Para poder agilizar el proceso de ingreso de documentos en el sistema de Contabilidad, existe la opción de poder realizar una carga masiva a través de una plantilla Excel. En este artículo aprenderás que información debes ingresar en cada columna para poder obtener un mejor resultado 🚀.
Cómo gestionar mi plantilla
Para poder obtener tu plantilla, debes ir a tu sistema de Contabilidad, en la ruta Utilitarios → Importar. Aquí deberás presionar el botón Plantillas para Importar Doc. Tributarios. Esta plantilla aplica tanto para las ventas como para las compras 👇
Cuando hayas descargado la plantilla, deberás abrirla y comenzar a ingresar la información, según lo solicitado en cada columna 👇
Columna A: Debes ingresar el código o número de tu cuenta que sea clasificada como Auxiliar. Esto lo puedes confirmar en Maestros → Manejo de Cuentas → Auxiliar.
Columna B: Deberás ingresar el RUT de tu cliente o proveedor, sin dígito verificador y sin puntos.
Columna C: Aquí debes indicar el dígito verificador del RUT de tu cliente o proveedor.
Columna D: Indicar el nombre de tu cliente o proveedor.
Columna E: Debes indicar el día de la emisión de tu documento. Aquí solo debes ingresar el N.° del día, sin mes ni año.
Columna F: Debes ingresar el mes correspondiente a la fecha de emisión del documento.
Columna G: Debes ingresar el año correspondiente a la fecha de emisión del documento.
Columna H: Indicar el N.° de folio o N.° de documento de tu factura o boleta.
Columna I: Debes ingresar el N.° de la línea de detalle o secuencia del producto asociado a tu factura. Si tiene una sola línea, debes ingresar el N.°1.
Columna J: Debes indicar el código del tipo de documento que estás cargando. Para saber cuál es el código, solo debes presionar el título del encabezado y la plantilla te entregará los códigos aceptados por el sistema. Si el código no se encuentra en el listado, no podrás registrar el documento.
Columna K: Debes indicar el día del vencimiento del documento.
Columna L: Debes ingresar el mes correspondiente al vencimiento del documento.
Columna M: Debes ingresar el año del vencimiento del documento.
Columna N: Deberás ingresar el código de tu cuenta detalle a la que quieres imputar el valor neto de tu factura. Esta cuenta la puedes verificar directamente en tu plan de cuentas.
Columna O: Debes ingresar el valor neto del documento.
Columna P: Debes ingresar el valor del IVA de tu documento, siempre y cuando selecciones un documento afecto a impuesto. De forma contraria, debes dejar en blanco.
Columna Q: Si la cuenta detalle tiene el atributo de centro de costo, debes ingresar el código del centro de costo creado previamente en el sistema.
Columna R: Debes indicar el mes del periodo contable donde quedará registrado el documento.
Columna S: Debes indicar el año del periodo contable.
Columna T: Si estás ingresando boletas por rango de folios, deberás indicar el rango final de folios para este documento.
Columna U: Si la cuenta detalle tiene el atributo de sucursal, deberás ingresar la sucursal previamente creada en el sistema.
Desde la columna V hasta la columna AF: Debes ingresar el código del impuesto adicional y en la columna siguiente el monto del impuesto adicional. Esto corresponderá siempre y cuando tu factura tenga impuestos o retenciones adicionales y estos impuestos y retenciones deben estar creados previamente en el sistema en Maestros → Manejo de Cuentas → Impuestos y Retenciones.
Una vez tengas cargada la plantilla deberás guardarla e ingresar nuevamente a la ruta Utilitarios → Importar. Aquí deberás seleccionar en Tipo de Información el tipo de plantilla que cargarás, es decir, si es de compras o de ventas.
Luego debes presionar el botón Seleccionar archivo y finalmente Guardar. Cuando la carga llegue al 100%, los documentos ya estarán registrados en el sistema y los puedes visualizar en Movimientos → Compras o Movimientos → Ventas.
Si necesitas ayuda adicional, puedes escribirnos a nuestro chat o al correo soporte@nubox.com y uno de nuestros agentes revisará tu caso para darte respuesta lo más pronto posible.
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