Dokladové řady slouží k automatickému generování interních čísel dokladů. Díky nim poznáte už z interního čísla o jaký doklad se jedná. Správné nastavení dokladových řad je proto klíčové pro pořádek v účetnictví a skladech.
Co je dokladová řada?
Šablona pro číslování dokladů – zajišťuje nepřerušenou vzestupnou číselnou řadu.
Použití – v modulech: Zboží, Prodej, Nákup, Peníze a Účetnictví.
Struktura čísla dokladu:
Prefix (např. „FV“ = faktura vydaná, „ID“ = interní doklad)
Číslo (např. 0001–9999)
Postfix (např. „/2025“, „/25“)
Číslo dokladu může mít max. 20 znaků. Obvykle je formát stanoven interní směrnicí firmy.
Kde se dokladové řady nastavují?
V jednotlivých typech dokladů (např. vydaná faktura, příjemka).
Lze je předvyplnit např. i v seznamu skladů nebo nastavení firmy.
Každý typ dokladu musí mít přiřazenu svoji řadu. Stejnou řadu je možné použít v různých typech dokladů jednoho modulu.
Jak vytvořit novou dokladovou řadu?
Otevření formuláře
V hlavním panelu klikněte na Nový záznam (Alt+N).
Otevře se formulář pro vytvoření nové řady.
Povinná pole
Zkratka – max. 20 znaků, musí být jedinečná (doporučeno krátké a výstižné, např. „FV“).
Název – max. 255 znaků, zobrazuje se v přehledech a sestavách.
Účetní období – vyberte z roletky (předvyplněno aktuální).
Pokud byste chtěli v dalším roce jinou strukturu dokladové řady, je nutno si ji připravit dřív, než začnete pořizovat účetní doklady!!
Záložka „Roční položky číselné řady“
Každé účetní období má vlastní položky, které obsahují:
Aktuální číslo – poslední použité, nové číslo se automaticky navýší o +1.
Pokud chcete začít od 1, nastavte zde hodnotu „1“.
Pokud chcete začít od 11, nastavte hodnotu „10“.
Počátek – počáteční hodnota číselné řady (obvykle 1).
Délka čísla – 3 až 12 cifer (standardně 8).
Zobrazit nuly – doporučujeme nechat zapnuté (001, 002…), jinak může být třídění nepřehledné.
Prefix / Postfix – vlastní znaky, lze doplnit rok pomocí kódů (%Y%, %YY%, %YYYY%).
Náhled – ukazuje, jak bude výsledné číslo vypadat (např. FV001/25).
V průběhu roku se nepředpokládá změna struktury dokladové řady. Proto, když provedete nějakou změnu, po potvrzení tlačítka Uložit budete upozorněni:
Záložka „Díry v číselné řadě“
Pokud se číslo rezervuje (např. při výpadku), uloží se do seznamu „díry v číselné řadě“.
Číslo je zde blokováno na 2 hodiny.
Po uložení dokladu se ze seznamu smaže.
Nevyužité číslo lze ručně uvolnit:
Zavřete doklad, kde jej chcete použít.
Otevřete dokladovou řadu.
Smažte položku z „díry“ a uložte.
Záložka „Texty“
Popis – detailní popis řady.
Poznámka – libovolná poznámka.
Pole jsou nepovinná.
Záložka „Správa“
Umožňuje omezit platnost dokladové řady podle kalendářních let.
Pokud ponecháte hodnoty 0–9999, řada je platná neomezeně.
Pokud zadáte konkrétní rok (např. 2016–2016), řada bude dostupná jen v daném roce.
Doporučení pro praxi
Před prvním použitím zkontrolujte přednastavené řady a upravte je podle firemních zvyklostí.
Používejte výstižné prefixy, aby bylo na první pohled jasné, o jaký doklad jde.
Nezapomeňte na kontrolu při přechodu do nového roku – Flexi vytvoří novou položku automaticky, pokud zachováte stejnou strukturu.
FAQ
V číselné řadě je díra, ale v číselníku děr číselné řady toto číslo není
Ověřte, zda skutečně není díra v číselné řadě evidována na detailu Dokladové řady viz. výše.
Pokud ne, pravděpodobně číslo bylo použito a doklad byl poté změněn (např. změna typu dokladu změní interní číslo dokladu). Řešením je "reset" roční položky číselné řady dané dokladové řady. V roční položce číselné řady nastavte Aktuální číslo a Počátek na požadované chybějící číslo. První nově vytvořený doklad získá toto číslo.
2. Lze u majetku nastavit něco ve smyslu dokladové řady?
Nelze, u majetku je možné inventární číslo přepsat ve výchozím stavu. Další vytvořené majetky poté respektují poslední uložené číslo a vytváří se postupně.
Příklad:
1) Poslední majetek M000148
2) Nově vytvořený majetek přepíši na M0000100
3) Další nově vytvořený majetek se automaticky doplní na M0000101