Les flux d'évaluation servent de modèles réutilisables pour les évaluations de performance dans votre entreprise.

Au lieu de reconstruire votre processus à partir de zéro à chaque cycle, vous pouvez configurer un flux de travail, comme pour les évaluations annuelles des performances, une seule fois et le réutiliser ensuite pour vos futures campagnes.

Cet article explique comment construire un flux d'évaluation, configurer les différentes étapes, gérer les règles de visibilité et organiser votre bibliothèque de flux de travail.

💡 Vous utilisez encore notre ancien système d'évaluation ? Consultez nos anciens guides d'évaluation pour obtenir de l'aide sur les entretiens individuels et les évaluations à 360 degrés.

Différence entre flux de travail et campagne

Pour tirer le meilleur parti du module Performance, il est utile de comprendre comment l’interaction entre les flux de travail et les campagnes :

Flux de travail : la recette structurelle ou le modèle de votre processus d'évaluation. Il définit les étapes incluses, qui participe, quels questionnaires sont remplis et qui dispose des autorisations de visibilité.
Campagne: l'exécution réelle de ce modèle. Lorsque vous lancez une campagne, vous appliquez un flux de travail existant à un calendrier précis et à un groupe d'employés choisi.

Vous créez les flux de travail une fois et les réutilisez à volonté. Vous lancez des campagnes chaque fois que votre calendrier d’évaluation active le nécessite.

Créer votre flux de travail

Les flux de travail sont construits et stockés dans l'onglet Performance.

Accéder à l'outil de création de flux de travail

Accédez à Performance > Flux de travail dans le menu de navigation de gauche.
Cliquez sur le bouton Nouveau flux de travail.

L'outil de création de flux de travail affiche plusieurs sections à compléter.

Définir les informations de base

Nom du flux de travail : saisissez un titre descriptif qui aide à identifier le type d'évaluation (évaluation annuelle à 360°, bilan trimestriel, etc.).
Description du flux de travail : fournissez un contexte clair détaillant quand et pourquoi les responsables doivent sélectionner ce modèle spécifique.

💡 Conseil : créez des flux de travail distincts et spécialisés pour différents types d'évaluation, plutôt que d'essayer de forcer un seul flux de travail à s'adapter à tous les scénarios de l'entreprise. Envisagez de mettre en place des pipelines différents pour les évaluations annuelles, le feedback de collègues ou les périodes d'essai des nouvelles recrues.

Configurer les personnes évaluées, les superviseurs et les observateurs

Chaque flux de travail nécessite des structures définies pour déterminer qui est évalué et qui gère le processus en coulisses.

Sélectionner les personnes évaluées

Définissez le public cible ou les critères des employés qui seront évalués dans le cadre de cette configuration spécifique. Vous pouvez inclure tous les employés ou cibler des groupes et des utilisateurs spécifiques.

Configurer les superviseurs de l'évaluation

Les superviseurs de l'évaluation prennent en charge les opérations manuelles d'une évaluation active. Ils peuvent ajouter ou supprimer des participants individuels, faire progresser les évaluations d’une étape à l’autre et clôturer les évaluations finalisées.

Superviseurs automatiques : les utilisateurs avec les rôles système RH et RH de groupe (restreints aux paramètres de leur groupe spécifique) deviennent automatiquement superviseurs de l'évaluation et administrateurs de campagne. Vous n'avez pas besoin de les ajouter manuellement.
Responsables comme superviseurs : cochez cette option pour ajouter automatiquement les responsables comme superviseurs des évaluations des membres de leur propre équipe. Cela leur permet de gérer les ajustements quotidiens du calendrier sans dépendre de l'intervention des RH.
Utilisateurs spécifiques : Ajoutez des membres de l'équipe individuellement par leur nom s'ils ont besoin d'un droit de supervision sur chaque campagne lancée à partir de ce flux de travail (e.g., un partenaire RH spécifique ou un membre de la direction).

Définir les observateurs de l'évaluation

Les observateurs de l'évaluation ont besoin d'un accès en lecture seule au contenu de l'évaluation, mais ne peuvent pas effectuer de changements opérationnels ni modifier les calendriers. C'est le rôle idéal pour les responsables de niveau supérieur, les consultants RH (HRBP) ou les directeurs qui ont besoin de visibilité pour l'harmonisation des talents.

Vous avez trois options pour accorder des autorisations d'observateur :

Par rôle : sélectionnez Responsables pour donner une visibilité de niveau supérieur sur les collaborateurs directs, ou choisissez d'autres rôles organisationnels prédéfinis.
Par utilisateur : recherchez et attribuez les personnes qui doivent voir tout le contenu d'évaluation généré pour ce flux de travail spécifique.

💡 Conseil : faites attention lorsque vous ajoutez des observateurs d'évaluation. Bien que la transparence organisationnelle soit précieuse, certains employés peuvent se sentir mal à l'aise à l'idée de partager des commentaires textuels en dehors de leur ligne hiérarchique directe. Alignez précisément ces paramètres avec la culture de votre entreprise.

