🎖️ Livello | Medio |
👓 Tempo di lettura | 30 minuti, ma non temere: è tutto diviso in paragrafi! 💙 |
⏳ Tempo di realizzazione | 30 minuti |
💡Ricorda bene |
|
✅ Sta funzionando? | Fai una prova di prenotazione in frontpage |
📌 Serve un check? | No, non serve |
📹 Video formativo |
Cos'è il modulo Esperienze
Con il modulo Gestione > Prenotazioni > Esperienze puoi trasformare ogni serata in un'occasione speciale!
Proponi ai tuoi clienti nuovi appuntamenti nel tuo locale o invitali a eventi esclusivi, creando un vero e proprio calendario che li invoglierà a tornare più spesso. 🎉
Con questo strumento puoi:
Organizzare eventi fissi o ricorrenti.
Permettere ai clienti di prenotare in anticipo.
Richiedere subito il pagamento o un acconto.
In pochi click avrai tutto sotto controllo e i tuoi ospiti potranno vivere esperienze indimenticabili! 💫
Come creare un'esperienza
Vediamo insieme come si impostano le esperienze con Plateform:
Dal menù di sinistra, clicca sulla voce Gestione > Prenotazioni > Esperienze. Qui troverai anche un riepilogo di tutte le esperienze create in precedenza.
Clicca sul bottone + Nuova Esperienza.
Si aprirà una scheda in cui configurare l'esperienza.
Vediamo insieme ogni area nel dettaglio! 🤗
Info generali
Nella sezione Info generali potrai inserire:
Nome esperienza
Descrizione esperienza
Nome esperienza
Nella casella Nome esperienza, ti consigliamo di inserire un titolo corto e accattivante di massimo 2 o 3 parole.
Descrizione esperienza
Nella Descrizione esperienza puoi inserire i dettagli e le informazioni sull'evento che desideri organizzare.
🌟 Hai un limite massimo di 10.000 caratteri.
Contenuti
Nel modulo Contenuti dell'esperienza, puoi inserire:
Titolo file
File
Condizioni prenotazione
Foto
💡 Ricorda bene
Prima di salvare l'esperienza, puoi tradurla in altre lingue. 🌐 ↔️ 🗣️
Per farlo, clicca sulla lingua corrispondente per le sezioni Titolo, Descrizione e Condizioni di prenotazione.
Può esserti utile utilizzare Google Traduttore o altri strumenti di traduzione online per perfezionare la traduzione.
Titolo file e File
Nella sezione File, puoi inserire un documento in formato PDF, rinominandolo nella casella Titolo file.
🌟 Ad esempio, potrebbe essere utile inserire il pdf del menu scaricabile. 🍽️
Condizioni prenotazione
Il modulo Condizioni prenotazione ti consente di inserire le regole e le modalità con cui è possibile prenotare un tavolo, così da informare i tuoi ospiti in anticipo.
🌟 Hai un limite massimo di 10.000 caratteri.
Foto
Nella sezione Foto, puoi inserire un'immagine, come:
Una foto dell'evento
Una foto della sala
Il menù della serata
🖼️ La foto ideale per l'esperienza ha queste caratteristiche:
Dimensioni massime: 1 MB
Larghezza consigliata: 300 pixel
Opzioni date esperienza
Nella sezione Opzioni date esperienza puoi impostare:
Tipologia
Data
Sincronizza con disponibilità del locale
Tipologia
Fissa
Se il tuo evento ha una data specifica (📝ad esempio San Valentino), scegli la tipologia Fissa.
Ricorrente
Se organizzi un evento con una certa cadenza, ad esempio ogni venerdì sera, scegli la tipologia Ricorrente.
Puoi selezionare una Data inizio e una Data termine dell'esperienza.
📝Ad esempio, se hai un'esperienza ricorrente ogni venerdì sera solo durante l'estate, puoi impostare:
Data inizio: 13 giugno
Data termine: il 29 agosto
Vedrai che saranno prenotabili solo i venerdì sera estivi per questa esperienza. 💫
Sincronizza con disponibilità del locale
☑️ Se attivi l'opzione Sincronizza con disponibilità del locale, l'esperienza si adatterà alle configurazioni di:
Orari e turni (prenotazioni normali)
Questo sovrascriverà le date dell'esperienza stessa.
Esempio pratico 👩🏻🏫
Ho un'esperienza Ricorrente per ogni lunedì.
