Formulář slouží k vyplňování základních údajů o firmě – kontaktní údaje, spisová značka, zda je firma plátcem DPH, jazyk, měna, chování programu v jednotlivých modulech, nastavování kurzů, možnost připojit logo firmy a mnoho dalšího.

Skládá se z jednotlivých záložek: Firma, Upřesnění, Legislativa, Moduly, Automatické operace a Ostatní. Nad záložkami se nachází rolovací seznam Nastavení platné od data. Výchozí hodnotou je (první nastavení), tj. od začátku používání systému Flexi. Další hodnoty se odvíjejí od změn činěných na tomto formuláři. Pokud tedy změníte hodnotu v nějakém poli, např. adresu firmy nebo kurzové rozdíly, přibude další hodnota pojmenovaná dle data, od kterého platí, např. 30. 09. 2013.

Vpravo nahoře je umístěno tlačítko Účetní období. Obsahuje všechna účetní období, která máte v systému evidována přes menu Firma – Změna nebo přidání účetního období, např. 01. 01. 2013 – 31. 12. 2013, 01. 01. 2014 – 31. 12. 2014. Automaticky se vytvoří výchozí účetní období, které je shodné s aktuálním kalendářním rokem.

Potvrzením názvu nové firmy v průvodci nastavení firmy spustíte dialog nastavení firmy. Po klepnutí na tlačítko Vyplnit nastavení firmy se vám zobrazí dialog pro zadání prvního nastavení firmy, kde v několika krocích zadáte všechny základní údaje o založené firmě, nutné k řádnému vedení účetnictví. Některá nastavení jsou implicitně nastavena na nejčastěji volené hodnoty.

Zde se vyplňuje základní nastavení firmy – jméno, adresa sídla firmy, poštovní adresa (pro případ, že se adresa sídla firmy neshoduje s adresou pro doručování), fakturační adresa (pro případ, že se adresa sídla firmy neshoduje s adresou pro doručování) a další kontaktní údaje (telefon, mobil, fax, e-mail, www), spisová značka, jméno a postavení oprávněné osoby, kód a název zástupce.

Zde se nastavuje, zda je firma plátcem DPH, v jakých jazycích potřebujete, aby s vámi program komunikoval. Nastavuje se duální měna, údaje pro Přiznání k DPH – finanční úřad a převažující činnost, způsob aktualizace denních, příp. ročních kurzů pro přepočet zahraničních měn i parametry pro používání čtečky čárových (EAN) kódů. Je možno si přiložit logo firmy a podpis a razítko – údaje, které se tisknou na doklady.

Zde se nastavuje i to, jak se program má chovat v jednotlivých modulech – např. jakou metodu chcete používat pro oceňování zásob, zda potřebujete umožnit záporný stav skladu, zda chcete při přijetí objednávky automaticky rezervovat zboží, zda chcete povolit rezervaci i do mínusu. Pro uživatele modulu "Zaměstnanci" je zde důležitá záložka, ve které se nastavuje řada důležitých údajů pro výpočet mezd a povinného pojištění.

Zde se nastavuje, pokud požadujete sledovat historii provedených změn při účtování.

Některé z údajů, které vyplníte dle následujících záložek, se mohou časem změnit, např. firma se stane plátcem DPH, změní adresu sídla nebo stát přejde na unijní měnu EUR. Proto je dialog v horní části doplněn údajem "Nastavení platné od data:", kde se uvádí, od kterého data jsou změněné údaje platné. Pro první nastavení nově zakládané firmy je tento údaj nastaven na "první nastavení". O tom, jak je toto pole využíváno v průběhu vedení účetnictví, se dozvíte v informacích níže.

Poznámka: Toto úvodní nastavení firmy lze spustit kdykoliv později po přihlášení do firmy. Volba je dostupná v nabídce "Firma" pod volbou "Nastavení".

Tlačítko Předchozí vás vrátí na předcházející krok průvodce nastavení firmy
Tlačítko Další vás posune do dalšího kroku průvodce nastavení firmy
Tlačítkem Dokončit ukončíte dialog a provedené změny budou uloženy

Pokud potvrdíte tlačítko Zrušit, zrušíte provedené změny v nastavení firmy a jste na počátku zakládání nové firmy.

Dialog, který se touto volbou spustí, slouží pro zadání základních údajů o firmě.

