Vivook permite cargar adeudos de forma masiva para todas las viviendas del condominio desde una plantilla de Excel, ideal para registrar cuotas cuando el condominio es de mas de 50 unidades, o cuotas de varios meses, saldos iniciales o adeudos especiales sin tener que capturarlos uno por uno.
Paso 1. Ve al panel del administrador → lado izquierdo color verde → Cuotas y Adeudos → Generar Cuotas y Adeudos.
Paso 2. Selecciona "Generar adeudos desde plantilla de Excel" y descarga la plantilla.
Paso 3. Abre la plantilla descargada y llena las columnas para cada vivienda:
Torre / Sección (opcional)
Apartamento (obligatorio — debe coincidir exactamente con el nombre en el directorio)
Concepto (ej: Cuota de mantenimiento junio 2025)
Importe (no colocar negativos)
Descuento por pago anticipado (porcentaje o monto, opcional)
Días de descuento (opcional)
Fecha del adeudo (formato: DD/MM/AAAA)
Fecha de vencimiento (formato: DD/MM/AAAA)
Fondo (ordinario o extraordinario)
Clasificación presupuestal (debe coincidir con las que tienes registradas en el presupuesto)
Recurrencia (0 = sin recurrencia, 1 = mensual)
Días antes para generar (0 = misma fecha, o de 1 a 5 días antes)
Paso 4. Si tienes varias cuotas para una misma vivienda, copia toda la fila y cambia los datos de cada mes en cada fila adicional.
Paso 5. Verifica que el número de apartamento tenga el mismo formato y cantidad de dígitos que en tu directorio (ej: si el directorio usa "001", no uses "1"). Ajusta el formato de celda con ceros a la izquierda si es necesario.
Paso 6. Guarda el archivo y regresa a la plataforma. En el Paso 2 sube el archivo y selecciona "Generar adeudos". El sistema mostrará en letras verdes los adeudos generados exitosamente.
Notas importantes
No captures importes en negativo ni fechas que no existan en el calendario. El sistema los marcará en color rojo o naranja como error y no los procesará.
Si vas a activar recurrencia, no incluyas fechas en el concepto (ej: pon "Cuota de mantenimiento", no "Cuota de mantenimiento junio 2025") ya que el sistema las agregará automáticamente cada mes.
La recurrencia solo se puede activar para el mes corriente en adelante, no para meses anteriores.
Esta misma plantilla sirve para cargar saldos iniciales al comenzar a operar en Vivook. En ese caso se recomienda desglosar el saldo por concepto en lugar de usar un monto global.
Una vez cargados los adeudos puedes imprimirlos o enviar los avisos de cobro masivamente desde Cuotas y Adeudos → Control de Cobranza.
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Capturar adeudos desde Excel → ¿Cómo capturar adeudos desde Excel?