Co aplikace nabízí?

Aplikace obsahuje přehledný souhrnu neuhrazených dokladů a jejich termínů upomenutí. Máte možnost odhalit chyby v zadání údajů pro komunikaci se zákazníkem. Aplikace také nabízí zasílání sumarizace pro vyhodnocení:

  • Hromadné emailové upomenutí dokladů po splatnosti

  • Možnost nezahrnovat k upomenutí vybrané typy dokladů a konkrétní faktury

  • Definovat vlastní obsahové texty emailových upomínek dle šablon či dle typů dokladu

  • Nastavení milníků pro odeslání jednotlivých typů upomínek

  • Automatické odesílání v nastavených intervalech denně, týdně či měsíčně v danou hodinu

  • Možnost nastavit vlastní SMTP server a vystupovat tak z firemní emailové adresy

  • Validace vydaných faktur pro emailovou komunikaci

  • Sumarizace a přehledy upomenutých dokladů

Aplikace je dostupná pro varianty licence Business a Premium. Pro využití služby aplikace Upomínky je zapotřebí mít aktivní REST API rozhraní, autentizace pak probíhá přes API uživatele nebo standardního uživatele s administrativními právy. Pro aktivaci aplikace upomínky kontaktujte naše obchodní oddělení na obchodflexi@abra.eu

Nastavení aplikace

Jakmile máte aplikaci aktivní v licenci můžete k ní přistoupit z evidence Vydané faktury, v hlavní liště pomocí tlačítka Služby – Odeslat upomínky. Otevře se Vám nové okno webového prohlížeče, kde aplikace běží. Prvotní nastavení aplikace má 3 kroky - autentizace, nastavení 1: pravidla komunikace, nastavení 2: textace upomínek. Jednotlivé kroky si nyní popíšeme. Nastavení se provádí pouze při prvním spuštění aplikace není nutné ho opakovat, samozřejmě je možné nastavení kdykoliv změnit.

Autentizace

V prvním kroku nastavení je nutné se připojit k serveru (instanci), kde běží Vaše ABRA Flexi. Adresu Vašeho serveru zjistíte v desktopové aplikaci ve správě datových zdrojů nebo ve webovém rozhraní z adresního řádku prohlížeče.

Autentizace vyžaduje tři základní údaje:

URL (povinný údaj)

URL adresa serveru, na kterém beží vaše aplikace ABRA Flexi. Pokud provozujete ABRA Flexi u nás v cloudu zadejte URL ve tvaru https://<název instance>.flexibee.eu (nutné zadat bez lomítka na konci, přesně jak je zde uvedeno). V případě, že máte vlastní server, kde aplikaci provozujete, zadejte URL adresu k ABRA Flexi odpovídajícím způsobem.

Uživatel (povinný údaj)

Přihlašovací jméno REST API uživatele do ABRA Flexi. Nastavení REST API uživatele naleznete přímo v systému ABRA Flexi v menu: Nástroje > Osoby a uživatelé > Na uživateli záložka "Přihlašovací údaje" > položka "Typ uživatele": REST API

Minimální role, která je nutná pro chod aplikace je role "UCETNI:Účetní".

Heslo (povinný údaj)

Heslo pro přihlášení REST API uživatele do ABRA Flexi.

Po vyplnění údajů klikněte na Uložit a další.

Nastavení 1: pravidla komunikace

Po autentizace následuje okno Nastavení 1/2. Prvním krokem nastavení je definice emailové komunikace pro aplikaci, nastavení milníků pro odeslání upomínek pro jednotlivé typy upomínek a načasování odesílání upomínek. Dále je k dispozici nastavení SMTP serveru. SMTP server slouží pro přenos emailové komunikace mezi odesílatelem a adresátem. V případě, že využíváte vlastní SMTP server je nutné nastavit připojení na tento server. Tato konfigurace je určena spíše pro správce IT.

Poznámka: od 30.5.2022 ustanovil Google změnu v případě emailů s doménou z Gmail SMTP. Zvýšení zabezpečení účtu znemožňuje využít Gmail jako vlastní SMTP. Více na informacích Google.

V opačném případě budou emaily odesílané aplikaci zasílány prostřednictvím našeho SMTP serveru s Odesílatelem noreply@upominky.flexibee.eu - Vaši klienti ztrácí možnost reagovat odpovědí na tento email, nebude doručen. Dalším povinným nastavení je určení milníků. Tedy za kolik dní od data splatnosti dokladu se mají jednotlivé upomínky odeslat.


Aplikace dále umožňuje naplánovat automatické odesílání upomínek. Nejprve zvolte frekvenci odesílání denně, týdně či měsíčně, dále pak výběrem hodiny případně i dne určíte přesný okamžik odeslání upomínek adresátům.

Nyní si popíšeme jednotlivá pole nastavení, jejich hodnoty a které údaje jsou povinné:

Sumarizace na email (povinný údaj)

Emailová adresa pro zasílání sumarizace upomínek. Sumarizace nabízí přehled odeslaných upomínek dle typu dokladu a typu upomínky. Dále pak získáte soupis neodeslaných upomínek kvůli chybě.


