🚹 Vous ne devez importer sur Pennylane que les factures nĂ©cessaires, c’est-Ă -dire celles qui n’ont pas encore Ă©tĂ© saisies en comptabilitĂ© !


Les options d'import Ă  votre disposition :

  1. Les adresses e-mail

  2. Le Google Drive

  3. La Dropbox

  4. Les connecteurs

  5. Les imports manuels :

    1. Depuis les menus Achats/Vente

    2. Depuis le menu Transaction

    3. Depuis l'onglet Justificatifs manquants

  6. Les néobanques Qonto et ManagerOne

  7. L'application mobile Pennylane


đŸ’» 1. Utiliser les adresses e-mail

Depuis vos ParamÚtres (la roue crantée en haut à droite), cliquez sur l'onglet "Transmission factures" pour retrouver les deux adresses e-mail de transmission de factures :

  • @suppliers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous recevez de vos fournisseurs. Elles remonteront dans l’onglet Achat du menu de gauche.

  • @customers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous envoyez Ă  vos clients. Elles remonteront dans l’onglet Vente du menu de gauche.


💡 Petites astuces :

  • Les fichiers PDF, JPEG et PNG sont acceptĂ©s. 👌

  • Les fichiers de moins de 400x400 ne sont pas acceptĂ©s. ❌

  • Vous pouvez transfĂ©rer plusieurs factures dans le mĂȘme mail, mais il nous faut un justificatif par fichier. 📄📄📄

  • Une facture dans le corps du mail sera automatiquement transformĂ©e en PDF et importĂ©e sur Pennylane. 📧

  • Depuis votre boĂźte de messagerie, vous pouvez crĂ©er des rĂšgles de transfert automatique de vos factures vers ces adresses mails. Vous pourrez rĂ©cupĂ©rer votre code de validation directement dans votre module d'achat. đŸ“€

  • Le prĂ©fixe avant le @ peut-ĂȘtre modifiĂ© Ă  votre convenance. ✌


🔐 Pour Ă©viter les fraudes, nous vous conseillons de restreindre les expĂ©diteurs de factures Ă  plusieurs noms de domaine de confiance :



📂 2. Connecter votre Google Drive

Notre intégration avec Google Drive vous permet d'importer automatiquement sur Pennylane tous les justificatifs présents dans les dossiers que vous avez sélectionnés.

Pour cela, rendez-vous dans vos paramÚtres (la roue crantée en haut à droite), puis dans l'onglet "Transmission factures". Retrouvez dans cet article la procédure de connexion détaillée : Connecter votre Google Drive sur Pennylane.


✍ À noter :

- Deux fichiers identiques seront ignorĂ©s. ❌

- Une fois importĂ©es sur Pennylane, les factures seront automatiquement prĂ©-saisies par notre OCR (reconnaissance de caractĂšres). đŸ€–


📂 3. Connecter votre Dropbox

Le fonctionnement de l'intĂ©gration Dropbox est le mĂȘme que celui de Google Drive dĂ©crit juste au-dessus. Retrouvez la procĂ©dure dĂ©taillĂ©e : Connecter votre Dropbox sur Pennylane

đŸ“© 4. Utiliser les connecteurs

Grùce à notre nouvelle intégration (BudgetInsight), vous pouvez désormais :

  • GĂ©rer vos connecteurs extranet directement depuis Pennylane

  • Recevoir une alerte en cas de dĂ©connexion d'un connecteur

  • Identifier plus facilement la source des factures rĂ©cupĂ©rĂ©es et leur fournisseur d'origine

Pour cela, rendez-vous dans vos ParamÚtres > Transmission factures > Connecteurs ; cliquez sur Gérer mes connecteurs et choisissez les différents portails que vous voulez connecter :

âœđŸ» 4. Importer manuellement une facture

Cliquez en haut à droite sur "Importer une facture". Ajoutez ou glissez/déposez votre facture, puis notre OCR (reconnaissance de caractÚres) s'occupe de la lire et de pré-saisir certains champs automatiquement. Vous pouvez ensuite la compléter, la classer et la rapprocher du paiement en banque.

  • Depuis le menu Transaction

Rendez-vous dans l'onglet "Toutes les transactions" du menu Transaction. Plusieurs icĂŽnes en bout de ligne vous donnent des indications :

- L'icÎne trombone indique qu'un justificatif a déjà été associé à cette transaction. Vous pouvez le consulter depuis le panneau latéral qui s'ouvre à droite, en cliquant sur la ligne de transaction.

- L'icÎne verte indique que Pennylane a trouvé une facture qui semble correspondre à la transaction. Vous pouvez valider le rapprochement en cliquant sur l'icÎne.

- Pas d'icÎne indique qu'aucune facture présente sur Pennylane ne semble correspondre à la transaction. Vous pouvez importer la facture depuis l'onglet "Rapprochement" du panneau latéral qui s'ouvre à droite, en cliquant sur la ligne de transaction.

  • Depuis l’onglet Justificatifs manquants


🚹 L'onglet n'est disponible que si votre comptabilitĂ© est tenue sur Pennylane !


L’onglet Justificatifs demandĂ©s (Ă  l'intĂ©rieur du module Transactions) vous redirigera vers la liste des transactions que votre comptable vous demande explicitement de justifier. Vous pouvez importer les factures depuis l'onglet "Justificatif" du panneau latĂ©ral qui s'ouvre Ă  droite, en cliquant sur la ligne de transaction.

đŸ’¶ 5. Importer des factures directement depuis vos applications bancaires Qonto et Manager One

Il vous suffit de connecter vos comptes bancaires sur Pennylane, avec les procédures suivantes : connecter Qonto et connecter ManagerOne.

Les API natives que nous avons développées avec ces deux néobanques, permettent de récupérer automatiquement les transactions, les piÚces justificatives attachées,insi que les commentaires laissés sur votre application bancaire. Les factures sont donc directement considérées comme payées.

đŸ“± 6. Utiliser notre application mobile

Vous pouvez télécharger l'application mobile Pennylane sur Apple ou Android.

Elle vous permet de prendre en photo une facture au format papier (notes de frais, tickets de caisse) avec votre smartphone. Celle-ci sera importée directement dans votre module Achat sur Pennylane.

Retrouvez ici l'article détaillé sur notre application mobile : Importer vos factures via notre application mobile.


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