ABRA Flexi umožňuje pokročilou správu uživatelů. Kromě běžného uživatele, který zpracovává účetní agendu, je možné se systémem pracovat v omezeném režimu např. pouze pro čtení nebo jako programátor přes rozhraní REST-API. Jak tedy snadno přidat uživatele a nastavit správně jeho roli? Článek shrnuje typy uživatelů a oprávnění, postup ve webovém rozhraní i v desktopové aplikaci a zablokování uživatele.

Typ uživatele určuje, co uživatel smí a zda čerpá placený přístup z licence. Ve webovém rozhraní a v desktopové aplikaci se typy jmenují odlišně:

Uživatel typu Normální (ve webovém rozhraní přístup pro zápis) je běžný uživatel ABRA Flexi, jehož zásadní vlastností je, že má právo zapisovat a provádět změny. Může se přihlásit do desktopové aplikace i do webového rozhraní. Každý uživatel typu Normální spotřebovává jeden zakoupený přístup z licence.

Jedná se o speciálního (virtuálního) uživatele, který využívá přístup přes rozhraní REST-API. Tento uživatel se nemůže přihlásit do desktopové aplikace ani do webového rozhraní. Slouží pro autentizaci datových přenosů na pozadí aplikace, např. právě při napojení Flexi na externí systém (e-shop, CRM, interní systém atp.)

V praxi se pak setkáváme, že programátoři pro takového uživatele volí příznačné uživatelské jméno, při napojení e-shopu třeba jednoduše „eshop“. Typ uživatele nastavte na REST-API. Vyplněním pole Role uživatele omezíte uživateli přístup do evidencí v ABRA Flexi.

Uživatel typu Pouze pro čtení umožňuje přístup do ABRA Flexi jak přes desktopovou aplikaci, tak přes webové rozhraní. Jak již ale jeho název napovídá, může takovýto uživatel pouze číst. Nesmí zapisovat žádná data. Těchto uživatelů můžete mít v ABRA Flexi zadáno neomezeně mnoho. Žádnou licenci nespotřebovává. Typ uživatele Pouze pro čtení se hodí například pro jednatele, který potřebuje mít přehled o tom, jak si jeho firma vede, ale nepotřebuje do účetnictví zapisovat. Typ uživatele tedy nastavte na Pouze pro čtení a roli uživatele Jen číst.

Kromě typu uživatele rozhodují o oprávněních další nastavení:

V každé licenci musí být založený hlavní administrátor, automaticky je to vždy první založený uživatel při aktivaci licence. Takový uživatel má kromě typu NORMÁLNÍ a role ADMIN ještě aktivní veškerá práva serveru a dále Právo zamykat doklady a Právo přidávat uživatele z jiné firmy. Tato práva poté umožňují zakládat nové firmy, spravovat uživatelské přístupy atp. V případě, že je to tedy žádoucí, nezapomeňte i na tato důležitá práva serveru.

Přístup do správy uživatelů přes webové rozhraní umožňuje provádět úpravy v konkrétní firmě nebo napříč všemi založenými firmami. Je potřeba říci, že na takové úpravy je potřeba disponovat administrátorskými právy (včetně správy uživatelů).

Nejdříve vyhledejte agendu Uživatelé ve firmě. Naleznete ji v Nastavení pod profilem uživatele. Případně ji můžete rovnou vyhledat přes chytrého asistenta, jak jste zvyklí.

Poté už se můžete pustit do samotné úpravy uživatelských přístupů, klikněte na volbu Upravit na daném uživateli:

V tomto formuláři nastavujete údaje a oprávnění pro konkrétní firmu (účetní jednotku) jako je role nebo firemní e-mail.

V případě, že chcete nastavit informace a oprávnění, která mají platit napříč všemi firmami, bude vás zajímat Globální nastavení uživatele. Do toho se můžete rovnou prokliknout nebo využít agendu Přehled uživatelů.

Zde vidíte přehled všech uživatelů v rámci celé licence, počet využitých a volných přístupů, v seznamu můžete vyhledávat nebo filtrovat dle potřeby. Můžete zde založit nového uživatele nebo editovat již existujícího.

U uživatele volíte typ přístupu (přístup pro zápis, přístup pro čtení nebo API přístup, viz typy uživatelů výše). Pro zakládání uživatelů s přístupem pro zápis nebo API je potřeba mít dostatečný počet volných přístupů, které můžete kdykoliv aktivovat v agendě Licence a předplatné.

Uživateli můžete nastavit výchozí roli pro ostatní firmy a samozřejmě rovnou aplikovat jednoduchým výběrem přístup do dalších firem, které jsou v rámci licence aktivní. Lze zde nastavit i 2FA nebo další oprávnění v rámci celé licence, změnit heslo nebo ho zcela zablokovat.