V záložce "Firma" zadáte základní údaje o firmě:

Jméno

Název firmy (právnické osoby); pokud zadáte název firmy a kliknete na podtržený název Jméno, spustí se v internetovém prohlížeči administrativní registr ekonomických subjektů ARES s vámi zadaným ekonomickým subjektem ke kontrole dalších údajů,

Fyzická osoba

Pokud jste fyzickou osobou, vyplňte titul, jméno a příjmení,

IČO, DIČ

Vyplní právnická i fyzická osoba.

Pokud je tento dialog součástí "Průvodce nastavení firmy", tlačítko OK vás posune do dalšího dialogu průvodce, současně dojde k dílčímu uložení provedených zápisů. Tlačítko Zrušit vás posune rovněž do dalšího dialogu průvodce, zrušíte tak však veškeré vyplnění nastavení firmy.

Pokud jste zvolili přímo jen dialog "Nastavení", tlačítkem OK dialog ukončíte. Pokud jste provedli v nastavení nějaký zápis, posune vás OK do posledního dialogu nastavení firmy. Tlačítkem Zrušit dialog ukončíte a tím zrušíte případné provedené opravy v nastavení firmy.

V této záložce máte možnost v několika dílčích záložkách vyplnit příslušné adresy:

Zvolením další záložky v horní části pokračujete ve vyplňování dialogu "Nastavení".

Pokud firma používá pouze jednu adresu, vyplníte pouze tuto záložku. Uvádíte adresu sídla firmy zapsáné v obchodním rejstříku či živnostenském rejstříku. V případě, že firma používá více adres, bude tato adresa tištěna na všech dokladech, ve kterých má dle obchodního rejstříku být, např. v přiznání k DPH, na pokladních dokladech. Obsahuje tato pole:

UliceČ.p.

Číslo popisné

Č.o.

Číslo orientační

Město

PSČ

Poštovní směrovací číslo zadávejte bez mezery.

Stát

Vyberte pomocí rozbalovacího seznamu ze seznamu států.

Na záložce je možné zadat další kontaktní údaje:

Telefon

Mobil

Fax

WWW

E-mail

Datová schránka

Má-li firma přidělenou datovou schránku, uveďte její identifikátor (nezadávejte však uživatelské jméno pro přihlášení k datové schránce); ID datové schránky je využíváno při generování konrolního hlášení.

Vyplňte ji v případě, že se adresa sídla firmy neshoduje s adresou pro doručování písemností. Zde uvedená adresa se bude tisknout na obálky do levého horního rohu. V opačném případě zaškrtněte příznak Poštovní adresa je shodná se sídlem a "podzáložku" pak nemusíte vyplňovat.

Zahrnuje tato pole:

Ulice č.p.

Číslo popisné

č.o.

Číslo organizační

Město

PSČ

Stát

Vyberte pomocí rozbalovacího seznamu ze seznamu států.

Vyplňujete ji, pokud se tato adresa neshoduje s adresou sídla firmy. Zde uvedená adresa se bude tisknout na vystavené faktury, dodací listy apod. V opačném případě zaškrtněte příznak Fakturační adresa je shodná se sídlem a podzáložku pak nemusíte vyplňovat.

Zahrnuje tato pole:

Ulice

č.p.

Číslo popisné

č.o.

Číslo organizační

Město

PSČ

Stát

Vyberte pomocí rozbalovacího seznamu ze seznamu států.

Cesta

Pomocí tlačítka pro výběr cesty k souboru si najdete uložený soubor – firemní logo, které se bude tisknout na všechny vydané doklady. Zároveň se zobrazí v pravé části Náhled. Tlačítkem Odebrat můžete vložené logo odebrat. Příznaky Logo nahoře a Logo vlevo slouží k určení místa, na kterém se bude logo tisknout.

Logo nahoře

Označíte, pokud chcete mít logo na dokladech tištěné nad adresou. Toto je výhodné zejména, pokud máte široké logo nebo dlouhý název firmy.

Logo vlevo

Označíte, pokud chcete mít logo na dokladech tištěné vlevo vedle adresy. Toto je výhodné zejména, pokud máte vyšší logo.

Upozornění!
Při tisku se velikost loga automaticky přizpůsobuje volnému místu. Poměr jeho stran je zachován.

V poli Cesta nalezněte uložený soubor – podpis a razítko, které se bude tisknout na všechny vydané doklady. Zároveň se zobrazí v pravém poli. Tlačítkem Odebrat můžete vložený podpis a razítko odebrat.

