Vi går gjennom funksjonen godkjenningsflyt i Vic.ai steg for steg. Dette er en funksjon for å sette opp og bygge autonom godkjenningsflyt i Vic.ai som vil spare deg for mye manuell behandling av fakturaer. Du finner dette menyvalget under Admin | Leverandørgjeld| Godkjenningsflyt.
Visste du at? Autonom godkjenningsflyt betyr at godkjenningsflyten blir selvstyrende og automatisk setter rett godkjenner til rett faktura ut fra regler og dimensjonskrav du velger selv.
Hvordan fungerer Godkjenningsflyt
Godkjenningsflyt er bygd opp på en slik måte at du kan sette opp en autonom godkjenningsflyt for dine fakturaer. Reglene (også kalt triggere) styrer hvilken godkjenningsflyt som fanger opp hvilken faktura. På en godkjenningsflyt kan du velge å aktivere regel på totalsum, leverandør, kostnadskonto og avdeling. Dette velges i nedtrekksmenyen.
PO Numbers og Vendor tags er foreløpig ikke i bruk på plattformen våres.
På hver flyt kan du deretter velge godkjennere på ett eller flere godkjenningssteg.
Du har altså godkjenningsflyt på venstre side, og godkjenningsstegene på høyre side.
I godkjenningssteg legger du inn de brukerne/godkjennerne som skal inngå i din godkjenningsflyt, og om en av de godkjenner skal godkjenne, eller om alle skal godkjenne et steg.
Du kan også velge at den skal gå videre til neste godkjenner under "Legg til steg".
Rekkefølgen på godkjenningsflytene er prioritert ovenfra og ned i listen.
Det betyr at fakturaer matches mot godkjenningsflyten som ligger øverst i din liste og fortsetter nedover til verdiene på fakturaen matcher en av dine godkjenningsflyter.
Du kan enkelt endre prioriteringsrekkefølgen på en godkjenningsflyt ved å ta tak i de tre prikkene helt til venstre på godkjenningsflyten og flytte den i rekkefølgen du ønsker (drag and drop).
Eksempel 1 - Flyt 1
I eksempelet under har jeg valgt at alle fakturaer der kontoen er større eller lik 4000 og mindre eller lik 4990 skal stoppe opp og gå til godkjenningssteg som jeg har satt opp på høyre side.
Her har jeg valgt at fakturaen alltid skal godkjennes av Maren og at den deretter skal godkjennes av Jarle hvis totalsummen er over 250 000 kr.
Eksempel 2 - Flyt 2
Denne flyten er kalt flyt 2, og ligger under flyt 1 i listen over godkjenningsflyter. I dette eksempelet har jeg valgt at fakturaer med totalsum større enn 30 000 kr skal stoppe og gå til godkjenningssteg satt opp på høyre side.
I godkjenningssteg på høyre side ser vi at Jarle eller Maren kan godkjenne disse fakturaene, og det er kun det ene steget som skal til for at fakturaen skal bli godkjent.
Med denne godkjenningsflyten satt opp betyr det at:
Alle fakturaer med konto 4000-4990 kommer til å følge Flyt 1 og gå til Maren først og deretter videre til Jarle om beløpet er over 250 000kr.
Om fakturaen ikke har konto 4000-4990 men er over 30.000kr kommer den til å følge Flyt 2 og gå til Jarle og Maren, men det holder at en av disse godkjenner.
Eksempel 3 - Flyt 3
I dette eksemplet har vi laget en flyt med multiselect (flervalgsmeny). Funksjonen fungerer slik at flyten blir trigget hvis en av de valgte kostnadskontoene er tilstedet på en faktura.
Hvis du ønsker å sette opp en flyt som skal inneholde for eksempel flere kostnadskontoer eller leverandører så må flyten settes opp med multiselect/flervalg som i eksempel 3. Flyten vil ikke bli trigget hvis man legger opp en linje per leverandør som flyten skal inneholde slik som i skjermbildet under.
Eksempel 4 - Flyt 4
Denne flyten er et eksempel på bruk av funksjonen Ranges/områder (intervall). Ved å bruke denne funksjonen kan du taste inn ønsket intervall for kostnadskontoer. Flyten vil bli trigget hvis en faktura har kostnadskonto innenfor det intervallet.
Ranges er kun mulig for kostnadskonto.
Eksempel 5 - Flyt 5
I denne flyten ønsker vi at fakturaer fra en leverandør alltid skal avvises automatisk i godkjenningsflyt. Det kan for eksempel være fordi vi alltid ønsker å dobbeltsjekke kontering før bokføring.
Lag en flyt som sier leverandør = «leverandørnavn», også Steg 1 «autosvar» = «auto reject».
Vi anbefaler å legge denne flyten på toppen, så trigges denne først.
Det er alltid lurt å sette opp en default/"fang opp" flyt til slutt som som fanger opp alle fakturaer som ikke matcher en godkjenningsflyt med høyere prioritet. Denne flyten skal ikke ha noen betingelser/triggere hverken i flyten eller stegene, og ligger alltid nederst.
Sende en faktura til godkjenning via Godkjenningsflyt
Når du har godkjenningsflyt satt opp er det på tide å komme i gang.
I fakturafanen åpner du oversikten for godkjenningsflyt på venstre side ved å trykke på den oransje pilen eller hurtigtast Shift + d
I gifen under ser du at godkjenningssteg blir tildelt fakturaen når det blir lagt inn Kostnadskonto 1000 på fakturaen
Når du er klar til det kan du trykke på Start prosess for å sende fakturaen ut på godkjenning
Du kan også markere en eller flere fakturaer ved å huke av den lille firkanten til venstre i fakturalinjen, eller bruke hurtigtast Space og piltaster, og deretter hurtigtast Alt + a eller klikke på Godkjenning --> Tildel godkjenning.
Når en flyt er aktiv på en faktura, kan du se navnet på flyten som har blitt trigget i oversikten over stegene i godkjenningsflyten.
For at det skal komme tydelig frem hvilke flyt som har blitt trigget, så anbefaler vi at alle godkjenningsflyter har et navn. Hvis en flyt ikke har et navn, vil det stå "Oppdatert til: Navnløs flyt".
Automatisk godkjenningsflyt
Ved å huke av Start approval automatically vil godkjenningsflyten bli initiert automatisk.
Du trenger da ikke å starte godkjenningsprosessen manuelt i arbeidslisten, som gjøres ved å trykke på den oransje pilen som åpner panelet på venstre side, for så å trykke Godkjenning og Start Prosess.
Merk: Oversikten over godkjenningsflyt i faktura-fanen er kun aktiv når faktura-feltet Godkjenning (approval på engelsk) er lagt til i menyvalget Admin | Konfigurasjon.
Hvis dette feltet ikke er lagt inn vil du bli møtt av følgende melding hvis man åpner oversikten ved å trykke på den oransje pilen øverst til venstre:
