Všechny sbírky
Výukové články
Externí aplikace a ABRA Flexi
Migrace dat z jiného systému do ABRA Flexi
Migrace dat z jiného systému do ABRA Flexi

Jaké formáty dat podporujeme, jaká je ideální doba a postup?

Daniel Matějka avatar
Autor: Daniel Matějka
Aktualizováno tento týden

Často se setkáváme s požadavkem, že je potřeba z původního systému migrovat vše včetně kompletní historie a účetních náležitostí. Je potřeba si však uvědomit, že různé systémy jsou od základu postavené na různých architekturách a principech fungování. Při migraci mezi dvěma odlišnými systémy se standardně migrují základní číselníky a nejnutnější náležitosti (adresář, ceník, stav skladu, neuhrazené doklady...) s tím, že se poté plynule naváže zadáním počátečních stavů účtů. Vhodný je případný náhled do starého systému kvůli historii. U migrací se obecně jedná hlavně o to, z jakého systému se mají data přenášet, respektive v jakém formátu lze data z původního systému exportovat a o jaký půjde rozsah.

Mohlo by Vás zajímat:

Formát dat

Flexi podporuje importy přes Excel (XLS) nebo XML. XML struktura je však jasně daná (resp. každý systém má jasně danou svou strukturu) a musel by se připravit konkrétní převodní můstek, což může být dosti náročné, jak časově, tak finančně. Naše oddělení vývoje na podobné můstky ale nemá časové kapacity. Vhodným nástrojem je tedy Excel. U zdrojových XLSX souborů pro import do Flexi bývá nutné data vhodně připravit (pořadí sloupců a případná korekce hodnot jednotlivých polí).

Webové rozhraní Flexi je v importu o trochu dále, než desktopová aplikace, dokáže pomoci s mapováním sloupců a nově stačí nahrát soubor a pro jednotlivé sloupce vybrat, o jaká pole se jedná (samozřejmě pouze u sloupců, u kterých to automaticky nerozpoznáme). Umožníme i přidávání polí navíc, které nejsou v importním souboru. Krásně se to dá využít třeba pro nastavení typu dokladu atp. Navíc když budete podruhé importovat soubor, tak už vám pro daný sloupec přednastavíme pole, která jste minule vybrali. Takto se dají migrovat jak základní číselníky (adresář, ceník,...), tak i další agendy (objednávky, faktury,...)

Vhodná doba

Co člověk, to názor. Vaše paní účetní bude určitě tou důležitou osobou, která by měla sdělit svůj názor. Nepsaným pravidlem je, že když už migrovat, tak ideálně ke konci roku, resp. ke konci účetního období. Přecházet v průběhu roku ale taktéž není neřešitelným problémem.

V zásadě tedy mohou nastat dva stavy:

  1. organizace přechází současně s novým účetním obdobím nebo

  2. organizace přechází v průběhu účetního období.

Způsob správného účetního přechodu je v obou případech obdobný, přičemž v druhém případě je samozřejmě lehce časové náročnější, zejména v oblasti neuhrazených pohledávek a závazků a záloh.

Náročnost

Bude záležet, jaká data lze exportovat z Vašeho současného systému a co vše je opravdu nutné migrovat. Následně je potřeb zvážit co vše si dokážete zařídit interně a s čím bychom měli pomoci my. Z praxe to vychází obvykle na 2 - 3 hodiny na evidenci v závislosti na složitosti mapování a úpravy dat.

Postup

K migraci máme podrobné návody:

Připravili jsme seriál Účetní přechod na ABRA Flexi, aby uživatel na nic nezapomněl a mohl bez problému navázat v novém systému. A také jsou k dispozici podrobné návody pro Importy z Excelu.

Nejsme schopni z důvodů uvedených výše provádět kompletní migrace na klíč včetně celé historie, nicméně, když nám zašlete vyexportované soubory z Vašeho systému (ideálně v Excelu) a Vaši představu o rozsahu, na základě čehož jsme schopni odhadnout náročnost celé operace, rádi Vám s migrací pomůžeme. Hodinová sazba za tuto službu je standardní, tedy 1850 Kč bez DPH.

Dostali jste odpověď na svou otázku?