Na úvod je potřeba říci, že žádným modulem přímo pro zapůjčení zboží Flexi nedisponuje. Rovněž je zapotřebí říci, že návod nepopisuje účetní stránku věci, nýbrž možné řešení z technického pohledu v ABRA Flexi.

Kdy je pro mě návod vhodný?

Pokud Vaše podnikání spočívá v půjčování zboží. Může se jednat o jakékoliv služby zákazníkům, kteří si pronajímají Vaše vybavení. Může se jednat o služby zákazníkům, kdy Vaši zaměstnanci vyvážejí různé zboží či materiál na danou zakázku ze skladu a potřebujete tento vývoz evidovat.

Jde vždy zkrátka o proces, kdy skladové položky opustí Váš standardní sklad pro potřeby nějakého obchodu či zakázky, je však zároveň očekáváno, že se buďto všechny nebo alespoň část vrátí nazpět.

Jak celý proces zaevidovat ve Flexi?

Pojďme se rovnou podívat na možný postup, jak takový proces ve Flexi vůbec realizovat.

Budeme potřebovat následující:

  1. Fiktivní sklad zápůjček, kde bude zapůjčené zboží evidováno.

  2. Typy skladových dokladů, připravené pro co nejvíce automatizovaný průběh operace. Pro zapůjčení směrem ze skladu ven, i naopak pro návrat zboží zpět.

  3. Tvorbu převodky mezi standardním skladem a zapůjčeným zbožím. Ve chvíli, kdy zboží půjčuji, převod proběhne ze standardního skladu na sklad zápůjček. Ve chvíli kdy zboží vracím, probíhá převod ze skladu zápůjček na sklad standardní.

  4. Údaje, které jsou pro Vás při zapůjčení nezbytné. Může se jednat například o zakázku a zákazníka, příp. zodpovědnou osobu.

Fiktivní sklad zapůjčeného zboží

Podíváme se hned na první výše zmíněný bod. Zapůjčené zboží je stále naším majetkem. Je to stále položka, jejíž hodnotu bychom měli mít na příslušném účtu skladu či alespoň v celkové hodnotě skladu.

Z toho důvodu je zapotřebí vytvořit fiktivní sklad pro zapůjčené zboží. Přejdeme tedy do seznamu skladů ("Zboží - Seznam skladů") a založíme zde "sklad" zápůjček.

Jak bylo již popsáno výše, mezi skladem zapůjčeného zboží a standardním skladem budou vznikat převodky. Detaily si však ukážeme níže v návodu.

Typy skladových dokladů

Pro ulehčení práce stojí nové typy dokladů pro tyto operace bezpochyby za vytvoření. Pokud bychom tak neučinili, budeme muset celou řadu údajů vyplňovat vždy zvlášť na úrovni jednotlivých převodek.

Přejdeme tedy do evidence typů skladových dokladů. Ta se nachází v modulu "Zboží - Typy skladových dokladů". Zde založíme dva typy pohybů pro výše zmíněné převodky v souvislosti se zapůjčením zbožím.

Potřebujeme pokrýt dvě operace:

  1. Zapůjčení zboží - Tvorba převodky ze standardního skladu na zapůjčené zboží.

  2. Vrácení zboží - Tvorba převodky ze zapůjčeného zboží na standardní sklad.

Pro obě operace můžeme použít stejný typ dokladu. V obou případech jde v podstatě pouze o převod zboží. Zbylé údaje, ať už se jedná o zakázku, zodpovědnou osobu, či např. různé textové informace, jejich doplnění je řešeno na úrovni konkrétní převodky.

Poznámka:

Není samozřejmě problém, vytvořit typy dokladů pro obě operace. Tedy separátní typ dokladu pro výdej zboží k zapůjčení a jeho příjem na "sklad" zapůjčeného zboží. A zároveň separátní typ dokladu pro návrat zapůjčeného zboží, tedy výdej ze "skladu" zápůjček a příjem na sklad standardní. Dohromady by tedy existovaly 4 typy dokladů.

Vytvoříme zde tedy nejprve typ dokladu s názvem například "Výdej zapůjčeného zboží" a kódem "ZÁPŮJČKY-VÝDEJ". Ten bude sloužit vždy pro vydání zboží ze skladu - jak ze standardního skladu, tak zapůjčeného zboží. U převodky je vždy výdej ze skladu první krok, co je potřeba vykonat.

Stěžejními informacemi je "Typ pohybu" a "Typ pohybu + upřesnění" (v něm vyplníme možnost "Výdej pro převodku", díky které Flexi pozná, že se právě o převodku jedná). Lze případně nadefinovat i pole "Sklad", které slouží pro určení výchozího skladu, ze kterého má proběhnout výdej. Pokud se však jedná o typ dokladu obecného použití, jeho vyplnění může být kontraproduktivní.

Dále vytvoříme příjmovou část převodky, tedy typ skladového pohybu například s názvem "Příjem zapůjčeného zboží" a kódem "ZÁPŮJČKY-PŘÍJEM". Zde je stěžejní informaci pouze typu pohybu ("Příjem").