Desidero che il lunedì di Pasquetta siano chiusi sia il ristorante sia l'esperienza.
In questo caso, attivo la sincronizzazione con il locale e inserisco l'eccezione di chiusura.
⭕ Se disattivi l'opzione Sincronizza con disponibilità del locale, l'esperienza seguirà il suo calendario specifico senza adattarsi a:
Orari e turni (prenotazioni normali)
Esempio pratico 👩🏻🏫
Ho un'esperienza Fissa per Pasqua.
Desidero che la domenica di Pasqua sia chiuso solo il ristorante e rimanga prenotabile l'esperienza dedicata.
In questo caso, non attivo la sincronizzazione con il locale e inserisco l'eccezione di chiusura.
Configurazione e visibilità
Nella sezione Configurazione e visibilità trovi i seguenti aspetti:
Visibile
Visibile a calendario
Prenotabile
Tipo esperienza
Abilita scelta zona
Analizziamoli nel dettaglio! ✨
Esperienza Visibile, Visibile a Calendario e Prenotabile
Puoi decidere se rendere l'esperienza:
Visibile: il cliente visualizza l'evento dal tasto delle esperienze in frontpage.
Prenotabile: il cliente può cliccare sul tasto per prenotare.
Visibile a calendario: il cliente può visualizzare l'evento anche sul tasto per le prenotazioni standard in frontpage.
💡1️⃣ Ricorda bene
Un'esperienza potrebbe essere Prenotabile e Non Visibile tramite frontpage.
Ad esempio, se vuoi che solo alcuni dei tuoi clienti possano accedere a un evento, puoi condividere l'URL senza mostrarla in frontpage, cliccando sul simbolo 🔗.
💡2️⃣ Ricorda bene
Se metti l'esperienza Visibile a calendario sulle prenotazioni normali (quindi quando il cliente clicca su Prenota un tavolo in frontpage), il sistema segnalerà la presenza dell'esperienza.
Tipo esperienza
Nel modulo Tipo esperienza puoi scegliere se richiedere o meno un pagamento anticipato al cliente, al momento della richiesta di prenotazione.
A questo proposito, puoi scegliere se l'esperienza è:
Libera: ti consigliamo di scegliere questa opzione quando proponi un menù alla carta: il cliente pagherà in loco in base alla sua consumazione.
La prenotazione sarà libera e non vincolata da carta di credito a garanzia né prepagamenti. ❌💳
A pagamento: ti permette di non inserire il prezzo fisso dell'evento, ma di chiedere comunque una carta di credito a garanzia oppure un acconto. ✅💳
Sotto trovi le diverse opzioni di pagamento/acquisto.
Prezzo da definire: optando per questa soluzione potrai inserire il prezzo fisso a persona dell'evento e poi scegliere, in base alle tue esigenze, tra le diverse possibilità di pagamento/acquisto. ✅💳
Acquisto per le opzioni Prezzo da definire e A pagamento
Qui trovi tutte le indicazioni in merito al tipo di acquisto che puoi richiedere con la tipologia Prezzo da definire e A pagamento.
Negli screen vedrai solo l'opzione Prezzo da definire, ma ciò che leggerai riguarda anche la soluzione A pagamento.
Nessuno: il cliente viene informato del prezzo a persona, ma non deve acquistare nulla in fase di prenotazione dell'esperienza.
Prepagamento totale: il cliente deve acquistare l'intero importo moltiplicato per ogni coperto in fase di prenotazione dell'esperienza.
💳 Potrà solo acquistare con carta di credito attraverso Stripe, quindi assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
Il cliente effettua il pagamento totale in fase di richiesta prenotazione: in caso di rifiuto o cancellazione della prenotazione, sarà necessario rimborsare il pagamento dall'account Stripe. 💸↩️
Deposito/Acconto: il cliente dovrà lasciare un deposito (moltiplicato per coperto).
💳 Anche qui si usa la carta, quindi Stripe: assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.Il cliente effettua il pagamento del deposito/acconto in fase di richiesta prenotazione: in caso di rifiuto o cancellazione della prenotazione, sarà necessario rimborsare il pagamento dall'account Stripe. 💸↩️
Garanzia: il cliente dovrà inserire la carta di credito (CC) a garanzia, ma non gli verrà addebitato nessun importo al momento della sua prenotazione.
💳 Assicurati di settare i pagamenti Stripe su Plateform.
In questo caso, è importante impostare le condizioni della carta di credito a garanzia e fornire tutte le specifiche in merito alle tempistiche di cancellazione rimborsabile.
