Nachdem Sie Ihre externen Tätigkeiten angelegt haben (siehe Tutorial "Wie erstelle ich eine externe Tätigkeit?"), haben Sie die Möglichkeit, sie durch die folgenden Schritte zu vervollständigen und zu bearbeiten:
Gehen Sie zum "Hauptmenü" und wählen Sie dann das Modul "Arbeitsschutz". Klicken Sie dann auf "Externe Tätigkeitsmeldungen".
VORSICHT, für eine externe Tätigkeitsmeldung, stellen Sie sicher, dass sie an das Unternehmen Ihrer Wahl angehängt ist.
Klicken Sie dazu einfach auf die ausgewählte Entität im Entitätsbaum auf der linken Seite Ihres Bildschirms.
Der vertikale grüne Balken auf dem Objekt zeigt an, dass es ausgewählt wurde.
Sie gelangen dann auf das Erstellungsformular der gewählten Entität. Die Punkte 1 bis 3 wurden zuvor ausgefüllt, als Sie Ihre neue externe Tätigkeit angelegt haben.
In Punkt 4 haben Sie die Möglichkeit, diese externe Tätigkeit mit einer anderen externen Tätigkeit zu verknüpfen ("Assoziierte Tätigkeit").
Wählen Sie aus der vorgeschlagenen Liste (grünes Kästchen "Hinzufügen") den entsprechenden Maßnhamenplan aus, speichern Sie, und diese beiden Maßnahmen sind nun miteinander verknüpft.
Bis hier erstmal richtig – ab hier nicht kontrollierbar
Sobald Sie Ihre Rede mit einer anderen verbunden haben (wenn es für Sie natürlich notwendig ist), werden Sie Referenten hinzuziehen. Klicken Sie auf "Hinzufügen", dann haben Sie die Wahl zwischen "Externer Lautsprecher" und "Interner Lautsprecher".
Wenn Sie "Externer Sprecher" wählen, müssen Sie im Voraus die externe Firma Ihrer Wahl auswählen (die Sie zuvor in der Liste der externen Unternehmen in der Ressourcenliste > siehe Tutorial Externe Unternehmen registriert haben). Dann wählen Sie die Kontakte zu diesem externen Unternehmen aus, das mit unserer Intervention in Kontakt treten wird. Sie können dann die Art ihrer Intervention (Technik, Management, Unterschrift, etc.) festlegen.
Nachdem Sie den Abschnitt "Intervener" abgeschlossen haben, müssen Sie die verschiedenen Phasen Ihrer Intervention beschreiben.
Dieser Teil ist wichtig, um genau auszufüllen, weil Sie auf der Grundlage dieser Informationen in der Lage sein werden, Ihre Koaktivität zu steuern.
Um eine erste Phase auszufüllen, klicken Sie unten links auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Sie haben dann die Möglichkeit, zunächst festzulegen, ob es sich um eine interne Phase, d.h. von einem oder mehreren Ihrer Mitarbeiter durchgeführt, oder um eine externe Phase, die von einem oder mehreren Teilnehmern der Fremdfirma durchgeführt wird.
Sobald Sie sich für die Art der Intervention entschieden haben, müssen Sie die Anzahl der an dieser Phase beteiligten Akteure sowie deren Beschreibung angeben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern", um diese erste Phase zu speichern.
Dieser Vorgang muss so oft wiederholt werden, wie Sie Phasen in Ihrem Eingriff haben.
Sobald alle Phasen Ihrer Intervention abgeschlossen sind, können Sie eine oder mehrere Ausrüstungen (Abschnitt Nr. 7) zuordnen: dies kann das von der Intervention betroffene Organ, die Maschinen und Werkzeuge sein, die notwendig sind. Diese Liste gehört dir, du kannst sie frei ausfüllen, wie du es für richtig hältst.
Klicken Sie dazu unten links auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste die gewünschte Ausrüstung aus; falls diese nicht in dieser Dropdown-Liste enthalten ist, haben Sie die Möglichkeit, eine Ausrüstung hinzuzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" rechts neben der Dropdown-Liste klicken. Um die Wahl der Ausrüstung zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" unten rechts im Fenster.
Sie können Ihrer Dropdown-Liste und Ihrer Intervention so viele Geräte hinzufügen, wie Sie benötigen.
Sie haben dann die Möglichkeit, die Organisation der Intervention zusammenzufassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Hinzufügen" unten rechts im Fenster, Sie haben dann die Möglichkeit, den Namen und die Details der Organisation in ein Freifeld einzugeben. Immer auf dem gleichen Weg, auf die Schaltfläche "Speichern" unten links, um diesen Abschnitt zu speichern.
Das folgende Fenster ermöglicht es Ihnen, Ihrer Intervention Checklisten zuzuordnen (die Sie zuvor im Menü "Checkliste" der Ressourcenliste erstellt haben > Siehe Tutorial "So erstellen Sie eine Checkliste").
Klicken Sie dazu unten rechts auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und wählen Sie die gewünschte Checkliste aus dem Dropdown-Menü.
Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "Speichern". Sie können dann eine oder mehrere zusätzliche Checklisten auf derselben Vorlage hinzufügen.