Vrátíme se však ještě na skok do typu skladového dokladu "ZÁPŮJČKY-VÝDEJ" a doplníme do něj tzv. "Typ dokladu převodky". Ten má za úkol automaticky určit, jaký typ skladového dokladu bude použit pro dokončení převodky.

Pokud bychom zde typ dokladu pro převodku nedoplnily, při každé tvorbě převodky by se nás Flexi dotazovalo, jakým typem chceme vytvořit příjem na cílový sklad.

Převod na sklad zápůjček a zpět

Přejdeme k ukázce konkrétního převodu. Ukážeme si příklad, kdy jako společnost poskytujeme zákazníkovi službu zapůjčení stálého vybavení, které by mělo být po dokončení zakázky vráceno nazpět a zároveň i spotřební materiál, který může být celý nebo částečně spotřebován v průběhu zakázky.

Otevřeme si tedy agendu "Příjemky/výdejky" dostupnou v modulu "Zboží" a založíme zde nový záznam s typem dokladu "ZÁPŮJČKY-VÝDEJ". Tím dojde k doplnění údajů vyplněných v typu dokladu.

Do pole "Sklad" vyplníme sklad, ze kterého chceme zboží vydat. Do pole "Sklad cíl" vyplníme sklad, na které má být zboží po dokončení převodky převedeno. Zároveň do sekce s firmou doplníme odběratele, který si dané položky zapůjčil.

Nezbývá nic jiného, než vyplnit zapůjčené položky. Učiníme tak ve spodní části formuláře pomocí tlačítka "Přidat".

Pokud by měl doklad obsahovat další údaje - například zakázku, pod kterou lze evidovat celý obchodní případ zápůjčky a zpracovávat nad ní různé vyhodnocení či analýzy, různé další textové informace či štítky pro kategorizace dané zápůjčky, místa určení daného odběratele či osobu zodpovědnou za danou zápůjčku, veškeré tyto údaje je ve výdejce rovněž možné vyplnit.

Ve chvíli, kdy je vše potřebné vyplněno, můžeme přejít k uložení výdejky. Během prvního uložení se nás Flexi dotáže, zdali chceme převodku rovnou dokončit příjmem na cílový sklad.

Pokud bychom tak neučinili, můžeme tak učinit i následně prostřednictvím služeb nad danou výdejkou. V našem případě však tvorbu potvrdíme rovnou.

Výsledkem je příjem na sklad zápůjček obsahující stejné položky. Doplňující údaje jako zakázka apod. se přenášejí z výdeje pro převod do příjemky na cílový sklad.

Po uložení příjemky na cílový sklad můžeme sledovat aktualizovanou skladovou zásobu daných položek na skladě zápůjček. Pro sledování se můžeme přepnout do skladových karet, které nalezneme v modulu "Zboží".

Díky filtraci na konkrétní sklad v hlavičce skladových karet jsme schopni sledovat, kolik kterého zboží je právě zapůjčeno. Přehled je zde vždy celkový za veškeré zapůjčující doklady.

No a jak zapůjčené zboží vrátit zpět? Stejným způsobem, pouze se záměnou skladu, ze kterého bude vydáno a skladu cílového.

Po dokončení takovéto převodky bude zboží navráceno na standardní sklad. Stav zapůjčeného zboží bude tedy snížen.

Existují různé způsoby, jak sledovat přesné údaje jako:

  1. Rozdíl mezi zbožím či materiálem vydaným pro zápůjčku a zbožím či materiálem, který byl navrácen zpět. Pomocí uživatelských dotazů jsme schopni dodat individuální výstup, který za pomoci odběratele v adresáři, zakázky či jiného specifického údaje, dokáže potřebná data zobrazit.

  2. Mají-li Vaši odběratelé více míst určení, lze vytvořit výstup (opět uživatelský dotaz), který by například zobrazil, kde se zapůjčené zboží právě nachází. Vstupními daty by byly místa určení v převodce ze standardního skladu na sklad zápůjček.

  3. Je-li k dané zápůjčce vždy přiřazena zodpovědná osoba, lze například vytvořit výstup, který by sledoval, kdo z Vašich zaměstnanců dosud nevrátil veškeré zboží pro danou zakázku.

  4. Dále lze vytvořit různé uživatelské reporty (vlastní tiskové sestavy), které by byly k tisku nad danými výdejkami či příjemkami pro zapůjčení. Mohou sloužit jako potvrzení počtu položek, který daný odběratel či zodpovědná osoba obdržela.

Lze zkrátka zpracovat prakticky neomezený počet vlastních výstupů, které Vám při realizaci výše popsaného procesu budou nápomocny.

V případě potřeby se neváhejte obrátit na naši linku podpory či prostřednictvím online chatu v pravém spodním rohu zde v článku.


Technická podpora: +420 371 124 321, podporaflexi@abra.eu
Báze znalostí | Doplňky | Webináře | Ceník | Status ABRA Flexi

Našli jste odpověď?