Pour qu'une commande XPRIO s'imprime sur votre caisse avec les bons articles, chaque produit, variante et modificateur de votre carte doit correspondre à un article de la caisse. C'est ce que XPRIO appelle la liaison. Une seule règle est automatique, tout le reste vous est proposé et attend votre confirmation.
La règle : PLU = SKU
Chaque article de caisse a un code, appelé SKU ou référence. Chaque produit XPRIO a un champ PLU. Quand les deux sont identiques, XPRIO lie l'article tout seul, à chaque synchronisation. C'est la seule liaison qui se fait sans vous.
Deux articles de même nom sans PLU commun ne sont pas liés automatiquement : ils vous sont suggérés, et vous confirmez d'un clic. Rien n'est lié sans que vous l'ayez vu.
Trois situations au départ
La carte de connexion, dans Configuration App, Caisse (POS), détecte votre situation et affiche une seule étape suivante.
Votre carte n'est pas encore dans XPRIO
Cliquez sur Importer les articles de la caisse dans XPRIO. Un aperçu liste ce qui sera créé : catégories, produits, produits à variantes avec leurs variantes, groupes de modificateurs avec leurs modificateurs. Rien n'est écrit avant votre confirmation.
Ce que l'import fait :
il reprend le nom, le prix tel que saisi sur la caisse, et le SKU comme PLU ;
il crée les variantes (tailles, parfums) sous un choix nommé « Option », à renommer dans la fiche produit ;
il reprend le minimum et le maximum de choix des groupes de modificateurs ;
il rattache tout à l'établissement de la connexion, avec les articles en rupture créés indisponibles ;
il lie chaque produit créé à l'article de la caisse dont il vient.
Ce que l'import ne fait pas, et que le bilan de fin d'import vous rappelle :
les formules : aucune caisse n'a le même modèle de formule que XPRIO. Un article de caisse qui ressemble à une formule (une liste dont les choix sont des articles) est laissé de côté avec la raison « formule ». Vous la recréez dans Produits en type Deal, puis vous la liez ;
les photos, descriptions, allergènes : à compléter dans Produits ;
les taux de TVA : les produits importés n'en ont pas, renseignez-les produit par produit ou par catégorie ;
les menus : les produits importés ne sont sur aucun menu, ajoutez-les au menu affiché dans votre appli. Construire votre carte avec l'éditeur de menu
Un article de la caisse déjà présent dans votre catalogue n'est jamais recréé ni modifié. Il est reconnu comme le même produit uniquement si nom, PLU et prix sont identiques ; il est alors rattaché à l'établissement. La moindre différence crée un produit distinct.
Votre caisse est vide
Cliquez sur Envoyer ma carte dans la caisse. Sur Square et Clover, XPRIO crée dans la caisse les produits vendus dans l'établissement, avec vos PLU en SKU, les variantes, les groupes de modificateurs et les catégories, puis lie tout aussitôt. Rien n'est modifié ni supprimé sur la caisse, uniquement créé. Les formules restent dans XPRIO : elles s'impriment sur la caisse avec leurs composants.
Sur une caisse sans API d'écriture, le bouton devient Télécharger le fichier d'import pour ma caisse : un fichier avec une ligne par article vendable (nom, SKU, prix, taxe, catégorie), les variantes en lignes à part, les modificateurs en fin de fichier avec leur groupe. Importez-le dans le back-office de votre caisse, puis cliquez sur Synchroniser le catalogue dans XPRIO : les SKU retrouvent vos PLU et tout se lie.
Les deux sont remplis
La boîte annonce « N articles à lier » et vous emmène sur l'écran de Correspondance des articles.
L'écran de correspondance
Un tableau par type : produits, variantes, modificateurs, formules. Pour chaque ligne :
PLU : le champ est modifiable. Tapez le SKU de la caisse, enregistrez : la fiche produit est mise à jour et la liaison se fait par la règle PLU = SKU. Un PLU déjà porté par un autre produit est refusé, avec son nom.
Article caisse lié : l'article lié et la façon dont il l'a été (par SKU, par confirmation, à la main). Une ligne non liée qui a un homonyme sur la caisse affiche Suggestion : suivi du nom, avec un bouton Confirmer. En confirmant, le PLU se préremplit avec le SKU de la caisse si le produit n'en avait pas, pour que la liaison tienne aux prochaines synchronisations.
Choisir un article caisse : la liste de tous les articles de la caisse, pour lier à la main ce qui n'a ni PLU commun ni homonyme.
En haut, Confirmer toutes les suggestions accepte d'un coup les rapprochements par nom, et Enregistrer écrit vos choix. Le filtre Non liés seulement et la recherche aident sur une grande carte. Délier retire un lien.
Un lien marqué Disparu de la caisse signale un article supprimé côté caisse : relancez la synchronisation ou choisissez un autre article.
Variantes, modificateurs, formules
Produits à variantes : le produit parent n'est pas lié lui-même, chacune de ses variantes l'est. Chez Square une variante est une variation de l'article ; chez Clover c'est un article à part entière.
Modificateurs : un modificateur XPRIO se lie à un modificateur de la caisse, dans son groupe. Un modificateur non lié part en modificateur libre avec son nom et son prix quand la caisse l'accepte.
Formules : une formule XPRIO se lie à un article de la caisse (par exemple un article « Menu » à prix fixe) ; ses composants partent en modificateurs libres nommés « Section : choix », avec les suppléments. Sans lien, elle part en ligne libre au prix de la formule.
Rester à jour
XPRIO relit le catalogue de la caisse toutes les heures. Synchroniser le catalogue le fait tout de suite.
Un nouveau produit XPRIO sans lien fait revenir la boîte Étape suivante avec « 1 article à lier ».
Un produit supprimé dans XPRIO perd son lien ; un article supprimé sur la caisse marque le lien « disparu ».
Questions fréquentes
Faut-il tout lier avant d'envoyer des commandes ? Non. Une commande dont un article n'est pas lié part en ligne libre quand la caisse l'accepte (Square, Clover), et la ligne porte le nom et le prix XPRIO. Sur les autres caisses l'envoi échoue avec un message clair et la commande XPRIO reste intacte. Lier tout évite ces cas.
Pourquoi les prix diffèrent-ils entre XPRIO et la caisse ? Ce sont deux carnets de prix distincts. L'import et l'envoi copient les prix une fois ; ensuite chacun vit sa vie. La commande envoyée porte les prix XPRIO, et une ligne « Ajustement XPRIO » aligne le total si la caisse calcule autrement.
Je ne veux pas de l'import automatique. Saisissez votre carte dans Produits, avec les SKU de votre caisse comme PLU : la liaison se fait seule à la synchronisation suivante. Ou envoyez-nous l'export de votre caisse par le chat, nous préparons votre catalogue.
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