบกำกับภาษี เมื่อระบุเรียบร้อยแล้วกดปุ่ม อนุมัติใบเสร็จรับเงิน

1. ไปเมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับแล้ว (ถ้าไม่มีใบเสนอราคา ให้ข้ามไปออกไปใบเสร็จรับเงิน ตามขั้นตอนที่ 3)

2. เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการอ้างอิงไปออกใบเสร็จรับเงิน

3. หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน เพื่อระบุข้อมูลเงินมัดจำ

ข้อมูลเงินมัดจำ: ให้กดปุ่ม + เลือกเงินมัดจำ

จะมี Pop-Up ขึ้นมา เพื่อเลือกใบรับเงินมัดจำขึ้นมาหักเงินมัดจำ

หมายเหตุ

ใบมัดจำที่นำมาตัดชำระสามารถแก้ไขยอดที่นำมาตัดชำระได้ ยอดที่แก้ไขวสามารถแก้ไขมูลค่าภาษี ของยอดเงินมัดจำที่นำมาตัดได้

เมื่อเลือกรายการใบรับเงินมัดจำเรียบร้อยแล้ว

4. หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน เพื่อระบุการรับชำระเงินหลังหักเงินมัดจำ

ข้อมูลการรับชำระเงิน ระบุวันที่ และข้อมูลการรับชำระเงินที่ได้รับจากลูกค้า

หลังจากที่ตรวจสอบเอกสารข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม อนุมัติใบเสร็จรับเงิน

ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชี

ระบบอัปเดตฟังก์ชัน PEAK 26/03/2025

เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินจากใบเสนอราคา PEAK ระบบปรับให้ผู้ใช้งานสามารถเห็นยอดคงเหลือของใบเสนอราคา/ใบสั่งซื้อล่าสุดได้ทันที
​
​กรณีที่ไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินจากใบเสนอราคาได้ เกิดจากการออกเอกสารต่อ เช่น ใบมัดจำ , ใบแจ้งหนี้ ,ใบเสร็จรับเงิน ที่มูลค่าครบตามใบเสนอราคาหรือเกินใบเสนอราคาแล้ว

โดยสังเกตได้จากสถานะของเอกสาร "ออกครบแล้ว"

​วิธีการตรวจสอบเอกสารที่ออกต่อจากใบเสนอราคา

ให้ตรวจสอบที่เอกสารใบมัดจำ โดยจะเห็นว่า มีการออกเอกสารใบมัดจำต่อจากใบเสนอราคา

หากเอกสารใบมัดจำมีหลายเอกสารและไม่สะดวกเข้าดูทีละเอกสาร แนะนำให้พิมพ์รายงานใบมัดจำเพื่อตรวจสอบ

ตัวอย่างรายงานจะแสดง คอลัมน์อ้างอิงจากระบบ ที่เป็นใบเสนอราคาให้

เมื่อเห็นว่ามีเอกสารที่ออกต่อจากใบเสนอราคาจนครบจำนวนมูลค่าของเอกสารเสนอราคาแล้ว ระบบจึงไม่ให้ออกเอกสารต่อได้อีก

*** หากต้องการออกเอกสารเกินยอดใบเสนอราคา

เข้าเอกสารใบเสนอราคา > กดตัวเลือก > กดกลับไปออกบางส่วน

จึงจะสามารถออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินได้

Keywords : มัดจำ, รับเงินมัดจำ