Obsahuje informační údaje pro přiznání DPH:

Převažující činnost

Vyplňte vaši hlavní nebo převažující činnost.V současné době se tento text propisuje do tiskové sestavy "Přiznání DPH".

Vzhledem k tomu, že od 1. 1. 2014 se přiznání DPH podává pouze elektronicky, není třeba vyplňovat převažující činnost, ale pouze kód převažující činnosti (CZ NACE) v záložce "Legislativa".

Krajský finanční úřad

Vyberte finanční úřad pro kraj, ve kterém má účtovaná firma sídlo. Můžete začít psát část názvu úřadu a zvolit z vyfiltrovaných úřadů, popř. pomocí klávesy F2 či ikony lupy otevřít adresář a zvolit úřad ze všech. Zvolený úřad musí mít nastavenou hodnotu Kód pro tisky na záložce Upřesnění.

Pole je nezbytné vyplnit pro řadu výkazů vytvářených pro státní správu jako např. Přiznání k DPH, Souhrnné hlášení k DPH, Pojistné na důchodové spoření, Vyúčtování pojistného na důchodové spoření, atd.

Územní pracoviště

Územní pracoviště finančního úřadu; zvolte jej z adresáře pomocí ikony. Zvolené pracoviště musí mít nastavenou hodnotu Kód pro tisky na záložce Upřesnění.Pole je nezbytné vyplnit pro řadu výkazů vytvářených pro státní správu.

EAN

Mezinárodní unikátní číslo účtované firmy přidělené příslušným úřadem potřebné z hlediska elektronické komunikace EDI.

Oprávněná osoba

Statutární orgán ve vaší firmě, který je oprávněný podepisovat daňová přiznání. Informace se používá v přiznání k DPH.

Postavení

Vztah oprávněné osoby k daňovému subjektu (např. jednatel, předseda, …)

Příjmení

Jméno

Zástupce

Podává za vaši firmu daňové přiznání na základě zmocnění, např. daňový poradce, jiná firma, vyplňte následující pole:

Typ

Uveďte, zda se jedná o fyzickou, nebo právnickou osobu.

Kód

Kód podepisující osoby. Je vyžadován kód určený jednotlivým typům vztahu zastupující osoby k účtované firmě. Níže naleznete přehled povolených kódů.

Název právnické osoby

Jméno právnické osoby.

IČO právnické osoby

Identifikační číslo právnické osoby.

Spisová značka

Označení, pod kterým je účtovaná firma vedená v obchodním nebo živnostenském rejstříku. Spisová značka se tiskne na vydaných fakturách.

Kódy finanční správy pro osoby zastupující firmy fyzických osob:

Kódy finanční správy pro osoby zastupující firmy právnických osob:

Pokud je tento dialog součástí "Průvodce nastavení firmy", tlačítko vás posune do dalšího dialogu průvodce, současně dojde k dílčímu uložení provedených zápisů. Tlačítko vás posune rovněž do dalšího dialogu průvodce, zrušíte tak však veškeré vyplnění nastavení firmy.

Pokud jste zvolili přímo jen dialog "Nastavení", tlačítkem dialog ukončíte. Pokud jste provedli v nastavení nějaký zápis, posune vás do posledního dialogu nastavení firmy. Tlačítkem dialog ukončíte a tím zrušíte případné provedené opravy v nastavení firmy.

Zde evidujete hlavní údaje týkající se legislativy:

Stát legislativy

Tento údaj je pevně daný, neměnný a nastavili jste jej při zakládání vaší firmy v systému Flexi,

Typ organizace

Tento údaj je pevně daný, neměnný a nastavili jste jej při zakládání vaší firmy v systému Flexi; hodnoty:

Domácí měna

Standardní hodnota pro českou verzi je CZK, pro slovenskou verzi EUR, pomocí ikony napravo můžete tuto měnu změnit.

Duální měna

Používáte ji, pokud je na dokladech povinnost uvádět hodnoty ve dvou měnách; pro Českou republiku bude tato vlastnost využita v případě přechodu na EUR; měnu vyberete pomocí ikony napravo.

Kurz duální měny

Zadáte státem stanovený kurz pro duální měnu

Tlačítko "Sazby DPH"

Stiskem tlačítka otevřete číselník sazeb DPH – je to seznam všech sazeb DPH vybraného státu (platných i těch, jejichž platnost byla ukončena). Příslušná sazba je vybrána podle data dokladu; číselník je přístupný po přihlášení do aplikace v menu Nástroje – Číselníky – Sazby DPH.

