交換商品の在庫はどのタイミングで確保されますか？

以下の設定によります。

設定 > 外部サービス連携 > 連携サービス > （連携サービスを選択） > 連携設定 > 交換伝票の発行方法

「承認ステータスが承認済みに変化した時点で自動で作成」を選択している場合、自動または手動承認を行なった時点で、交換伝票が自動発行され、在庫が確保されます。