In questo modo, qualora il cliente dovesse cancellare fuori dai tempi rimborsabili accettati o fare no-show, potrai incassare la tassa impostata per prenotazione/coperto.
👉 Le condizioni della CC a garanzia saranno rese visibili al cliente in fase di prenotazione.
💰 Potrai incassare manualmente l'importo.
Abilita scelta zona
Il tasto Abilita scelta zona è facoltativo. 🪶
Puoi attivarlo solo se:
Utilizzi la scelta della zona.
L'esperienza organizzata è destinata a una specifica zona del locale.
Regole di prenotazione
La sezione Regole di prenotazione si compone dei seguenti moduli:
Numero minimo ospiti
Numero massimo ospiti
Durata esperienza
Numero massimo prenotazioni
Richiedi motivo della visita
Numero minimo ospiti e numero massimo di ospiti
In questo caso, si fa riferimento al numero di ospiti per tavolo possibili per quell'evento.
Se, per esempio, imposti un minimo ospiti di 2 e un massimo ospiti di 4, il cliente potrà prenotare un tavolo tra le 2 e 4 persone:
Durata esperienza
Con Durata esperienza intendiamo la durata della prenotazione per quella determinata serata.
⌛ Puoi scegliere dai 30 minuti alle 12 ore.
Numero massimo prenotazioni
In questa sezione, puoi indicare il numero massimo di prenotazioni che intendi ricevere per quella determinata giornata.
🌟 Se decidi di far durare l'esperienza per più di una giornata (ad esempio dal 23/05/2025 al 23/06/2025), il parametro max prenotazioni si riferirà al massimo di prenotazioni per ogni giornata di quel periodo.
Impostando come max prenotazioni 4, potrai accogliere al massimo 4 prenotazioni il 23 maggio, al massimo 4 prenotazioni il 24 maggio e così via.
Dovrai valutare quanti tavoli hai a disposizione per quell'esperienza, così da impostare correttamente il numero di prenotazioni massime.
Richiedi motivo della visita
Il tasto Richiedi motivo della visita è facoltativo, ma importante se vuoi segmentare la tua clientela. 👥🪶
Campi aggiuntivi
Nella sezione Campi aggiuntivi puoi inserire le domande da porre ai tuoi clienti in fase di prenotazione dell'esperienza.
Questa impostazione è facoltativa. 🪶
Come impostare gli orari dell'esperienza
A questo punto, non ti resta che impostare gli orari! 🕰️
Se stai creando una nuova esperienza, dopo aver salvato i parametri visualizzati in precedenza, ti si aprirà la schermata in cui inserire orari e turni dell'esperienza.
Se vuoi visualizzare gli orari o cambiare delle configurazioni sui turni per un'esperienza già creata, clicca in Gestione > Prenotazioni > Esperienze > Orari.
In entrambi i casi, da qui puoi:
Inserire e modificare gli orari, cliccando su Modifica orario.
Inserire i turni, cliccando su Aggiungi turno.
📅 La configurazioni dei turni sono le stesse previste per prenotazioni standard: puoi seguire la nostra guida per vedere tutti i parametri da settare.
Dove trovare il link dell'esperienza
Trovi il link dell'esperienza in Gestione > Prenotazioni > Esperienze, cliccando sul simbolo dell'URL (🔗).
Come modificare un'esperienza
Per modificare un'esperienza:
Vai in Gestione > Prenotazioni > Esperienze.
Clicca sui 3 puntini.
Seleziona Modifica.
Come duplicare un'esperienza
Per duplicare un'esperienza:
Vai in Gestione > Prenotazioni > Esperienze.
Clicca sui 3 puntini.
Seleziona Duplica.
Come eliminare un'esperienza
Per eliminare un'esperienza:
Vai in Gestione > Prenotazioni > Esperienze.
Clicca sui 3 puntini.
Seleziona Elimina.
Il modulo Esperienze in frontpage
Quando il cliente prenota online, visualizzerà il tasto relativo al modulo Esperienze.
Cliccando sul tasto Esperienze, il cliente vedrà tutti gli eventi attivi e visibili.
Il cliente, cliccando su Prenota un tavolo, verrà già riportato al mese e alla data corretti (in caso dell'opzione Fissa), come nello screen.
