Desde Vivook puedes dar de alta las amenidades o instalaciones del condominio, definir sus reglas de uso, restricciones, horarios y si generan un cargo automático al hacer una reservación.
Da clic en el siguiente botón para ir directo a las Amenidades.
Mantén la sesión de tu condominio activa.
Paso 1. Ve al panel del administrador → Directorios → Amenidades o bien desde el Panel de comunicación → Blog de Reserva de Instalaciones → Crear instalación.
Paso 2. Selecciona "Agregar instalación" y captura la información básica:
Nombre de la amenidad
Costo por reservación (si aplica)
Cupo máximo de personas
Descripción y reglamento de uso (si no tienes nada puedes colocarle una "x" pero no puede quedar el espacio vacio)
Imagen de portada (opcional, formato JPG, máximo 8 MB)
Paso 3. Si deseas cobrar automáticamente al residente al hacer una reservación, activa "Cargo automático" y configura:
Fecha de creación del adeudo (día que se solicita la reserva o día de la reserva)
Fecha de vencimiento
Monto (se jala automáticamente del costo ingresado)
Fondo y clasificación presupuestal (se recomienda crear un concepto específico como "Uso de amenidad")
Paso 4. Activa la opción "Impedir que morosos reserven" si deseas bloquear reservaciones a residentes con adeudos. Puedes configurar el número de días de retraso en pago desde el reporte de morosos.
Paso 5. Guarda los cambios y selecciona "Editar" para continuar con la configuración avanzada en las siguientes pestañas:
Restricciones: define límites de reservaciones simultáneas, por apartamento, por usuario, tiempo mínimo de anticipación, rango de tiempo a futuro y días límite para cancelar.
Horario de servicio: establece los días y horas disponibles, incluyendo horario de descanso y días especiales.
Notificaciones: selecciona qué administradores recibirán notificaciones de nuevas reservaciones.
Paso 6. En la pestaña de Restricciones elige el tipo de horario:
Horario cerrado → el sistema genera bloques de tiempo fijos para que el residente elija.
Horario abierto → el residente elige libremente la hora de inicio y fin dentro del horario disponible.
⚠️ Solo activa una de las dos opciones, no ambas a la vez.
Paso 6. En la ultima pantalla de la configuración puedes seleccionar a que administrador le llegaran los correos cuando un residente solicite una reserva, de esa forma no a todos los administradores les llegaran los correos
Paso 8. Guarda todos los cambios. La amenidad ya estará disponible para que los residentes hagan reservaciones desde la web o la app.
¿Deseas verlo?
Crear y configurar amenidades → Crear una amenidad, configurarla y reservarla
Notas importantes
Si eliminas una reservación como administrador, el adeudo generado automáticamente también se eliminará del estado de cuenta del residente.
Para imprimir o exportar el listado de reservaciones de una amenidad, ve a la pantalla de la amenidad y selecciona "Imprimir reservas". Puedes filtrar por rango de fechas.
Los residentes deben tener activado el permiso de "Reservaciones" en su perfil para poder hacer uso de esta función. Lo puedes verificar en Directorios → Editar vivienda → Extra → Permisos.
Si el administrador cancela una reservación, el sistema solicita indicar el motivo de cancelación antes de confirmar.
Existen varios tipos de restricciones por lo que debes adaptarlas según el reglamento interno del condominio para las amenidades.