Un arbitrage est nécessaire lorsque la somme reçue ne correspond pas au montant appelé sur Piloc. Il est aussi possible de s'en servir si un locataire paye pour un autre locataire du contrat.
Arbitrage
Pour obtenir une vue agrégée des arbitrages à faire sur votre parc, cliquez simplement sur "Contrats" depuis le menu de gauche. Vous retrouvez un tableau de bord avec l'ensemble des contrats. Dans la colonne "Arbitrages" sont indiqués les arbitrages à réaliser.
Pour accéder aux arbitrages :
cliquez sur “Encaissements”, depuis le menu de gauche ;
cliquez sur “Arbitrages”, en haut de la page ;
cliquez sur une ligne à arbitrer ou sur le bouton "Arbitrer" tout à droite de la ligne.
Ici, trois cas de figure peuvent être gérés :
L’appel a déjà été créé sur Piloc
Des lignes comptables de transactions non rapprochées vous seront proposées.
cochez les lignes comptable à rapprocher. N’oubliez pas de modifier le montant à arbitrer si il s’agit d’un paiement partiel de la ligne comptable;
cliquez sur “+ Ajouter” ;
choisissez si vous souhaitez notifier le locataire en lui envoyant un reçu (disponible dans tous les cas sur son compte et le votre) ;
cliquez sur “Valider” tout en bas. Attention, si il reste de l’argent à ventiler vous devez créer une nouvelle ligne comptable. Plus d’information ci-dessous.
Ce cas concerne majoritairement des loyers payés avec quelques euros de différence par rapport à la somme attendue. Tant que l’arbitrage n’est pas fait, le locataire sera considéré comme en retard. Ainsi, nous vous recommandons de vérifier régulièrement vos arbitrages !
L’appel a déjà été créé, mais la somme reçu ne règle pas que l'appel
Des lignes comptables de transactions non rapprochées vous seront proposées et des lignes comptables de transactions seront à créer. Pour traiter ce cas, référez-vous aux points 1 et 3.
Ca cas concerne un locataire qui règle plusieurs choses en une fois : un appel présent sur Piloc mais aussi une somme non appelée. Exemple : le locataire paye en une fois son loyer et des frais de plomberie, qui eux n’ont pas été appelés sur Piloc.
3. L’appel n’avait pas été créé sur Piloc
Des lignes comptables de transactions seront à créer.
renseignez les informations de la ligne comptable à créer ;
cliquez sur “+ Ajouter cette ligne comptable”. Renouvelez l’opération autant de fois que nécessaire ;
choisissez si vous souhaitez notifier le locataire en lui envoyant un reçu (disponible dans tous les cas sur son compte et le votre) ;
cliquez sur “Valider” tout en bas. Attention, assurez-vous que le montant restant à ventiler est nul.
Ce cas concerne majoritairement des frais ponctuels que vous n'auriez pas encore eu le temps d'appeler sur Piloc ou que le locataire aurait devancés.
Déarbitrage
Sachez que si vous vous êtes trompé, il est possible d'annuler un rapprochement une fois celui-ci validé. Pour cela :
allez au niveau de l'appel et passez votre souris au bout de la ligne ;
cliquez sur les trois points et choisissez “Annuler le rapprochement”. Vous devrez donc procéder à l'arbitrage de la somme reçue.