Piloc vous permet de mettre en place un système de relance par mail pour gérer les impayés mais aussi de suivre ces relances.
Pour y accédez, cliquez sur Relances
Configuration
Par défaut, les relances sont désactivées pour l'ensemble des locataires. Vous devrez donc les activer pour chaque locataire et choisir le niveau adéquat. Pour cela :
depuis Relances, cliquez sur Configuration ;
ici, vous trouvez une liste avec tous vos locataires, au bout de chaque ligne locataire le niveau de relance attribué ;
pour en choisir un autre, cliquez dessus. Il est possible de sélectionner plusieurs locataires en utilisant les coches sur le côté gauche et de leur attribuer le même niveau de relance en cliquant sur Modifier la sélection en haut à droite.
Plusieurs niveaux de relances sont disponibles :
Désactivé = par défaut, aucune relance. Un rappel vous est adressé à J+8 ;
Bas = une première relance à J+7, puis une deuxième à J+10. Un rappel vous est adressé à J+12 ;
Intermédiaire = une première relance à J+5, puis une deuxième à J+8 et enfin une troisième à J+10. Un rappel vous est adressé à J+12.
Haut = une première relance à J+3, puis une deuxième à J+6 et enfin une troisième à J+9. Un rappel vous est adressé à J+10.
A suivre = aucune relance. Le locataire a une ou plusieurs créances en retard et ainsi nécessite des relances spécifiques. Aucun rappel.
En procédure = aucune relance. Une procédure de recouvrement a été entamée. Aucun rappel.
Journal
Il est possible de consulter les relances reçues par un locataire. Pour cela :
depuis Relances, cliquez sur Journal ;
cliquez sur une loupe pour accéder au message.
Cette vue est aussi disponible depuis un contrat, dans Notifications. Pour en savoir plus sur les messages envoyés aux locataires : https://intercom.help/piloc/fr/articles/9027766-consulter-les-communications-envoyees-a-mes-locataires.