¿Cuándo debemos aplicar una baja administrativa?
La baja administrativa es un proceso esencial para mantener una base de empleados actualizada y funcional dentro de Benefits+. Existen varios momentos clave en los que se recomienda realizar esta acción:
Cuando el colaborador deja de trabajar en la empresa
Al dar de baja administrativa a un empleado en la plataforma, su tarjeta seguirá funcionando hasta que el saldo se agote o venza el plástico.
No hay inconveniente en realizar esta baja, ya que ayuda a mantener la base de trabajadores limpia y actualizada.
Para evitar la renovación automática de tarjetas
Si tu empresa cuenta con un proceso de renovación automática, el sistema intentará renovar la tarjeta antes que expire.
Si el colaborador ya no forma parte de tu organización, es recomendable darlo de baja para evitar la reposición innecesaria de una tarjeta.
Si tienes dudas sobre el proceso de renovación revisa el siguiente artículo
Para evitar la reposición de tarjetas por robo o extravío
Cuando una cuenta administrativa está activa, el sistema puede gestionar la reposición automática de tarjetas perdidas o robadas.
Si no deseas que una tarjeta de un excolaborador se reponga, es fundamental darlo de baja en la plataforma.
Si tienes dudas sobre el proceso de reposición revisa el siguiente artículo
Nota importante: Dar de baja administrativamente a un colaborador en la plataforma no cancela ni bloquea su tarjeta. La tarjeta podrá seguir funcionando hasta que se agote el saldo disponible o se venza el plástico.
Formas de Generar la Baja Administrativa
Existen dos formas para dar de baja administrativa a un colaborador en Benefits+:
1. Proceso Masivo de Baja Administrativa
En el menú principal, selecciona "Pedidos Masivos".
Busca la opción "Baja de empleados de la cuenta" y haz clic en "Descargar archivo".
Abre el archivo descargado y completa los siguientes campos obligatorios:
Número de cliente.
Razón social.
Número de nómina.
Número de cuenta.
Total de bajas a solicitar.
No modifiques el nombre del archivo.
Regresa a "Pedidos Masivos" y selecciona "Procesar archivo".
Adjunta el archivo y confirma la carga.
2. Proceso Individual de Baja Administrativa
Dirígete a "Autogestión" > "Consulta de empleados".
Utiliza los filtros disponibles para buscar al empleado:
Nombre de empleado
Número de nómina
Número de cuenta
Número de tarjeta
Una vez encontrado, haz clic en "Ver detalles".
En la pantalla de detalles, selecciona "Liberar Número de Nómina".
Aparecerá una ventana emergente con la siguiente advertencia:
"Atención: Esta acción liberará el número de nómina y dará de baja administrativa esta cuenta, pero los datos se mantendrán visibles para su consulta."Al aceptar, el sistema agregará la etiqueta "LNN" al número de nómina, lo que permite seguir consultando al empleado dado de baja.
Importante: Una vez realizada esta acción, las tarjetas asociadas a esa cuenta ya no serán susceptibles a renovación ni reposición.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Si doy de baja administrativa a un colaborador, su tarjeta dejará de funcionar?
No. La baja administrativa solo afecta la gestión de empleados en la plataforma, pero la tarjeta seguirá funcionando hasta que el saldo se agote o expire.
¿Cuándo debo realizar la baja administrativa?
Cuando el empleado deja de trabajar en la empresa, para evitar renovaciones automáticas de tarjetas o para impedir la reposición de tarjetas extraviadas o robadas.
¿Qué pasa si no realizo la baja administrativa?
Si no das de baja a un empleado que ya no trabaja contigo, su tarjeta podría renovarse automáticamente o reponerse en caso de extravío, generando costos innecesarios.
¿Es obligatorio modificar la fecha del archivo si no lo subo el mismo día que lo descargué?
Sí. Debes actualizar la fecha en el nombre del archivo para que el sistema lo procese correctamente.
¿Dónde puedo obtener ayuda si tengo problemas con el proceso?
Puedes contactar al equipo de soporte a través del correo atnclientes-mx@edenred.com.
Con estos sencillos pasos, podrás gestionar las bajas administrativas de manera eficiente dentro de Benefits+.