Plátce DPH

Pomocí zaškrtávacího pole označíte, zda jste plátcem DPH nebo nejste plátcem DPH. Standardně je toto pole nastaveno na ANO. Má vliv na přijaté a vydané faktury.

Zvláštní režim jednoho správního místa

Zaškrtněte v případě, že je vaše firma registrována ke zvláštnímu režimu jednoho správního místa.

Omezovat výběr států DPH

Zvláštní režim DPH (Osobitná úprava DPH)

Pole je určené jen pro firmy se slovenskou legislativou či registrované k DPH na Slovensku.Pomocí zaškrtávacího pole označíte, zda je firma registrována k zvláštnímu režimu DPH nebo není. Podle hodnoty pole je vyplňováno stejnojmenné pole na vytvářených dokladech.

přepínače Fyzická osoba – Právnická osoba

Hodnota je důležitá pro tisk přiznání DPH. Pomocí přepínače ANO/NE vyberte, zda je firma fyzickou nebo právnickou osobou.

Právní forma účet. jednotky

Toto pole se propisuje do tiskových sestav. Pomocí tlačítka vyberete z rolovacího seznamu právní formu účetní jednotky.

Pokud se jedná o právnickou osobu, lze vybírat z těchto hodnot:

Pokud se jedná o fyzickou osobu, nabízejí se možnosti:

Poznámka: jestliže v seznamu nenajdete správnou hodnotu, můžete pole vyplnit ručně.

Převažující činnost (kód NACE)

Zadejte šestimístný kód vaší převažující činnosti. Tento kód a jeho formát naleznete na stránkách Ministerstva financí ČR.

Vyplnění tohoto kódu je potřebné pro úspěšné elektronické podání dokumentů přes daňový portál Finanční správy České republiky.

Příklad kódu CZ-NACE 692 (Účetní a auditorské činnosti) vložte jako 692000

Poznámka: Kód zadávejte vždy bez teček.

Jazyk 1, Jazyk 2, Jazyk 3, Jazyk 4

V některých případech, kdy je položka označena tlačítkem "+" (např. v ceníku), si přepnutím na tlačítko "-" otevřete další textové řádky pro napsání tohoto textu ve více jazycích. Zde pomocí tlačítka rolovacího seznamu, v jakých jazycích a pořadí budou názvy těchto položek. Pokud chcete využívat např. jen 3 jazyky, tak v poli Jazyk 4 vyberte jazyk neaktivní. Pak se budou zobrazovat pouze 3 jazyky.

Pokračujete ve vyplňování dialogu "Nastavení" zvolením další záložky.

Pokud je tento dialog součástí "Průvodce nastavení firmy", tlačítko vás posune do dalšího dialogu průvodce, současně dojde k dílčímu uložení provedených zápisů. Tlačítko vás posune rovněž do dalšího dialogu průvodce, zrušíte tak však veškeré vyplnění nastavení firmy.

Pokud jste zvolili přímo jen dialog "Nastavení", tlačítkem dialog ukončíte. Pokud jste provedli v nastavení nějaký zápis, posune vás do posledního dialogu nastavení firmy. Tlačítkem dialog ukončíte a tím zrušíte případné provedené opravy v nastavení firmy.

Tato záložka řeší nastavení, které se týkají jednotlivých modulů účetnictví. Ty vybíráte v následujících dílčích záložkách:

Pokud je tento dialog součástí "Průvodce nastavení firmy", tlačítko vás posune do dalšího dialogu průvodce, současně dojde k dílčímu uložení provedených zápisů. Tlačítko vás posune rovněž do dalšího dialogu průvodce, zrušíte tak však veškeré vyplnění nastavení firmy.

Pokud jste zvolili přímo jen dialog "Nastavení", tlačítkem dialog ukončíte. Pokud jste provedli v nastavení nějaký zápis, posune vás do posledního dialogu nastavení firmy. Tlačítkem dialog ukončíte a tím zrušíte případné provedené opravy v nastavení firmy.

Zvolením další záložky v horní části dialogu pokračujete ve vyplňování dialogu "Nastavení".

Kontrolovat firmy a účty při vytváření dokladu

Pokud zaškrtnete tento příznak, budete v případě neregistrovaného účtu vašeho obchodního partnera upozorňováni, že daný účet není zaregistrován.

Pokud bude přijatá faktura obsahovat částku DPH, přestože obchodní partner není plátce, budete opět upozorněni.