Das folgende Fenster ermöglicht es Ihnen, die Risikoanalyse Ihrer Intervention durchzuführen. Klicken Sie dazu unten rechts auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Wählen Sie ein Risiko aus der Dropdown-Liste aus. Das mit dem Risiko verbundene Piktogramm erscheint dann ebenso wie die Liste der zugehörigen Schutzmaßnahmen. Wählen Sie dann aus der Liste die Mittel zur Prävention aus, die Sie einsetzen möchten.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine bestimmte Präventionsmaßnahme zu schreiben. Anschließend müssen Sie die Verantwortlichen für die Umsetzung dieser Präventionsmittel definieren: Sie selbst und/oder ein oder mehrere externe Unternehmen, die an dem gewählten Risiko beteiligt sind. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern", und Sie können mit dem nächsten Risiko fortfahren. Wenn Sie die Analyse eines Risikos ändern möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Bearbeiten" (3 vertikale Punkte) rechts am Ende der betreffenden Zeile.
Sobald Ihre Risikoanalyse durchgeführt wurde, können Sie festlegen, wer im Falle einer Warnung, eines Vorfalls oder eines Unfalls verhindert werden soll.
Klicken Sie dazu unten rechts auf die Schaltfläche "Hinzufügen", Sie haben dann Zugriff auf die Mitarbeiterliste; wählen Sie die betreffende Person aus: Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden angezeigt. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern", um die Informationen zu speichern.
Das folgende Fenster (Nr. 12) entspricht den bei einem Unfall zu ergreifenden Maßnahmen. Alles, was Sie tun müssen, ist, nach der/den entsprechenden Checkliste(n) zu suchen, die Sie zuvor erstellt haben. Wenn Sie die Checklisten bei der Erstellung automatisch Aufgaben zugeordnet haben, werden sie automatisch angezeigt.
Wir sind am Ende der Erstellung unserer Intervention. Im nächsten Fenster müssen Sie festlegen, wer die Unterzeichner sein sollen.
Klicken Sie dazu unten links auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und Sie werden zum Formular weitergeleitet. Sie können dann die internen Unterzeichner aus der Dropdown-Liste und die externen Unterzeichner definieren, indem Sie den Namen der externen Firma, den Namen des Kontakts, ihre Funktion und die Art des für sie relevanten Visums auswählen, z.B. wenn die Unterschrift eine Validierung, eine Bestätigung des Bekannten, eine Bestätigung der Verbreitung,.... Das Visafeld ist von Ihnen vollständig konfigurierbar. Dazu müssen Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" auf der rechten Seite klicken und die Art des Visums hinzufügen, die Sie sehen möchten.
Speichern Sie diese Informationen dann, indem Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Speichern" klicken.
Schließlich haben Sie die Möglichkeit, die Art der Dokumente festzulegen, die Sie mit Ihrer Intervention verknüpfen möchten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche unten links. Dann bestimmen Sie die Art des Dokuments und geben Sie seinen Namen an. Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Speichern", um Ihre Daten zu speichern.
Im folgenden Fenster können Sie dann das PDF Ihres Dokuments hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche "Datei auswählen" klicken. Sie gelangen dann auf das Fenster, in dem Sie auf Ihrem Computer das betreffende Dokument auswählen können, indem Sie auf die Büroklammer "Drag / Drop your files" klicken. Sobald das Dokument importiert wurde, müssen Sie ihm vor dem Speichern einen Namen geben.
Die Erklärung Ihrer Intervention ist damit abgeschlossen; um sie zu speichern, müssen Sie auf die Schaltfläche "Speichern" klicken, die sich auf dem schwarzen Banner rechts befindet.
Sobald Sie Ihre Interventionsdeklaration gespeichert haben, kehren Sie automatisch zur globalen Liste Ihrer Interventionen zurück, mit dem detaillierten Blatt derjenigen, die Sie gerade erklärt haben.
Um dieses Interventionsdokument zu exportieren und auszudrucken, klicken Sie auf die blaue kontextuelle Schaltfläche oben rechts (3 Punkte) und wählen Sie Ihre Aktion: Die Vorschau ermöglicht es Ihnen, den Inhalt des Dokuments vor dem Drucken zu sehen, und ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf die digitale Signaturfunktion.
Um diese digitale Signaturfunktion zu nutzen, klicken Sie auf "Vorschau des Eingriffs" und im Menü links auf Ihrem Bildschirm auf "Signatur"; Sie gelangen dann direkt zum Signaturfenster. Zum Signieren klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Signieren". Jeder Teilnehmer hat dann die Möglichkeit, das Pad digital mit der Computermaus oder auf einem Tablett mit dem Finger zu signieren. Nach der Unterzeichnung klicken Sie auf Speichern. Sie können diese Signatur jederzeit löschen, indem Sie auf die Schaltfläche "Löschen" klicken.
Zurück auf dem Detailblatt Ihrer Intervention können Sie dann im PDF-Format exportieren und Ihr Dokument ausdrucken, indem Sie erneut auf den Kontext-Button oben rechts klicken und die Option PDF exportieren wählen.