Le nouveau système d'entretiens vous donne trois blocs de construction pour créer n'importe quel processus d'entretien dont vous avez besoin. Cet article explique chaque étape, comment elles se connectent, et quand utiliser différentes combinaisons.
Au lieu de choisir entre des types d'entretiens prédéfinis, vous sélectionnez quelles étapes ont du sens pour votre processus. Utilisez les trois pour un entretien annuel complet, ou seulement une pour un simple point de contrôle.
💡 Vous utilisez toujours notre système d'entretiens précédent ? Consultez la documentation sur les Entretiens Classiques pour obtenir de l'aide avec les entretiens individuels et à 360 degrés.
Les trois étapes d'entretien
Chaque entretien que vous créez peut inclure jusqu'à trois étapes, dans cet ordre :
Collecte d'opinion — Collectez les avis de plusieurs personnes
Échange — Discutez et créez un compte rendu (avec préparation optionnelle)
Signature — Approuvez et signez l'entretien terminé
Vous avez besoin d'au moins une des deux premières étapes (collecte d'opinion ou échange). La signature est toujours optionnelle.
Chaque étape se déroule en séquence. Vous ne pouvez pas les exécuter simultanément ou changer l'ordre. Lorsqu'une étape est terminée, la suivante commence.
Étape de collecte d'opinion
L'étape de collecte d'opinion vous permet de collecter les réponses d'un nombre illimité de personnes en utilisant un questionnaire. C'est toujours la première étape si vous l'activez.
Ce qui se passe pendant la collecte d'opinion
Chaque personne donnant son avis reçoit une notification pour compléter son questionnaire. Ils répondent aux questions sur l'employé évalué et soumettent leurs réponses.
Les personnes donnant leur avis ne voient jamais les réponses des autres. Cela évite les biais — les gens peuvent donner un avis honnête sans être influencés par ce que les autres ont écrit.
Qui participe
Vous choisissez qui donne son avis en sélectionnant des rôles ou des personnes spécifiques :
Manager — Le manager direct de l'employé
Pairs — Collègues partageants le même manager
Collaborateurs directs — Personnes que l'employé manage
L'employé lui-même — Pour l'auto-réflexion
Utilisateurs spécifiques — Toute autre personne que vous souhaitez inclure
Vous pouvez combiner ces éléments. Par exemple, les avis du manager, de trois pairs, et de l'employé créent une collecte d'avis de type 360.
Ce qu'ils peuvent voir
Les personnes donnant leur avis voient seulement :
Le questionnaire qu'ils doivent compléter
Les informations de base sur l'employé évalué
Qui d'autre donne son avis
Ils ne peuvent pas voir :
Les avis des autres participants
Le contenu des autres étapes de l'entretien (notes d'échange, signatures)
Les administrateurs RH et les administrateurs d'entretiens peuvent toujours voir tout le contenu des avis.
Quand l'utiliser
Utilisez l'étape de collecte d'opinion lorsque vous souhaitez des avis de plusieurs personnes avant (ou au lieu de) un échange :
Feedback à 360 degrés — Collectez les perspectives des pairs, collaborateurs directs et managers
Entretiens uniquement basés sur les avis — Contrôles simples sans échanges formels
Quand l'ignorer
Ignorez l'étape de collecte d'opinion si :
Vous avez une conversation directe sans avis écrit au préalable
Vous effectuez un simple point de contrôle manager-employé
Vous n'avez besoin que de la perspective du manager
Étape d'échange
L'étape d'échange vous permet d'organiser une discussion et de créer un compte rendu. Elle comporte deux parties optionnelles :
Préparation (optionnelle) — Les participants rédigent leurs notes avant l'échange
Compte rendu (obligatoire) — Quelqu'un prend des notes pendant ou après l'échange
Ce qui se passe pendant la préparation
Si vous activez la préparation, les participants sélectionnés reçoivent une notification pour préparer leurs notes avant l'échange. Ils rédigent leurs réflexions, questions, ou points de discussion dans leurs propres brouillons.