Toto upozorňování a kontrolu lze vypnout odškrtnutím příznaku

Metoda oceňování zásob

Metodu oceňování zásob je možné měnit pouze v případě, že máte zakoupenou licenci "Business". Standardně je nastavena

Metoda průměrných cen

Při této metodě program vždy přepočítá průměrnou skladovou cenu po každém příjmu podle následujícího vzorce:

Celkem = Stav skladu v MJ a v měně (např. 10 ks po 25,- Kč = 250,-)
+ Přírůstek = Přírůstek skladu v MJ a v měně (např. 10 ks po 30,- Kč = 300,-)
Stav skladu celkem, tj. stav skladu po příjmu (celkem 20 ks za celkovou cenu 550,-)
Prům.skladová cena za MJ = 27,50 (cena 550,- / 20 ks)
Za tuto cenu bude zboží nebo materiál vydáván až do další příjemky

Pokud máte zakoupenu licenci "Business" můžete si pomocí přepínače = ANO = NE vybrat

Zkratka FIFO znamená "First in, first out (první tam, první ven)". V praxi znamená, že zboží je vydáváno v pořadí, v jakém bylo přijímáno na sklad, a to ve skutečných nákupních cenách. Nabízí se tedy nejstarší zboží.

Výjimkou je používání šarže a expirace (dle data expirace je změněno pořadí vydávání, tzn. systém vydá dříve zboží, které bylo sice přijato později, ale dříve vyprší jeho lhůta).

Umožnit generování požadavků na výdej

Tímto způsobem lze vyfakturovat zboží, které dosud není na skladu, aniž byste měli povolen záporný stav skladu.

Tímto způsobem nejde fakturovat zboží s evidencí výrobních čísel, ani se šarží a expirací.

Pokud budete fakturovat zboží, které nemáte na zásobě (nebo ho máte méně, než chcete fakturovat), program Vás na to upozorní. V případě Vašeho souhlasu vystaví fakturu na požadované množství a částku a vytvoří vždy výdejku. Skladový doklad bude mít v poli "Stav dokladu" nastaveno "Vygenerován z faktury – neúplný".

Vyfakturované množství se v položkách skladového dokladu vždy uloží do nově přidaného sloupečku "Požadavek MJ". Pokud fakturované zboží v plné výši není na skladě (systém neřeší částečné vyskladnění), ve sloupci "Množství/Výdej MJ" bude nastavena hodnota 0,00.

Ve skladových dokladech pod tlačítkem je nová volba "Aktualizace požadavků na výdej". Pokud zboží naskladníte, pomocí této volby výdejku s nulovým množstvím vykryjete – zboží se vyskladní a stav dokladu (výdejky) se změní na "Vygenerován z faktury". V položkách skladového dokladu se ve sloupečku "Množství/Výdej MJ" vyplní skutečně vyskladněné množství. Hodnota polí "Požadavek MJ" a "Množství/Výdej MJ" bude shodná.

Nevyskladněné vyfakturované zboží snadno zjistíte ve volbě "Skladové pohyby – přehled" pomocí filtru Typ pohybu rovno "Výdej", Požadavek MJ "Neprázdný", Množství rovno "0".

Standardně nechává systém nákupní cenu nastavenou uživatelem, proto je příznak ve výchozím stavu nezaškrtnutý; doporučujeme mít příznak zaškrtnutý (při každém nákupu se bude nákupní cena v ceníku aktualizovat, viz menu Zboží – Ceník – záložky Upřesnění a Dodavatelé – pole Nákupní cena); využití např. když vytvoříte příjemku na jinou cenu, a tím se opraví hodnota v poli Nákupní cena automaticky).

Dokladové řady pro sklad

Jedná se o další možnost, jak doplnit dokladovou řadu pro sklad; jiná varianta je přes menu Zboží – Dokladové řady – příjemky/výdejky.

Seznam skladů

Jedná se o další možnost, jak doplnit dokladovou řadu; jiná varianta je přes menu Zboží – Seznam skladů,

Volba typu nových dokladů

Vybíráte, jak se má systém chovat při tvorbě nového dokladu; pole nemusíte vyplňovat, neboť existuje možnost ruční změny typu dokladu.

Nabízené hodnoty:

Sklad nahrávat do účetnictví

Zrušením zaškrtnutí se přepnete do režimu B. V tomto nastavení musíte začít používat typy skladových dokladů, které jsou neúčetní. K dispozici máme rovněž návod k použití.

Průvodce nastavení firmy – nastavení firmy 2/2