A questo punto, il cliente potrà procedere alla prenotazione come al solito: selezionando orario e numero di coperti, compilando i campi aggiuntivi se presenti. Successivamente, verrà informato di eventuale necessità di pre-pagamento, acconto, o di carta di credito a garanzia.
Nella stessa pagina verrà informato anche delle Condizioni di prenotazione che hai impostato.
Al termine della prenotazione (se l'hai impostato) verrà richiesto l'inserimento del prepagamento o della carta di credito a garanzia.
Nella comunicazione che il cliente riceve, nel box riepilogo viene specificato il nome dell'esperienza prenotata.
💡Ricorda bene
Per le impostazioni di Google, le esperienze non si sincronizzano sul tasto Prenota un tavolo su Google.
Se vuoi pubblicizzare l'evento creato, ti suggeriamo di sponsorizzare il link sulla tua presenza digitale.
Come far prenotare solo l'esperienza da "Prenota un tavolo"
Puoi far prenotare i clienti dal calendario delle prenotazioni e scegliere di non far prenotare in quella data specifica tramite le prenotazioni normali.
Come fare? 🪄
Nella sezione Gestione > Prenotazioni > Esperienze, clicca sui 3 puntini > Modifica.
In Opzioni date esperienza lascia spento lo switch Sincronizza con disponibilità del locale.
In Configurazione e visibilità, attiva gli switch Visibile, Visibile a Calendario e Prenotabile.
Clicca su Salva alla fine della pagina.
Torna in Gestione > Prenotazioni > Esperienze e clicca su Orari.
Inserisci gli orari di apertura ed eventuali turni per l'esperienza.
In Gestione > Prenotazioni > Elenco sulla giornata dell'esperienza, imposta il Sold out per tutta la giornata con azione Chiudi orari sold-out.
A questo punto, dopo aver salvato le modifiche, vai in frontpage.
Qui, cliccando sul pulsante Prenota un tavolo e selezionando la data dell'esperienza, il sistema comunicherà che in questa data non è disponibile la prenotazione senza esperienza.
Viene riproposto il Prenota tramite l'esperienza.
Cliccando su Prenota un tavolo, quindi, il cliente verrà rimandato alla pagina diretta per prenotare l'esperienza.
Il modulo Esperienze: cosa visualizzi sul backend
Gestione | Prenotazioni | Elenco
Quando il cliente prenota un'esperienza, visualizzerai un tag giallo nel campo Note della prenotazione con il nome dell'evento.
A questo punto, ti basterà gestire la richiesta come una normale prenotazione.
Consiglio dal team Plateform👨🏻🔧👩🏻🔧🧑🏻🔧
Utilizza un titolo breve dell'esperienza per avere una visualizzazione ottimale da PC.
🌟Caratteri massimi consigliati: 40 caratteri.
Nella richiesta di prenotazione che riceverai tramite email, inoltre, trovi il titolo completo dell'esperienza di riferimento.
Come visualizzi le esperienze con prepagamento o garanzia
Le esperienze prevedono Prepagamento Totale, Deposito / Acconto o Garanzia? 💳
In questo caso, se il cliente non procede subito con il pagamento o inserimento della carta, la prenotazione verrà visualizzata in stato Attesa CC con l'icona del pagamento in rosso.
In base alle configurazioni in Impostazioni > Servizi sui tempi di attesa della carta, se clicchi sul nome del cliente, trovi due pulsanti:
Reinvia richiesta CC per mandare di nuovo l'e-mail per il pagamento o l'inserimento della CC a garanzia.
Rimuovi richiesta CC per rimuovere la richiesta del pagamento o della garanzia.
Una volta che il cliente avrà effettuato il pagamento o associato la sua carta, l'icona del pagamento diventa verde e la prenotazione passa in stato Non confermato: potrai gestirla come una normale prenotazione.
Come associare le esperienze alle prenotazioni manuali
Se un cliente ti contatta per prenotare un tavolo in occasione di un'esperienza specifica, puoi associare manualmente la prenotazione a quel determinato evento.
Ti basterà creare una nuova prenotazione, selezionare pax e orari: a quel punto, si apriranno le esperienze disponibili per quella giornata.
Gestione | Prenotazioni | Calendario
Se hai organizzato un evento, puoi vederlo in evidenza in Gestione > Prenotazioni > Calendario: sarà contrassegnato da una stella (💫).
Come mostrare tutte le esperienze in frontpage
Vuoi che i tuoi clienti visualizzino tutte le esperienze che hai creato in frontpage? ✨
Fai così:
Vai in Impostazioni > Servizi > tab Esperienze.
