V tomto článku naleznete návod, jak vytvořit importní soubor z Excelu pro interní doklady, který lze nahrát do webového prostředí.

Import do webového prostředí Vám oproti desktopové aplikace usnadní práci. V jednom souboru můžete totiž importovat jednotlivé doklady, ale zároveň i jejich položky.

Pro začátek bychom Vám rádi doporučili nastudovat nejprve článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní. Zde naleznete všeobecné podmínky pro import a také vzhled pro import samostatných dokladů. Níže Vám ukážeme, jak vytvořit soubor včetně položek dokladu.

__________________________________________________________________

Interní doklady

Po zvolení možnosti "Importovat z Excelu" je dobré pamatovat, jaký soubor vkládáte. Flexi rozlišuje import základní - pro faktury bez položek nebo rozšířené - pro fakturu a pro položky faktur. V dalším kroku Flexi vytvoří přehled, kde v jednom sloupci naleznete sloupce z Excelu a ve druhém sloupce ve Flexi (tyto sloupce je nutné zkontrolovat či případně doplnit). Jestliže jste na nějaký sloupec zapomněli, pak je možné ho doplnit skrze "Pokročilé možnosti".

Níže se podíváme na sloupce, které jsou standardně nadefinované (viditelné) nebo povinné pro interní doklady.


Interní číslo:

  • Interní číslo dané faktury. Povinné pole.

Datum Vystavení:

  • Datum vystavení, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY. Povinné pole.

Typ dokladu

  • Zkratka/kód typu dokladu. Povinné pole.

Popis

  • popis interního dokladu

Název firmy:

  • Textové pole, do kterého uvádíte zkratku či název firmy nebo osoby.

Celkem s daní

  • cena včetně DPH (doporučujeme v importním souboru upřesnit základ DPH, výši DPH a sazbu DPH)

Měna:

  • uvádí se kód měny (CZK, EUR, USD...)

Ve webovém rozhraní je samozřejmě možné doplnit více sloupců skrze nastavení vpravo dole. Nejjednodušším způsobem zjištění formátu jednotlivých polí je Export do Excelu ve formátu vhodném pro import do Flexi. Nebo na stránkách.

Povinné pole pro import je typ dokladu, účtování (mimo předpis zaúčtování) uvádějte ve tvaru code:účet.

__________________________________________________________________

Import excelu interních dokladů včetně položek - praktická ukázka

Nyní se podíváme na import souboru nového dokladu včetně položek. (Jestliže chcete měnit již existující záznam doporučuji přidat sloupec s ID, který upřesní import informací).

Import z Excelu volíme rozšířený - tedy import včetně položek dokladů:

Soubor Excelu bude zapsaný ve formátu (vzor je uzpůsobený pro import položek s rozdílným zaúčtováním oproti předpisu - vzor ke stažení):

Flexi nyní samo rozliší, co je doklad a co položka (prosím i přes automatizaci si vždy zkontrolujte informace a sloupce).

Nejprve proběhne zkouška importu, zda jsou údaje správně zapsané.
Po kontrole je možné soubor naimportovat tlačítkem vpravo dole "importovat", objeví se stejné okno s potvrzením o úspěšnosti importu.


Našli jste odpověď?