Chaque personne ne voit que sa propre préparation. Les brouillons restent privés jusqu'à ce que l'on passe à l'étape d'échange.
Ce qui se passe pendant l'échange
Quelqu'un (généralement le manager) est désigné comme rédacteur. Ils écrivent le compte rendu de l'échange — soit pendant la réunion, soit immédiatement après.
Le compte rendu capture ce qui a été discuté, les décisions prises, et les prochaines étapes. C'est le document officiel de l'entretien.
Qui participe à l'échange
Vous configurez :
Rédacteur (obligatoire) — Qui écrit le compte rendu
Participants (optionnel) — Autres personnes impliquées dans la discussion
Configurations courantes :
Manager (rédacteur) + Employé (participant) — Entretien individuel standard
Manager (rédacteur) + Employé + Manager N+1 (participants) — Entretien avec supervision
Manager (rédacteur) seulement — Manager résume sans présence de l'employé
Quand l'utiliser
Utilisez l'étape d'échange lorsque vous souhaitez :
Avoir une discussion en face-à-face sur la performance
Créer un compte rendu écrit de la conversation
Donner aux participants le temps de préparer leurs réflexions
Quand l'ignorer
Ignorez l'étape d'échange si :
Vous collectez uniquement des avis sans discussion
Vous n'avez pas besoin de compte rendu formel
Votre processus n'inclut pas de réunion
Étape de signature
L'étape de signature permet aux participants d'examiner l'entretien terminé et de reconnaître qu'ils l'ont lu. C'est toujours la dernière étape si vous l'incluez.
Ce qui se passe pendant la signature
Les participants sélectionnés reçoivent une notification pour examiner le contenu de l'entretien. Ils peuvent voir ce que vous avez configuré (avis, préparations, compte rendu d'échange, ou toute combinaison), puis ils signent pour reconnaître qu'ils l'ont examiné.
Les personnes signant peuvent ajouter des commentaires optionnels avant de signer — par exemple, pour noter des désaccords ou fournir un contexte supplémentaire.
Qui signe
Vous choisissez qui doit signer en sélectionnant des rôles ou des utilisateurs spécifiques :
Configurations courantes :
Employé seulement — Reconnaissance standard qu'ils ont vu leur entretien
Manager seulement — Le manager certifie que l'entretien est complet et exact
Employé et manager — Reconnaissance mutuelle
Plus RH ou manager N+1 — Supervision et approbation supplémentaires
Ce qu'ils peuvent voir
Vous décidez ce que chaque participant à la signature peut voir lors de l'examen avant de signer :
Options :
Avis — Toutes les réponses des avis
Préparation — Tous les brouillons de préparation
Compte rendu — Le compte rendu de l'échange
Toute combinaison — Mélangez et combinez en fonction de ce que vous voulez que les signataires voient.
Configurations courantes :
Les signataires voient tout — transparence totale
Les signataires voient uniquement le compte rendu — supervision sans tous les détails
Tous les participants à la signature ont la même visibilité.
Quand l'utiliser
Utilisez l'étape de signature lorsque :
Vous avez besoin d'une reconnaissance formelle que l'entretien a eu lieu
Les réglementations de conformité exigent des signatures
Vous souhaitez que plusieurs parties certifient le contenu de l'entretien
Vous documentez des plans d'amélioration de la performance
Quand l'ignorer
Ignorez l'étape de signature si :
Votre processus est informel et ne nécessite pas d'approbation formelle
L'échange lui-même constitue une documentation suffisante
Vous souhaitez garder le processus léger
Comment les étapes se connectent
Les étapes se déroulent séquentiellement, et les informations circulent à travers l'entretien :
Collecte d'opinion → Échange → Signature
Chaque étape s'appuie sur les précédentes :
Les avis collectés à l'étape 1 peuvent être visibles aux participants de l'échange à l'étape 2
La préparation et le compte rendu de l'étape 2 peuvent être visibles aux participants de la signature à l'étape 3
Vous contrôlez ce qui circule à chaque étape
Une fois qu'une étape est terminée et que vous passez à l'étape suivante, les participants des étapes précédentes ont terminé. Ils ne recevront pas de notifications supplémentaires sauf si vous les ajoutez spécifiquement aux étapes ultérieures.