Podrobný popis práce s uživateli ve webovém rozhraní najdete také v článku Uživatelé ve firmě.

Přístup do správy uživatelů přes klientskou aplikaci umožňuje provádět úpravy v nastavení uživatelů pro danou firmu (účetní jednotku). Popis jednotlivých polí najdete v článku o evidenci Uživatelé ve firmě.

Seznam uživatelů naleznete v menu Nástroje → Uživatelé ve firmě. Po kliknutí na tuto evidenci se otevře seznam všech uživatelů, kteří jsou v dané firmě (účetní jednotce) evidováni. V seznamu můžete jako hlavní administrátor provádět změny a definovat uživatelům oprávnění.

Pokud potřebujete umožnit přístup novému uživateli, nejdříve jej zadejte do seznamu uživatelů v menu Nástroje → Uživatelé ve firmě a otevřete nový záznam tlačítkem Nový. Každému uživateli vyplňte přihlašovací jméno a heslo. Vyberte roli, která bude definovat, do jakých evidencí bude mít uživatel přístup a jaké akce bude moci provádět.

Poslední věcí, kterou je potřeba vyplnit, je typ uživatele. V ABRA Flexi jsou tři rozdílné typy uživatelů (Normální, REST-API a Pouze pro čtení). Pro uživatele typu Normální a REST-API je třeba mít zakoupený daný přístup. Uživatelé Pouze pro čtení jsou zdarma v neomezeném množství.

Pokud potřebujete nově založeného uživatele přidat do další firmy, kterou účtujete v ABRA Flexi, stačí se přihlásit do příslušné firmy, do níž má mít zaměstnanec přístup. Opět zvolíte Nástroje → Uživatelé ve firmě a kliknete na tlačítko Přidat uživatele z jiné firmy.

Zobrazí se seznam všech uživatelů, kteří mají přístup do vašeho ABRA Flexi a vyberete toho, kterého chcete do aktuálně otevřené firmy přidat. Má-li mít uživatel přístup do všech založených firem, stačí mu zaškrtnout právo serveru Přistupovat do všech firem.

Pokud uživatel v ABRA Flexi aktivně pracoval, jeho uživatelskému jménu vznikla vazba na záznamy v databázi a není tedy možné ho pouze odstranit označením jeho jména a tlačítkem Smazat.

Takovému uživateli je potřeba nastavit typ uživatele Pouze pro čtení a roli uživatele ZABLOKOVAN. Tím zajistíte, že se do vybrané firmy již nebude moci přihlásit. Dále je dobré takovému uživateli na záložce Správa omezit platnost do jednoho roku od ukončení spolupráce, abyste ho v následujícím období již v seznamu uživatelů neviděli. Např. pokud omezíte uživateli platnost do roku 2025, v účetním období 2026 se již v seznamu uživatelů nezobrazí.

Poslední možnost je uživatele kompletně zablokovat. K tomuto slouží tlačítko Zablokovat uživatele. V případě této blokace se uživatel uzamkne napříč všemi firmami, nemá tedy do ABRA Flexi vůbec žádný přístup.

Napříč všemi firmami můžete uživatele zablokovat také ve webovém rozhraní v Globálním nastavení uživatele (viz výše). Podrobný postup najdete v článku o zrušení uživatele.

Heslo si každý uživatel může změnit sám a administrátor ho může změnit i jinému uživateli. Postup včetně zapomenutého hesla popisuje článek o změně hesla, požadavky na heslo shrnují podmínky bezpečného hesla. Přihlášení můžete zabezpečit také dvoufázovým ověřením (2FA).

Jen pokud v aplikaci ještě nic nevytvořil ani neupravil. Jakmile na něj vzniknou vazby v databázi, smazat ho nelze. Zablokujte ho a omezte mu platnost, v dalších obdobích se pak v seznamu nezobrazí.

Pokud už uživatel v aplikaci pracoval, přihlašovací jméno změnit nelze. Původního uživatele zablokujte a založte nového se stejnými právy a přístupem do firem.

Blokace přístup uvolní pro jiného uživatele, počet placených přístupů ale nesnižuje. O snížení požádejte obchodní oddělení.

Desktopová aplikace zobrazuje uživatele vždy jen v otevřené firmě. Do seznamu uživatelů firmy se uživatel zapíše, až když do ní poprvé vstoupí. Po změně práv se musí odhlásit a znovu přihlásit.

Ne. Uživatelé s přístupem pro čtení jsou zdarma v neomezeném počtu.

Kromě role ADMIN potřebujete právo serveru Zakládat uživatele, které přiděluje hlavní administrátor. Postup popisuje článek Nemohu přidávat ani upravovat uživatele.