Cet article vous guide à travers:
La création d'un nouvel employé (informations de base)
L'accès à l'application (le rôle)
La rémunération & les documents
La gestion de vos employés
Donner l'accès à l'employé
Créer un nouvel employé
Accéder à la section Employés
Pour gérer vos employés, rendez-vous dans le menu de gauche, section Employés. Vous y retrouvez la liste de tous vos employés.
Cliquez sur le bouton « Créer un employé » en haut à droite, puis remplissez la fiche.
Informations de base
Photo de profil
Prénom *
Nom de famille *
Date d'embauche *
Numéro d'employé *
Adresse courriel * (l'adresse courriel avec lequel votre employé va se connecter à son compte planOps). Il ne pourra pas se connecter si l'adresse courriel n'est pas la bonne.
Téléphone *
Adresse
Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.
Accès à l'application (le rôle)
C'est la partie la plus importante de la création. Le rôle sélectionné détermine à quoi l'employé aura accès dans l'application. Par défaut, l'employé est réglé sur « Aucun accès » donc il est nécessaire de lui choisir le bon accès.
Administrateur — Accès complet à tout dans l'application, exactement comme vous : paramètres, factures, soumissions, jobs, absolument tout.
Superviseur — Agenda (créer et modifier les événements), gestion des punchs (autoriser, modifier, refuser, ajouter au besoin), gestion des employés, modification des jobs et des services (voit les montants), et envoi de la facturation sur les jobs.
Vendeur — Accès à la section prospects et soumissions : gère ses prospects et envoie des soumissions. Une fois une soumission acceptée, il peut aussi placer les jobs à l'horaire pour les travaux et des rendez-vous clients.
Technicien — Punch In / Punch Out, accès aux jobs qui lui sont cédulés, et ajout de photos sur ces jobs.
Salaire
Dans la section Salaire, configurez la rémunération :
Taux (ex. 25 $)
Fréquence — menu déroulant (Taux horaire, etc.)
Heures par semaine (ex. 40 h) — c'est un gabarit indicatif; ça n'empêche pas l'employé de dépasser ce nombre.
Commission — activez l'interrupteur pour ajouter une commission (ex. 20 %).
Un Aperçu calcule automatiquement l'équivalent du taux par heure, par jour, par semaine, par mois et par année.
Documents
Ajoutez les documents relatifs à l'employé via le bouton « Ajouter ». Vous pouvez aussi créer un « Nouveau dossier » pour les organiser.
Une fois la fiche remplie, cliquez sur « Enregistrer » pour créer l'employé.
Gérer vos employés
De retour dans la liste, à droite de chaque employé, vous avez accès aux actions suivantes :
Crayon — modifier les informations de l'employé.
Corbeille (rouge) — supprimer l'employé (utile en cas d'erreur).
Pastille verte — réactiver un employé qui avait été désactivé. (Attention, une fois supprimé, son accès se désactive automatiquement. Il faut alors impérativement lui réaccorder un accès lorsqu'on le restaure).
Donner accès à ses employés
Pour donner accès à la plateforme PlanOps à vos employés, vous devez d'abord créer leur compte dans votre liste d'employés, comme nous l'avons vu plus tôt dans cet article. Assurez-vous d'entrer la bonne adresse courriel : c'est avec celle-ci que l'employé pourra se connecter.
Aucun lien d'invitation n'est envoyé à l'employé : il doit se connecter lui-même, en suivant les mêmes étapes que vous. Deux options s'offrent à lui :
Sur ordinateur
Ouvrir un navigateur et se rendre sur planops.net.
Cliquer sur Se connecter.
Entrer l'adresse courriel que vous avez inscrite sur son profil employé.
Un code à 6 chiffres lui sera envoyé à cette adresse : il n'a qu'à l'entrer pour être connecté.
Sur téléphone
Télécharger l'application PlanOps depuis le Play Store (Android) ou l'App Store (iPhone).
Suivre les mêmes étapes : entrer son adresse courriel, puis le code à 6 chiffres reçu.
Note : vérifiez bien qu'il n'y a pas de faute de frappe dans l'adresse courriel — autant dans le profil employé que lors de la connexion. Sinon, l'employé ne recevra pas son code.
💡 Besoin d'un coup de main supplémentaire ?
Vous avez maintenant tout ce qu'il faut pour créer et gérer vos employés! Pour toute question spécifique ou si vous rencontrez un comportement inattendu, n'hésitez pas à nous envoyer un message directement via le clavardage de support.