📌 Remarque : Dans la version beta, vous ne pouvez pas revenir aux étapes précédentes une fois qu'elles sont terminées. Cette fonctionnalité arrivera bientôt.
Une fois que vous démarrez un entretien, vous devrez le faire progresser à travers chaque étape au bon moment. Consultez Faire progresser les entretiens à travers les étapes pour obtenir des conseils sur quand passer à l'étape suivante et comment gérer les participants qui n'ont pas encore terminé leur partie.
Combinaisons courantes de processus
Voici comment différentes organisations combinent les étapes pour différents objectifs :
Entretien annuel de performance (les trois étapes)
Collecte d'opinion : Manager, pairs et employé complètent les questionnaires
Échange : Manager et employé se préparent individuellement, puis se rencontrent pour discuter. Le manager rédige le compte rendu.
Signature : L'employé et le manager signent tous deux pour reconnaître l'entretien terminé
Pourquoi cela fonctionne : Feedback à 360 complet, discussion structurée et documentation formelle.
Simple point de contrôle managérial (échange uniquement)
Échange : Manager et employé préparent tous deux des notes, se rencontrent pour discuter. Le manager rédige le compte rendu.
Pourquoi cela fonctionne : Rapide et conversationnel sans la charge de collecte d'avis formelle.
Enquête de feedback à 360 (collecte d'opinion uniquement)
Collecte d'opinion : Manager, pairs, collaborateurs directs et employé complètent les questionnaires
Pourquoi cela fonctionne : Collecte d'avis pure sans nécessiter de réunions planifiées. Idéal pour le feedback de développement.
Entretien à 90 jours pour nouvelle recrue (collecte d'opinion + échange)
Collecte d'opinion : Manager et quelques pairs donnent leur avis sur la façon dont la nouvelle recrue se comporte
Échange : Manager et nouvelle recrue discutent du feedback ensemble et créent un plan de développement
Pourquoi cela fonctionne : Recueille les avis des personnes clés, puis se concentre sur une discussion tournée vers l'avenir.
Plan d'amélioration de la performance (échange + signature)
Échange : Manager et employé préparent leurs perspectives, se rencontrent pour discuter, le manager rédige un compte rendu détaillé avec des attentes claires
Signature : L'employé signe pour reconnaître qu'il comprend les attentes. Les RH signent également en tant que témoin.
Pourquoi cela fonctionne : Conversation directe avec documentation claire et reconnaissance formelle de toutes les parties.
Entretien de feedback managérial (collecte d'opinion + signature)
Collecte d'opinion : Les collaborateurs directs donnent leur feedback sur leur manager
Signature : Le manager examine le feedback agrégé et reconnaît réception. Le manager N+1 examine et signe également.
Pourquoi cela fonctionne : Feedback ascendant honnête sans nécessiter de discussion en face-à-face. Le manager du manager reste informé.
Visibilité des informations à chaque étape
Comprendre qui voit quoi à chaque étape est essentiel pour concevoir votre processus :
Étape | Qui participe | Ce qu'ils voient par défaut | Ce que vous pouvez contrôler |
Collecte d'opinion | Personnes donnant leur avis | Uniquement leurs propres réponses | Ne peut pas être modifié — les avis sont toujours privés entre le donneur et les RH |
Préparation | Participants à la préparation | Leur propre brouillon | S'ils peuvent voir les avis de l'étape 1 |
Échange | Rédacteur + participants | Le compte rendu en cours de rédaction | S'ils voient les avis et/ou la préparation |
Signature | Participants à la signature | Ce que vous configurez | S'ils voient les avis, la préparation, le compte rendu, ou toute combinaison |
Les administrateurs RH et les administrateurs d'entretiens peuvent toujours tout voir, indépendamment de ces paramètres.