Notifikace automatu na email

Emailová adresa, na kterou chcete zasílat notifikace o stavu odeslaných a neodeslaných upomínek. Adresa slouží pouze pro notifikace při běhu automatického odesílání.


Testovací email

Pokud tuto adresu vyplníte, aplikace poběží v testovacím režimu a veškeré upomínky se odešlou na tuto adresu. Klienti v tomto režimu nejsou upomínáni.


Dny po splatnosti

(povinný údaj)

Definujte pro jednotlivé typy upomínek, kolik dnů po splatnosti daného dokladu se mají jednotlivé upomínky odeslat.


Automatické odesílání

Aplikace umožňuje nastavit automatické odesílání upomínek. Definujete denní, týdenní či měsíční interval odesílání. V případě měsíčního intervalu berte v potaz rozdílnou délku měsíců (např. pokud nastavíte den odeslání 31., nedojde k odeslání v měsících s méně dny). Zároveň definujte čas během dne, kdy se mají upomínky odeslat. Aplikace pak automaticky zpracuje nesplacené doklady a odešle upomínky.

Vlastní SMTP

Odesílací email (povinný údaj)

Emailová adresa slouží jako Odesílatel, který se zobrazí příjemci upomínky.

Server (povinný údaj)

Adresa SMTP serveru, přes který budou odesílány e-maily aplikace.

Port (povinný údaj)

Číslo portu - obvykle 25, 2525 (nešifrované) a 465, 587 (šifrované spojení)

Typ šifrování

Zadejte pouze v případě šifrovaného spojení - povolené hodnoty jsou ssl, tls nebo prázdná hodnota.

Uživatel (povinný údaj)

Uživatelské jméno pro přístup na SMTP server.

Heslo (povinný údaj)

Heslo pro přístup na SMTP server.

Po vyplnění údajů klikněte na Uložit a další.

Nastavení 2: textace upomínek

Druhým krokem úvodního nastavení je definice textů odesílaných upomínek a výběr typů upomínek dle typu dokladu. Další možností je definovat rozdílné texty pro jednotlivé typy dokladů. Nadefinované texty budou zobrazeny v těle emailu, který obdrží příjemce upomínky společně s danými doklady po splatnosti. Obecné textace aplikace přebírá přímo ze šablon systému ABRA Flexi, které naleznete v menu Nástroje > Číselníky > Upomínky. Důležitým nastavením je období od data vystavení, které definuje faktury, které se mají uvažovat ke zpracování.

Období od data vystavení (povinný údaj)

Definujte počátek časového intervalu, který se má při výběru dokladů uvažovat. Doklady se starší datem vystavení než je zadáno, nebude aplikace zpracovávat.
Systém bere v úvahu pouze doklady s datem vystavení od zadaného data až do dnešního dne.

Textace upomínek

Možnost definovat obecné texty emailu k jednotlivým typům upomínek. Tyto obecné texty budou použity pro veškeré doklady, pokud nebudou specifikovány vlastní texty ke konktrétním typům dokladů. V rozbalovacím seznamu jsou k dispozici šablony nadefinované přímo v ABRA Flexi. Pomocí aplikace máte možnost šablony dále upravovat. Případné přidání nové šablony musíte provést přímo v ABRA Flexibee v menu Nástroje > Číselníky > Upomínky > Nový.. .


Po uložení editace upomínky v ABRA Flexi a znovunačtení této stránky se změna projeví i zde, stejně tak uložení textů zde bude propsáno do číselníku v ABRA Flexi
Další informací naleznete v dokumentaci ABRA Flexi zde . Email obsahuje Vámi definované texty naformátované dle náhledu včetně tabulky neuhrazených faktur s možností stáhnout PDF dokladu.

Definice upom. dle dokladů

Zaškrtnutím políčka upomínky u konkrétního typu dokladu, definujete, zda bude vybraná upomínka odesílána pro tento typ dokladu.V případě zaškrtnutí "Definovat texty a odesílané typy upomínek .." budou ignorovány obecné textace upomínek a nevybraná upomínka nebude odesílána. Dále máte možnost definovat vlastní text vybrané upomínky u konkrétního dokladu, v případě ponechání všech polí textace prázdných, bude použita odpovídající obecná šablona.


Pozor! Pokud nezaškrtnete žádné z políček upomínky u daného typu dokladu, nebude tento typ dokladu upomínán.

Po vyplnění údajů klikněte na Uložit. Nastavení je kompletní a dostaneme se na přehled dokladů k upomenutí.

V případě, že konfiguraci neodpovídá žádná z faktur, uživatel je informován:
"Pro zvolenou konfiguraci neexistují v zadaném období žádné faktury k upomenutí. Překontrolujte nastavení upomínek dle typů dokladů a případně nastavení dnů po splatnosti pro jednotlivé upomínky."

Po úspěšném načtení dat se zobrazí souhrn upomínek, více informací o ovládání a funkčnosti se dozvíte v druhé části návodu je použití aplikace upomínky.

Potřebujete poradit?
V případě dotazů k aplikaci nás kontaktujte na podporaflexi@abra.eu případně prostřednictvím chat okna v pravém dolním rohu.

Našli jste odpověď?