Anlegen eines neuen Dienstplanes
Ein neuer Dienstplan oder eine neue Vorlage wird über das blaue Plus auf der rechten oberen Seite angelegt.
Durch einen Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich die Vorauswahloption für den Dienstplan oder die Vorlage. Mit der Auswahl wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem alle relevanten Informationen angegeben werden können.
Ein Dienstplan kann für eine Woche, einen Monat oder einen freien Zeitraum, zum Beispiel ein Wochenende, angelegt werden. Über das Kalender Symbol wird die Woche, das Monat oder der Zeitraum ausgewählt.
Weiters kann noch aus folgenden Optionen ausgewählt werden:
leerer Dienstplan: Der Plan wird leer erstellt
Vorlage: Es werden die Dienste aus einer Vorlage kopiert
vorhandener Dienstplan: Es werden die Dienste aus einem alten Dienstplan kopiert
Mit einem Klick auf Speichern wird dann der neue Dienstplan angelegt.
Der Dienstplan erscheint daraufhin in der Leiste am oberen Bildschirmrand als Entwurf. Solange er nicht Veröffentlicht wird, können Mitarbeiter den Plan noch nicht einsehen.
Kopieren einer Vorlage oder eines Dienstplanes
Wurde bereits ein Dienstplan oder eine Vorlage angelegt und die Pläne sind in den meisten Wochen sehr ähnlich, kann der Plan aus einem vorherigen Zeitraum einfach kopiert werden.
Hierfür muss bei dem Punkt Dienstplan kopieren die Auswahl "Vorlage" oder "vorhandener Dienstplan" getroffen werden. Daraufhin kann direkt darunter die Vorlage bzw. der Dienstplan, der kopiert werden soll, ausgewählt werden.
Wird der Schieberegler Eingeteilte Mitarbeiter kopieren aktiviert, werden nicht nur die Dienste, sondern auch die bereits eingeteilten Mitarbeiter übernommen.
Folglich muss ausgewählt werden wie es sich bei bestehenden genehmigten Abwesenheiten verhalten soll:
Mitarbeiter einteilen: Der Dienst wir trotzdem kopiert und der Mitarbeiter eingeteilt.
Mitarbeiter nicht einteilen: Der Dienst wird kopiert und der Mitarbeiter nicht eingeteilt, stattdessen wird der Dienst als offener Dienst kopiert.
Dienste nicht kopieren: Die Dienste werden nicht übernommen.
Mit den Schiebereglern "Feiertage" kann man bestimmen, dass die Dienste, die auf einen Feiertage fallen, nicht mit kopiert werden.
Vorlagen verwalten
Es können in Planery einfach Vorlagen angelegt werden, um diese als Basis für einen neuen Dienstplan zu verwenden. Dies ist unter anderem praktisch, wenn ein Dienstplan sich zum Beispiel alle zwei Wochen wiederholt. So wird bspw. eine Vorlage Gerade KW und eine Vorlage Ungerade KW angelegt. Je nach Woche kann dann die jeweilige Vorlage mit eingeteilten Mitarbeitern oder ohne Mitarbeiter herangezogen werden.
Bei einer monatlichen Dienstplanung empfiehlt es sich eine Vorlage auf Wochenbasis zu erstellen und diese Vorlage auf ein Monat zu kopieren.
In dem jeweiligen Dienstplan können dann noch Änderungen aufgrund von Krankenständen und Urlauben gemacht werden. Die Vorlage bleibt davon jedoch unberührt und ist immer in ihrem eigentlichen Zustand erhalten.
Um eine Vorlage anzulegen, muss wieder rechts oben auf das blaue Plus geklickt und folglich die Vorlage gewählt werden.
Klickt man auf das Stiftsymbol in der oberen Leiste, kann man eine Vorlage umbenennen, kopieren oder löschen.
Um eine Vorlage aus einem bestehenden Dienstplan zu erstellen, muss man auf das Stift-Symbol klicken und anschließend im Dialogfenster auf "Vorlage erstellen".
Gut zu wissen
Mit der Rollenberechtigung "Vorlagen in Planungsansicht" kann man Vorlagen für einzelne Rollen in der Planungsansicht ausblenden.