Pré-requis des étapes
Gardez ces règles à l'esprit lors de la conception de votre processus :
Obligatoire :
Au moins une parmi : Étape de collecte d'opinion OU Étape d'échange
Si vous utilisez l'étape d'échange : Un rédacteur
Optionnel :
Phase de préparation (dans l'étape d'échange)
Étape de signature
Tous rôles ou utilisateurs spécifiques à n'importe quelle étape
Non autorisé :
Exécuter les étapes simultanément
Changer l'ordre des étapes
Avoir zéro étape (vous avez besoin d'au moins la collecte d'opinion ou l'échange)
Exemples
Voici à quoi pourrait ressembler le même entretien avec différentes configurations d'étapes :
Point de contrôle trimestriel :
Étape d'échange uniquement. Manager et employé se préparent tous deux pendant 15 minutes, passent 30 minutes à discuter, le manager rédige un bref compte rendu. Pas de collecte d'avis formelle, pas de signatures. Rapide et léger.Entretien annuel :
Les trois étapes. Semaine 1 : Collectez les avis du manager, de deux pairs et de l'employé. Semaine 2 : Manager et employé passent chacun une heure à se préparer, puis se rencontrent pendant 90 minutes pour discuter. Le manager rédige un compte rendu détaillé. Semaine 3 : Les deux signent l'entretien terminé. Le directeur RH signe également. Approfondi et conforme.Intégration de nouveau manager :
Collecte d'opinion et échange. Mois 3 : Les collaborateurs directs donnent leur feedback. Le manager du manager l'examine et prépare des notes. Ils se rencontrent pour discuter du feedback et créer un plan de développement. Pas de signature nécessaire — c'est du développement, pas de l'évaluation.
Questions fréquemment posées
Puis-je changer l'ordre des étapes ?
Puis-je changer l'ordre des étapes ?
Non. Les étapes se déroulent toujours dans cet ordre : collecte d'opinion (si activée), puis échange (si activée), puis signature (si activée). Cette séquence fixe garantit que les informations circulent logiquement à travers le processus.
Et si je veux l'échange avant de collecter les avis ?
Et si je veux l'échange avant de collecter les avis ?
La séquence fixe signifie que les avis arrivent toujours en premier. Cependant, vous pouvez ignorer complètement l'étape de collecte d'opinion et utiliser uniquement l'étape d'échange. Si vous avez besoin que le manager écrive des notes avant de rencontrer l'employé, utilisez la phase de préparation dans l'étape d'échange.
La même personne peut-elle participer à plusieurs étapes ?
La même personne peut-elle participer à plusieurs étapes ?
Oui. Par exemple, un manager peut donner son avis à l'étape 1, participer à l'échange à l'étape 2, et signer à l'étape 3. Vous configurez les participants séparément pour chaque étape.
Puis-je ajouter plus de personnes à une étape après son début ?
Puis-je ajouter plus de personnes à une étape après son début ?
Oui. Vous pouvez ajouter des participants à une étape active. Consultez Gérer les participants dans les campagnes actives pour plus de détails sur l'ajout de personnes après le début de l'entretien.
Que se passe-t-il si quelqu'un ne termine pas son étape ?
Que se passe-t-il si quelqu'un ne termine pas son étape ?
Vous décidez quand passer à l'étape suivante. Vous pouvez attendre que tout le monde termine, ou avancer même si certaines personnes n'ont pas terminé. Consultez Faire progresser les entretiens à travers les étapes pour obtenir des conseils sur la gestion des participants incomplets.