Configurer l'étape de feedback

L'étape facultative de Feedback utilise des questionnaires spécifiques pour recueillir des informations structurées auprès de multiples sources dans l'entreprise.

Pour configurer une phase de collecte de feedback :

Activer ou désactiver le feedback : activez ou désactivez l'étape de feedback. Si vous la désactivez, vous devez activer l'étape d'entretien (au moins l'une des deux doit être sélectionnée).
Nommer l'étape : personnalisez le titre que les participants voient (par exemple, Feedback de collègues, Feedback à 360°).
Ajouter une description : fournissez des instructions ou du contexte expliquant comment le feedback sera utilisé.
Choisir un questionnaire : sélectionnez un modèle dans votre bibliothèque de questionnaires prédéfinis.

📌 Remarque : il n'existe plus de séparation fonctionnelle entre les modèles de questionnaires pour entretiens individuels et pour évaluations à 360°. Cependant, pendant la phase bêta actuelle, les questions relatives directement aux objectifs, aux compétences et au suivi de la formation seront automatiquement ignorées.

Sélectionner les contributeurs pour le feedback

Déterminez qui doit apporter un feedback écrit en sélectionnant des groupes, des utilisateurs individuels ou des rôles organisationnels :

Responable : le manager direct de la personne évaluée.
Collègues / Pairs : les collègues qui partagent le même responsable direct.
Collaborateurs directs : les employés gérés directement par la personne évaluée.
Personne évaluée : l'employé lui-même, pour une phase d'auto-réflexion.
Responsable N+2 : le manager à deux échelons de la personne évaluée.

Règles de visibilité du feedback

Les contributeurs de feedback ne peuvent jamais voir les réponses des autres. Cette règle est codée en dur pour éviter les biais et garantir la sécurité psychologique. Les réponses ne deviennent visibles pour les participants à l'entretien ou à la signature que si cela est explicitement configuré dans les sections de configuration suivantes.

Configurer l'étape d'entretien d'évaluation

L'étape de l'entretien d'évaluation offre un espace collaboratif permettant aux participants de discuter des performances, d'examiner les réalisations et de rédiger un compte rendu final.

📌 Remarque : votre flux de travail doit contenir au moins une phase interactive principale. Si vous désactivez l'étape de feedback, vous devez activer l'étape d'entretien d'évaluation.

Pour configurer une phase d'entretien d'évaluation :

Activer ou désactiver l'entretien d'évaluation : activez ou désactivez l'étape.
Nommer l'étape : personnalisez le titre que les participants voient.
Ajouter une description : fournissez des instructions ou du contexte expliquant comment se déroulera l'étape de l'entretien d'évaluation.
Choisir un questionnaire : sélectionnez un modèle dans votre bibliothèque de questionnaires prédéfinis.

Activer les notes de préparation

Lorsqu’elle est activée, la phase de préparation permet aux participants de rédiger des notes et de répondre aux questions individuellement avant de se rencontrer.

Quand utiliser la préparation : pour les évaluations annuelles complètes où les deux parties ont besoin d'un temps de réflexion approfondi afin d'éviter les conversations précipitées.
Quand ignorer la préparation : pour les bilans d'étape légers et fréquents ou pour les échanges informels, lorsqu’une conversation spontanée est privilégiée.
Définir la visibilité de la préparation : choisissez si les participants peuvent lire les feedbacks soumis par les collègues pendant qu'ils rédigent leurs notes de préparation, ou si ces retours doivent rester cachés jusqu'à ce que l'entretien en direct ait lieu.

Configurer le compte rendu de l'entretien

Le compte rendu valide la documentation officielle des performances. Chaque étape d'entretien requiert des paramètres explicites définissant qui contrôle le texte :

Sélectionner la personne chargée de prendre les de notes : choisissez une personne (généralement le Responsable ou la Personne évaluée) qui sera seule à pouvoir remplir et modifier le questionnaire final du compte rendu.
Sélectionner les participants à l'entretien : ajoutez les parties prenantes qui assisteront à la conversation ou qui ont besoin d'une visibilité en temps réel sur le brouillon du compte rendu pendant sa rédaction.
Définir la visibilité du compte rendu : définissez si le rédacteur des notes et les participants peuvent se référer aux réponses de feedback, aux notes de préparation, ou aux deux, lors de la finalisation du compte rendu.

Configurer l'étape de signature

L'étape de signature permet aux participants de reconnaître formellement que l'évaluation a bien eu lieu et a fait l'objet d'une discussion mutuelle.

