Le Live (page « Commandes en direct », accessible depuis Commandes) est votre poste de pilotage pendant le service : chaque nouvelle commande y arrive instantanément, vous la faites avancer jusqu'à la remise ou la livraison, vous parlez au client, vous gérez vos livreurs. Vos manageurs retrouvent le même Live dans l'application XPRIO Pro, sur tablette ou téléphone.
Les sections
Les commandes sont réparties en colonnes selon leur statut : Nouvelles commandes (à confirmer), En cours (confirmées et en préparation), Prêtes à récupérer, Livraisons (en cours de livraison, regroupées par étape du livreur : assigné, accepté, récupéré, en route) et Historique (livrées, terminées, annulées). La vue « Tout » empile les quatre sections actives. Chaque titre de section affiche son nombre de commandes et, le cas échéant, le nombre de messages clients non lus.
L'Historique se charge par pages de 100 et dispose d'un filtre de date (aujourd'hui, hier, cette semaine, date précise). Les commandes actives s'affichent toujours, quel que soit le filtre. Sur grand écran, vous pouvez passer de la vue en grille à la vue en liste.
Faire avancer une commande
Sur chaque carte, les boutons suivent le cycle : Confirmer, En préparation, Marquer prête, puis Terminer pour une commande à emporter ou sur place. Une commande en livraison passe automatiquement « En livraison » dès qu'un livreur lui est attribué ; c'est ensuite le livreur qui la fait avancer jusqu'à « Livrée » depuis son app.
Vous pouvez aussi revenir en arrière : Revenir en attente de confirmation, Revenir en attente de préparation, ou Remettre en préparation depuis « Prête », et même depuis « En livraison » tant que le livreur n'a pas récupéré la commande.
Cochez les articles au fur et à mesure de la préparation (la ligne « Couverts » apparaît si le client en a demandé) : cet état est partagé entre tous les postes et la cuisine.
Le menu « Plus d'actions »
Le bouton + de chaque carte (ou de la fiche de commande) regroupe le reste :
Ticket : impression au format ticket ou téléchargement en PDF, avec les informations légales de l'établissement.
Ajouter un délai : jusqu'à 120 minutes supplémentaires (raccourcis +5, +10, +15, +30) ; le client est prévenu du nouveau délai.
Ajouter une note interne : une note privée, visible uniquement par votre équipe, jamais par le client.
Messagerie : le fil de discussion avec le client (accusés « Envoyé » / « Lu »), disponible pendant la commande et jusqu'à 24 heures après sa fin.
Ajuster le prix : montant positif ou négatif avec une raison (geste commercial, erreur de prix, frais supplémentaire, compensation) ; au-delà de 50 % du total, une confirmation est demandée ; pour une commande payée par carte en ligne, une réduction peut être remboursée sur la carte du client. Indisponible une fois la commande en livraison.
Rembourser : uniquement pour les paiements par carte en ligne, en totalité ou en partie, avec une raison ; le statut de la commande ne change pas.
Attribuer un livreur / Retirer le livreur (commandes en livraison).
Annuler la commande : raison obligatoire (produit indisponible, établissement fermé, annulation par téléphone, trop occupé, instructions impossibles, ou texte libre) ; si la commande est payée en ligne, le remboursement est proposé et pré-coché.
Les livreurs
Dans la fenêtre Attribuer un livreur, vous choisissez entre l'attribution automatique (le système sélectionne le livreur disponible le moins chargé et le plus proche, selon le réglage de l'établissement, avec un nombre maximum de courses simultanées par livreur, 3 par défaut) et la sélection manuelle dans la liste des livreurs en service (statut, distance, courses en cours, bouton Appeler).
Pour les paiements en espèces, par chèque ou par carte à la livraison, la carte indique Argent collecté ou Argent non collecté : l'encaissement lui-même se fait dans l'application du livreur. Le bouton livreurs de la barre d'outils ouvre la vue Livreurs en service.
La barre d'outils
Sélection des établissements : tous cochés par défaut ; un avertissement signale des établissements dans des états différents (certains en pause).
Recherche (Ctrl+K ou Cmd+K) : par numéro de commande, dans tous les onglets et hors filtres, anciennes commandes comprises.
Menu (bouton en haut de la barre latérale) : Planning des menus (en lecture), Livreurs (invitations, livraisons en cours), Équipe (planning du jour), Ruptures de stock (interrupteur par produit et par établissement, compteur sur le bouton), Paramètres, Aide (vidéo), et les deux boutons d'état de service ci-dessous.
Pause du service et fermeture temporaire
Ce sont deux mécanismes différents, qui bloquent tous deux les nouvelles commandes :
Mettre en pause est un interrupteur sur l'établissement, pensé pour un coup de feu : les clients voient « Service en pause », vous reprenez d'un clic (Reprendre, ou l'icône du bandeau orange).
Fermer temporairement enregistre une fermeture exceptionnelle dans le calendrier de l'établissement, comme des congés : les clients voient « Fermé temporairement », et Rouvrir remet les horaires habituels.
Les deux s'appliquent à tous les établissements sélectionnés, acceptent une raison facultative, sont tracés dans l'historique des actions manageurs et se synchronisent en direct entre tous les postes.
Paramètres du Live
La fenêtre Paramètres comporte trois réglages : les types de commande affichés (livraison, à emporter, sur place), les modes de timing (immédiat, créneau, planifié) et le son des notifications. Les deux premiers sont mémorisés sur l'appareil : si des commandes semblent manquer, vérifiez qu'un type n'a pas été décoché.
Le son doit être activé une fois par appareil (bandeau bleu « Notifications sonores », exigence des navigateurs). Choisissez ensuite parmi une quinzaine de sons ; « Muet » coupe tout. Il retentit à chaque nouvelle commande, à chaque message client, quand un livreur est retiré par un autre poste, et pour le rappel des commandes prêtes sans livreur (après 10 minutes, puis toutes les 5 minutes, jusqu'à Arrêter le rappel).
Une nouvelle commande ouvre une alerte plein écran pendant 15 secondes (client, articles, horaire, paiement, total) : cliquez pour l'ouvrir.
Temps réel
Le Live se met à jour en direct. Si la connexion est perdue, un bandeau « Connexion perdue, reconnexion... » apparaît, et tout est rechargé automatiquement au retour. Les filtres d'établissement, la date et l'onglet actif sont dans l'adresse de la page : partagez-la pour rouvrir exactement la même vue.
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