Seleziona l'opzione Mostra esperienze su frontpage prenotazioni.
Il cliente visualizzerà le esperienze che hai creato direttamente cliccando su Prenota un tavolo.
Gli basterà scorrere per visualizzare quella che fa al caso suo! ✨
Come prenotare senza esperienza
In Impostazioni > Servizi puoi attivare lo switch Consenti prenotazione senza esperienza.
Questo permetterà ai tuoi clienti di scegliere se prenotare l'esperienza o meno in un determinato giorno.
In frontpage, il cliente visualizzerà:
l'esperienza;
il tasto Prenota senza esperienza.
Come personalizzare le comunicazioni dell'esperienza
Messaggi al cliente
Per modificare i messaggi che arrivano al cliente quando prenota un'esperienza:
Vai in Impostazioni > Testi e notifiche > scheda Esperienze.
Qui troverai le comunicazioni da modificare, relative a: Richiesta Esperienza, Conferma Esperienza, Condizioni carta di credito a garanzia.
Se vuoi aggiungere una comunicazione introduttiva alle esperienze, puoi cliccare sulla scheda Impostazioni > Testi e notifiche > scheda Testi di apertura > Testo Frontpage Esperienze.
Ecco come la visualizzerà il cliente in frontpage.
Pulsanti in frontpage
Per modificare i pulsanti che visualizza il cliente quando prenota un'esperienza:
Vai in Impostazioni > Testi e notifiche > scheda Esperienze.
Per modificare il tasto iniziale (che vedi in frontpage) seleziona la voce Pulsante pagina principale.
Ci riferiamo a questo testo:
Per modificare la scritta per prenotare senza esperienza, seleziona la voce Pulsante prenota senza esperienza.
Ci riferiamo a questo testo:
Clicca su Salva nei singoli moduli per memorizzare le modifiche.
📘Domande frequenti
Hai dei dubbi sull'esperienza appena creata? 🤔
Dai un'occhiata alle nostre FAQ: ti basterà cliccare sul simbolo ▶️ per leggere la risposta! 👇🏻
Che vuol dire Impossibile sincronizzare a causa delle differenze configurazione tra zone ed esperienza?
Che vuol dire Impossibile sincronizzare a causa delle differenze configurazione tra zone ed esperienza?
La frase Impossibile sincronizzare a causa delle differenze configurazione tra zone ed esperienza indica che hai impostato due sincronizzazioni diverse tra il locale e l'esperienza.
👩🏻🔧 Ecco le tue impostazioni attuali:
In Impostazioni > Zone e tavoli, il Consenti scelta zona è attivo: i clienti, quindi, possono selezionare in quale zona mangiare e gli orari impostati sono per ciascuna zona.
In Gestione > Prenotazioni > Esperienza, l'opzione Abilita scelta zona è disabilitata: di conseguenza, gli orari sono generici e non specifici per ogni zona.
Ecco perché il sistema non può sincronizzare questi due aspetti.
Come risolvere? 🪄
Vai in Gestione > Prenotazioni > Esperienze > Azioni > Modifica.
Attiva lo switch Abilita scelta zona e scegli le sale da abilitare per l'esperienza.
Attiva lo switch Sincronizza con disponibilità del locale.
Clicca su Salva in fondo alla pagina.
Ora accedi alla pagina Orari dell'esperienza.
Imposta gli orari per le zone indicate per l'esperienza.
Perché quando clicco su Prenota un tavolo mi apre la pagina dell'esperienza?
Perché quando clicco su Prenota un tavolo mi apre la pagina dell'esperienza?
Questo succede perché hai attivato l'opzione Mostra esperienze su frontpage prenotazioni in Impostazioni > Servizi > scheda Esperienze.
Come risolvere? 🪄
Vai in Impostazioni > Servizi > scheda Esperienze.
Disattiva l'opzione Mostra esperienze su frontpage prenotazioni.
In questo modo, quando i clienti cliccheranno su Prenota un tavolo, torneranno a vedere il normale calendario delle prenotazioni invece delle esperienze.
Se vuoi mantenere entrambe le opzioni disponibili, puoi attivare i due switch in Impostazioni > Servizi > scheda Esperienze:
Mostra esperienze su frontpage prenotazioni.
Consenti prenotazione senza esperienza.
In questo modo, i clienti vedranno sia le esperienze sia il pulsante Prenota senza esperienza per le prenotazioni normali.