Activer ou désactiver la signature : activez ou désactivez l'étape de signature.
Nommer l'étape : personnalisez le titre de l'étape que les participants voient (par exemple, Accusé d'évaluation, Validation définitive, Approbation finale…).
Ajouter une description : fournissez des instructions ou du contexte pour les signataires.
Attribuer la tâche de signature : rôles, utilisateurs ou groupes spécifiques.
Définir la visibilité de la signature : choisissez ce que les signataires sont autorisés à examiner avant de signer. Vous pouvez accorder l'accès à l'historique complet (feedback, préparation et compte rendu) ou restreindre leur vue strictement à une étape spécifique.

Valider et sauvegarder votre flux de travail

Avant la sauvegarde, l'outil valide automatiquement votre configuration pour éviter les blocages opérationnels. Le système vérifie :

Les champs obligatoires manquants (tels que des questionnaires non attribués ou des rédacteurs de notes non sélectionnés).
Les participants manquants sur les étapes actives.
La conformité structurelle (s'assurer qu'au moins l'étape de feedback ou d'entretien est pleinement fonctionnelle).

Si un problème est détecté, une alerte mettra en évidence l'étape exacte nécessitant un ajustement. Une fois la validation effectuée, cliquez sur Sauvegarder le flux de travail pour enregistrer le modèle dans la bibliothèque de votre organisation.

Gérer votre bibliothèque de flux de travail

Gérez tous les modèles existants en retournant sur le tableau de bord principal Performance > Flux de travail. De là, vous pouvez effectuer des recherches, suivre les dates de création et voir en un coup d'œil quelles étapes (feedback, entretien, signature) sont liées à chaque flux de travail.

Cliquez sur le flux de travail pour y accéder. Les trois points à côté du bouton Sauvegarder vous permettent d'effectuer les actions suivantes :

Supprimer : supprimez un modèle de flux de travail indésirable.
Dupliquer : clonez la structure d'un flux de travail. C'est très utile lorsque vous devez introduire de légères variations par département (comme des questionnaires distincts pour des équipes différentes) sans devoir tout reconstruire depuis le début.
Utiliser comme brouillon de campagne : accédez à l'outil de création de campagne avec tous les paramètres du flux de travail préremplis. Pour plus de détails sur la personnalisation des paramètres pour des campagnes spécifiques, voir Lancer votre première campagne.

⚠️ Important : supprimer un flux de travail de référence de votre bibliothèque n’a pas d’effet sur les campagnes précédentes qui ont été lancées à partir de celui-ci. Les cycles actifs continueront à fonctionner normalement.

Exemple

Construire un cycle complet d'évaluation annuelle à 360°

Un administrateur RH met en place un flux de travail « Évaluation annuelle à 360° ».

Il active l’étape Feedback, en configurant les contributeurs pour inclure le Responsable, les Collègues et la Personne évaluée afin d'obtenir une vue d'ensemble.

Ensuite, il active l'étape d'Entretien d'évaluation et la Préparation pour le manager et l'employé, afin qu'ils puissent examiner le feedback des collègues à l'avance. Il désigne le Responsable comme unique responsable de la rédaction des notes.

Enfin, il ajoute une étape de Signature exigeant une validation mutuelle de l'employé et du manager.

Une fois sauvegardé, ce modèle reste verrouillé et prêt à être utilisé chaque année en décembre, sans qu'aucune configuration supplémentaire ne soit requise.

FAQ

Puis-je modifier un flux de travail utilisé par des campagnes actives ?

Oui, mais vos modifications n'affecteront pas les campagnes qui ont déjà été lancées. Seules les nouvelles campagnes utiliseront la version mise à jour du flux de travail.

Puis-je utiliser le même flux de travail pour différents départements ?

Oui. Les flux de travail sont ouverts à l'ensemble de l'organisation. Vous pouvez définir les participants dans le flux de travail ou lors du lancement d'une campagne en sélectionnant des départements ou des groupes spécifiques.

Que se passe-t-il si je supprime un flux de travail qui a été utilisé pour d'anciennes campagnes ?

Rien. Les campagnes précédentes continuent de s'exécuter normalement et les données historiques restent accessibles. Supprimer un flux de travail vous empêche seulement de lancer de nouvelles campagnes à partir de celui-ci.

Puis-je avoir des questionnaires différents pour différents employés dans la même campagne ?

Non. Tous les employés d'une campagne utilisent les mêmes questionnaires définis dans le flux de travail. Si vous avez besoin de questionnaires différents, créez des flux de travail distincts et lancez des campagnes séparées.

Qui peut créer et modifier des flux de travail ?

Les rôles RH et RH de groupe peuvent créer et modifier des flux de travail. Les autres utilisateurs ne peuvent pas accéder à l'outil de création de flux de travail, même s'ils sont superviseurs de l'évaluation.

Puis-je créer des flux de travail sans choisir de questionnaires pour le moment ?

Non. Vous devez sélectionner les questionnaires lors de la construction du flux de travail. Cependant, vous pouvez changer le questionnaire utilisé lorsque vous lancez une campagne à partir de ce flux de travail.

Créer et gérer les flux de travail d'évaluation