El módulo de facturación de Vivook permite generar y timbrar CFDI directamente desde la plataforma. No tiene costo adicional, excepto la compra de timbres fiscales y debe ser activado por el equipo de Vivook antes de poder configurarlo.
Antes de comenzar
Paso 1. Contacta a tu ejecutivo de cuenta o escribe a ventas@vivook.com para solicitar la activación del módulo. Deberás enviar tus archivos .cer y .key en formato CSD (Certificado de Sello Digital) junto con la contraseña del certificado.
o puedes envíar estos documentos directo desde la plataforma
Paso 2. Una vez activado el módulo, inicia la configuración desde el panel del administrador → lado derecho color naranja → Módulos Adicionales → Vivook Invoice.
Relacionar conceptos presupuestales con el catálogo del SAT
Paso 3. Dentro de Vivook Invoice verás el listado de todos los conceptos presupuestales que tienes registrados en tu presupuesto. Para cada uno debes capturar la clave del producto o servicio del catálogo del SAT que le corresponde.
La mayoría de los condominios utilizan la clave de "Administración de propiedades". Sin embargo se recomienda hacerlo con el apoyo de tu contador, ya que la clave puede variar según el tipo de servicio que se factura.
Paso 4. Una vez capturadas todas las claves selecciona "Guardar".
Activar y verificar el RFC
Paso 5. En la siguiente pantalla verás el RFC del condominio ya registrado por el equipo de Vivook. Verifica que los datos sean correctos: tipo de impuesto, nombre, domicilio fiscal y régimen.
Si necesitas registrar un RFC adicional o hacer alguna corrección, comunícate con el equipo de soporte a través del chat o escribe a ventas@vivook.com.
Registrar al cliente "Público en general"
Paso 6. Ve a Catálogo de Clientes → Nuevo Cliente y registra al cliente de público en general con los siguientes datos:
RFC:
XAXX010101000(RFC genérico para clientes nacionales)Nombre:
Público en General(respeta mayúsculas y acento)Domicilio fiscal: puedes dejarlo en blanco a excepción del código postal, que debe ser el del condominio
Régimen fiscal: Sin obligaciones fiscales
Uso del CFDI: Sin obligaciones fiscales (de acuerdo a la versión 4.0 del CFDI, actualización de abril 2023)
Referencia y observaciones: pueden quedar en blanco
⚠️ Al terminar de capturar cada campo no dejes espacios al final. Los espacios extra pueden generar errores al timbrar facturas.
Paso 7. Selecciona "Agregar" para guardar. Este cliente solo se registra una vez y no se asocia a ninguna vivienda. Todos los residentes sin RFC registrado serán facturados automáticamente como Público en General.
Registrar clientes con RFC individual
Paso 8. Para registrar a los residentes que sí tienen RFC ve a Catálogo de Clientes y elige una de estas opciones:
Registro individual → selecciona "Nuevo cliente" y captura los datos tal como aparecen en la constancia de situación fiscal: RFC, nombre, domicilio fiscal, código postal, régimen fiscal y uso del CFDI.
Carga masiva desde Excel → selecciona "Descargar plantilla". El archivo incluirá todas las viviendas del directorio. Solo llena las columnas de RFC, nombre, régimen fiscal, uso del CFDI y domicilio.
Si tienes dudas sobre el régimen fiscal o uso del CFDI de cada residente, selecciona "Descargar claves" para ver el catálogo completo del SAT con claves y descripciones.
Paso 9. Una vez completada la plantilla impórtala desde "Importar archivo" y confirma.
¿Deseas verlo?
Configurar módulo de facturación → Cómo Configurar El Módulo De Facturación
Notas importantes
La información de cada cliente debe capturarse exactamente como aparece en su constancia de situación fiscal, respetando mayúsculas, minúsculas, acentos y espacios. Un dato incorrecto puede generar errores al timbrar.
El módulo de facturación tiene un costo por timbres. Puedes consultar cuántos timbres tienes disponibles y su costo desde la pantalla principal de Vivook Invoice en la opción "Solicitar timbres".
Si necesitas agregar un RFC adicional al condominio (por ejemplo si administras condominios con diferentes razones sociales), comunícate con el equipo de soporte para registrarlo correctamente.