Založili jste předchozí účetní období a potřebujete začít rychle prodávat a vydělávat? Náš seriál o přenášení počátečních stavů pokračuje důležitým nastavením ceníku a počátečního stavu skladu. Jaká je tedy nejjednodušší cesta?
Přenést rozsáhlý ceník do ABRA Flexi a nastavit počáteční stavy skladů lze nejsnáze importem z Excelu. Většina ostatních účetních programů umožňuje export katalogu a stavu skladu ve formátu XLS. Některé programy umožňují i modernější formát XLSX, který ale není možné pro import do ABRA Flexi použít. Je tedy nutné nejprve XLSX soubor otevřít a Uložit jako formát Microsoft Excel (97-2003).
Pro úspěšný import do ARBA Flexi je optimální rozdělit vstupní XLS soubor na dvě části. Nejprve z jednoho souboru naimportujete záznamy do evidence Ceník a následně z druhého Skladové karty.
Import do evidence Ceník
V XLS souboru pro import do evidence Ceník ponechte informace o produktech, tj. Název, Zkratku, Měrnou jednotku, Prodejní cenu atd. Doplňte sloupeček Skladové, jehož hodnotou bude A. Tento sloupec říká, že budou pro produkt existovat skladové karty (ABRA Flexi bude evidovat stav skladu). Všechny ostatní sloupce ze souboru buď odstraňte, nebo přesuňte na konec.
Import do evidence Ceník provedete v menu Nástroje → Import → Import z Excelu. V průvodci zvolte, jaké máte v souboru sloupce a v jakém pořadí a následně spusťte import.
Nastavení importu z Excelu pro ukázkový soubor s ceníkem
Import do evidence Skladové karty
Pokud se import ceníku podaří, můžete se pustit do importu skladových karet. Z původního XLS souboru odstraňte všechny sloupce kromě identifikátoru produktu (při importu do evidence Ceník jste tento sloupec použili jako Zkratku), stavu zásob v měrných jednotkách a stavu zásob v tuzemské měně. Pokud XLS soubor obsahuje identifikaci skladu, ponechte ji. Zůstal tedy XLS soubor, který obsahuje tři nebo čtyři sloupce. Pokud nebyla obsažena identifikace skladu, musíte ji doplnit (sloupec musí obsahovat Zkratku ze seznamu skladů v ABRA Flexi). Dalším sloupcem, který musíte doplnit, je identifikátor účetního období. ABRA Flexi má totiž skladové karty vázány na účetní období. Hodnotou v tomto sloupci bude Zkratka minulého účetního období, které jste si založili postupem v úvodním dílu seriálu (v našem případě tedy 2017).
Import do evidence Skladové karty provedete stejným postupem jako u Ceníku. V menu Nástroje → Import zvolte možnost Import z Excelu. Nastavte sloupce a jejich pořadí dle XLS souboru a spusťte import.
Nastavení importu z Excelu pro ukázkový soubor se skladovými kartami
Po úspěšném importu by se měly v evidenci Skladové karty objevit nové skladové karty. V evidenci Příjemky/výdejky se automaticky vytvoří příjemky, které zboží naskladní. Příjemky budou mít datum vystavení nastaveno na první den účetního období a číslo dokladu začínající na MIG. Ve většině případů jich bude několik a v každé z nich bude naskladněno 100 produktů.
Správné zaúčtování příjemek můžete vyřešit hromadnými změnami.