Principes de synchronisation
La synchronisation entre Planexpo et Inwink permet de lier certaines données entre les deux plateformes. La synchronisation se fait à 2 niveaux :
1. Au niveau des champs synchronisés par défaut :
Les dossiers validés (Planexpo) sont synchronisés avec les partenaires (Inwink). Voici les informations envoyées :
Envoi des partenaires |
ID public du dossier (planexpo_public_order_id ) |
ID privé du dossier (planexpo_order_id ) |
Relation parent/enfant – exposant/co-exposant |
Nom de la société |
Adresse de la société (coordonnées postales) |
Statut ➝ publié (Published), il correspond à notre statut "Validé" |
Numéro de stand |
Espace (champ optionnel) |
Allée (champ optionnel) |
Site web |
Le Contact de réservation (Planexpo) du dossier en tant que participant (Inwink).
Voici les informations envoyées :
Envoi des participants |
Civilité |
Nom |
Prénom |
Société |
Poste / fonction |
Tél 1 |
Tél 2 |
Langue préférée |
2. Au niveau des champs personnalisés :
Les produits du catalogue ou options dans la partie du configurateur "options et équipements" (Planexpo), synchronisés avec les produits partenaires Inwink (cf la partie suivante)
Délais de mise en place
Il faut compter entre 3 et 4 semaines pour la mise en place d'une synchronisation, à partir du moment où les prérequis d'installation sont complétés.
Les différentes étapes de mise en place
Prérequis d'installation
La synchronisation doit intervenir dans la bonne temporalité. Elle ne peut pas être mise en place avant le début de la commercialisation.
L'offre commerciale doit être complètement configurée sur Planexpo : les produits à synchroniser ne doivent plus évoluer (sinon la synchronisation serait cassée).
Il faut qu'il y ait au moins 3 dossiers "réels" validés (pas des dossiers tests), qui serviront de base pour tester la synchronisation.
Vos chargés de projet respectifs doivent être informés de la mise en place de la synchronisation pour vous assister si nécessaire.
Masque de synchronisation
Vous devez compléter ce masque de synchronisation, puis le fournir à votre chargé de projet Planexpo. Ce document est très important car il constitue le document de référence de la synchronisation.
Vous pouvez télécharger le masque en cliquant sur le bouton ci-dessous:
⚠️ Attention : ce masque est un modèle commun, ne mettez pas vos données ici car il est accessible par tous.
--> Veuillez le dupliquer ou le télécharger pour le compléter.
Ce masque comporte trois feuilles :
Les pré-requis techniques
Première page du document.
Doit être complétée pour que l'API fonctionne.
Les champs synchronisés par défaut
Champs toujours présents sur les deux plateformes.
Synchronisation automatique.
Les produits et options du formulaire personnalisés
Synchronisation des produits Planexpo avec les produits partenaires Inwink.
Quels éléments propres à votre événement peuvent être synchronisés depuis Planexpo ?
Les produits synchronisables sont les options qui peuvent être cochées dans la partie "Options et équipements".
Il peut s'agir de produits du catalogue ou d'options non payantes.
Exemple : Les bannières ci-dessous peuvent être synchronisées (gratuites et payantes).
Où sont-ils synchronisés sur Inwink
Les produits Planexpo sont synchronisés avec les produits partenaires.
Vous devez créer un produit partenaire depuis cet onglet :
Votre chargé d'accompagnement Inwink pourra vous assister si besoin.
Complétion de la feuille des produits personnalisés sur le masque
La feuille est constituée comme ceci :
Colonne A : Nom du produit ou de l'option Planexpo, tel qu'écrit sur la plateforme.
Colonne B : Rien à faire (rempli par le chargé de projet Planexpo).
Colonne C : Produit Inwink à synchroniser.
Colonne D : ID du produit Inwink (demandez à votre chargé de projet comment le récupérer).
N'hésitez pas à nous solliciter si vous avez des questions sur la complétion de cette partie
Bonnes pratiques et points de vigilance
Voici quelques règles à respecter pour garantir une synchronisation fluide :
Respecter la règle : 1 produit Planexpo = 1 produit Inwink.
Maintenir l'échelle de grandeur : un pack de 10 unités Planexpo doit correspondre à un pack de 10 unités sur Inwink.
Ne pas modifier les informations synchronisées depuis Planexpo : elles seront écrasées à la mise à jour suivante.
Ne pas supprimer de participants ou de partenaires sur Inwink créés par Planexpo, sinon la synchronisation ne fonctionnera plus pour le dossier concerné.
Ne pas modifier les produits concernés par la synchronisation sur les deux plateformes (Planexpo et Inwink), sous peine de rupture de synchronisation.
Impossible de supprimer des produits via la synchronisation : Inwink n'accepte pas la baisse de quantité de produits. Si vous envoyez 10 items d'un produit ABC, vous ne pourrez pas en envoyer 5 ensuite : 10 items seront conservés sur la plateforme Inwink.
En suivant ces recommandations, vous assurerez une intégration fluide et efficace entre Planexpo et Inwink. 🚀