Ekonomický systém lze snadno napojit na fakturační systémy. V tomto návodu se podíváme jak na to.

Obecně se napojení skládá z těchto částí:

  1. vytvoření výzvy k platbě
  2. párování plateb
  3. poslání daňového dokladu: buď zálohového daňového dokladu a nebo přímo daňového dokladu (faktury)
  4. upozornění neplatičů
  5. postižení neplatičů (např. odpojením)

Import výzvy k platbě

Nejdříve ze všeho je nutné zjistit komu budeme co fakturovat. To lze evidovat v nějakém externím systému (např. databáze zákazníků a jejich služeb) a nebo to můžete evidovat přímo ve Flexi. Třeba tak, že k položce adresáře přidáte štítek „INTERNET512“ a pak každému zákazníkovi, který má tento štítek vytvoříte fakturu.

curl -u winstrom:winstrom -f -L "http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/adresar/(vybKlice='code:INTERNET512').xml?detail=detail&xpath=//winstrom/adresar/kod/text()"

Poznámka: použití xpath nám vrátí jen kódy firem (identifikátor). Nemusíme tak pracovat přímo s XML.

Proč výzvu k platbě

V tuto chvíli je nutné vždy vytvořit výzvu k platbě. Není možné posílat na účet peníze s variabilním symbolem a vytvořit tak kredit. Musíte tedy vytvořit výzvu k platbě. Toto omezení je obvyklé a má jej např. i Google Adwords.

Obvykle se nevytváří rovnou faktura, ale jen výzva k platbě. Důvodem je, že u faktury musíte odvést DPH i v případě nezaplacení. Navíc u podvojného účetnictví musíte zdanit i neuhrazené faktury jako výnos.

Při importu dat výzvy k platbě, zálohového daňového dokladu, dobropisu, vrubopisu či faktury se vždy jedná o fakturu vydanou.
To co je rozlišuje, je typ dokladu, který určuje typ dokumentu.
Při nově založené firmě (databázi) je vytvořeno několik základních typů dokladů. Typ dokladu určuje zda se jedná o účetní či neúčetní doklad, ale také i číselnou řadu,
do které bude doklad zařazen (přehled možností typu dokladu).

Zaúčtování dokladu je řízeno předpisem zaúčtování (ten lze také určit v typu dokladu, nicméně výzva k platbě nepotřebuje zaúčtování).

Nastavení typu dokladu „výzva k platbě“

Aby se jednalo o výzvu k platbě, musíte nastavit tyto informace:

  • Zvolte druh „proforma“
  • Zrušit „Doklad je účetní“
  • Vyberte nebo vytvořte novou dokladovou řadu
  • Zkratka: bude používána při tvorbě typu dokladu
  • Název: bude použit jako nadpis dokladu
  • Je možné nastavit i další položky jako je účet, formu úhrady, splatnost, …

Při tvorbě výzvy k platbě, si musíte ujasnit několik věcí:

  • položka z ceníku nebo s cenou a množstvím? Při tvorbě dokladu můžete použít položku z ceníku, případně i vyskladnit ze skladu, použít výchozí cenu (včetně různých slev pro partnery) a nebo můžete vytvořit umělou položku.
  • měna: bude v Kč nebo v měně
  • příjemce: použijete příjemce z adresáře a nebo jej uvedete jen pro tuto fakturu?

Nyní tedy vytvoříme nejjednodušší výzvu k platbě:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <winstrom version="1.0"> <faktura-vydana> <!-- ID, které jednoznačně identifikuje výzvu k platbě. Slouží při opakovaném importu --> <id>ext:FAKTURACE:WINSTROM_11</id> <typDokl>code:VÝZVA K PLATBĚ</typDokl> <!-- kód firmy, které posíláme výzvu k platbě --> <firma>code:PBENDA</firma> <polozkyFaktury> <PolFak> <!-- neskladová položka z ceníku INTERNET --> <cenik>code:INTERNET</cenik> <typPolozkyK>typPolozky.katalog</typPolozkyK> <mnozMj>1</mnozMj> </PolFak> </polozkyFaktury> </faktura-vydana> </winstrom>

Nyní fakturu založíme takto (více o volání z příkazového řádku):

curl -u winstrom:winstrom -f -L http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/faktura-vydana.xml -T faktura.xml

Výslednou výzvu k platbě je nutné zaslat zákazníkovi.

Identifikace zákazníka

Abyste mohli propojit výzvu k platbě a firmu, je nutné použít identifikátor firmy. Lze použít ID (primární klíč), IČO a nebo kód (více o identifikátorech).

Párování plateb

Flexi podporuje import bankovních výpisů a párování plateb. Není tedy nutné provádět žádné úpravy. Ekonomický systém se postará o všechny situace jako je částečná úhrada, úhrada více dokladů jednou platbou, přeplatek, apod.

Zaslání daňového doklad

Daňový doklad vytvoříte přímo ve Flexi a zašlete jej přímo zákazníkovi. Případně lze zákazníkům zpřístupnit výpis faktur.

Pokud zákazníkovi zašlete výzvu k platbě a on ji uhradí, je nutné mu do 14 dnů zaslat buď zálohový daňový doklad a nebo přímo daňový doklad (fakturu).

Upozornění neplatičů

Abychom mohli upozornit neplatič, je potřeba je zjistit. To můžeme provést snadno tímto dotazem:

curl -u winstrom:winstrom -f -L "http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/faktura-vydana/(stavUhrK != 'stavUhr.uhrazeno' and datSplat < now() and typDokl='code:VÝZVA K PLATBĚ').xml?detail=detail&xpath=//winstrom/faktura-vydana/firma/text()

Pak stačí vzít jednotlivé firmy a upozornit je.

Postižení neplatičů

Použijeme výpis podobný tomu z předchozího kroku. Jen provedeme kroky, které vedou k odpojení uživatele.

Našli jste odpověď?