Um Ihre Dokumente mit verschiedenen Aktionen in Previsoft zu verknüpfen, müssen Sie zunächst Ihre Dokumentation-Datenbank einlesen. Das Einlesen funktioniert wie folgt:
Klicken Sie im Hauptmenü auf "Stammdaten", dann auf "Dokumentation" und erneut auf "Dokumentation ". Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen".
Sie befinden sich nun im Erstellungsformular Ihres Dokuments.
Beachten Sie, dass Sie ein Dokument mit zwei Arten von Entitäten verknüpfen können:
- Wenn Sie es mit der Entität "Ressourcen" verknüpfen, kann dieses Dokument in allen verschiedenen Datensätzen verwendet werden, die Sie in Previsoft erstellen/bearbeiten werden. Dies ist in der Regel der Fall bei Dokumenten wie Fotos Ihrer Mitarbeiter, Piktogrammen und Logos, die Sie bei der Bearbeitung von Stellenbeschreibungen verwenden möchten, etc.
- Wenn Sie es mit einer bestimmten Entität oder Abteilung verknüpfen, wird das Dokument für diese Entität oder Abteilung spezifisch sein. Dies ist in der Regel der Fall bei Verwaltungsdokumenten, Grundrisse oder Fotos, die sich auf einen bestimmten Arbeitsplatz beziehen.
Nachdem Sie die Abschnitte mit den Informationen ausgefüllt haben, speichern Sie, geben Sie Ihrem Dokument eine Versionsnummer, indem Sie auf "Version hinzufügen" klicken. Dann suchen Sie nach der Datei, die Sie hinzufügen möchten, indem Sie auf das Feld klicken, das Sie zum Hochladen einer Datei einlädt (hier Foto von Jean Dupont). Fügen Sie diesem Formular auf Wunsch einen Autor hinzu und speichern Sie es.
Speichern Sie schließlich noch einmal, damit das Dokument vollständig in Ihrer Dokumentations-Datenbank gespeichert und für die Bearbeitung oder Verwendung für jede Aktion, die Sie in Previsoft durchführen, zugänglich ist.