Es posible que durante el proceso de integración en Contabilidad, con el sistema de Factura Electrónica de Nubox, puedan surgir ciertos inconvenientes, los cuales tienen relación con el registro de estos documentos en el sistema.

⚠️ Antes de empezar: revisa qué integración tienes disponible. En Contabilidad conviven dos generaciones: Integraciones en el menú principal (marcado ¡Nuevo!) es la nueva Integración SII, que reemplaza progresivamente a las anteriores; y Procesos → Integraciones son las integraciones anteriores, entre ellas la de Factura Electrónica — que es la que cubre este artículo.

Si tu empresa ya trabaja con la nueva, revisa ¿Cómo funciona la nueva integración de Contabilidad con el SII? La integración con el SII de Remuneraciones no forma parte de este cambio.

A continuación te detallamos los errores más comunes que se pueden presentar al momento de realizar la integración:

⚠️ Origen: Al momento de realizar la integración, el sistema arroja el mensaje “No existen documentos contabilizables” e incluso los check se encuentran en color gris.

💡 Solución: Cuando aparece el mensaje mencionado anteriormente, quiere decir que los documentos que se encuentran en la integración, ya están registrados en el sistema. Para esto, puedes verificar los documentos ya contabilizados ingresando a la ruta Movimientos → Compras o Movimientos → Ventas

⚠️ Origen: Al momento de finalizar la integración, puedes existir documentos que se encuentran con una “X” en color rojo y al posicionar el cursor del mouse sobre la “X”, el sistema indica: “Ocurrió un error al crear la contraparte, contáctate con nosotros para ayudarte”.

Cuando surgen estos errores al momento de integrar, principalmente se debe a que el cliente o proveedor no se encuentra creado de la misma forma en el sistema, según la razón social que menciona el documento que se está integrando.

Por ejemplo, en la imagen anterior, la razón social para la factura de compra N° 17673099 corresponde a CGE S.A. Esta es la información que contiene el documento que se está integrando, en lo que se refiere a los datos del proveedor. Sin embargo, al verificar en el sistema en la ruta Administración → Proveedores, el proveedor se encuentra creado bajo la razón social CGE SA, en donde la denominación de la empresa “S.A.” no se encuentra con la puntuación correspondiente.

💡 Solución: Debes ir a la ruta Administración → Proveedores, buscar el proveedor con el cual presentas este inconveniente y modificar la razón social o nombre.

Existen casos, donde la razón social o nombre coinciden con el indicado en el documento que se está integrando, sin embargo, debes realizar el mismo procedimiento que se indica anteriormente para que la factura pueda ser integrada.

⚠️ Origen: Cuando se intenta realizar la integración, el sistema no la permite generar, debido a que las cuentas contables no se encuentran configuradas correctamente.

💡 Solución: Para poder configurar las cuentas, debes ir a la ruta Configuración → Configuración General → Integraciones, para luego presionar el botón “Editar” y así configurar las cuentas en las pestañas Ventas, Compras, Pagos y Recaudaciones y Honorarios.

Recuerda: Las cuentas que indiques en la parametrización deben ser aquellas que se encuentran disponibles en el plan de cuentas asociado a la empresa y su numeración corresponderá a 1111-01, por ejemplo. Para las ventas y compras, deben tener el atributo de “AUXILIAR” en el plan de cuentas.

⚠️ Restricción del sistema en Ventas: la cuenta detalle debe ser una cuenta de ganancia; la cuenta auxiliar sí puede ser de activo. Un ejemplo de configuración válida es auxiliar 1104-01 DEUDORES CLIENTES y detalle 5101-01 VENTAS. Si intentas usar una cuenta de activo como detalle de ventas, no aparecerá en el desplegable aunque tenga el atributo Auxiliar.

Para mayor información, puedes revisar aquí la estructura del plan de cuentas que utiliza Nubox.

⚠️ Origen: Cuando se genera la integración, el sistema indica el siguiente mensaje: “El monto total no cuadra (detalles + impuestos - retenciones)”.

Este error ocurre porque la suma del neto más los impuestos (IVA + impuestos adicionales) del documento no cuadran con el total mostrado en el mismo, esto es más común en documentos de compras, donde la diferencia puede estar en hasta 1 peso en la suma. Por ejemplo: si revisas el PDF o documento en físico verás que al sumar el monto neto más el IVA más los impuestos adicionales, el total no te cuadrará con el que muestra el documento como en la siguiente imagen de ejemplo.

💡 Solución: Debes ingresar estos documentos de forma manual en Movimientos →Compras o Movimientos → Ventas, asegurándote que los montos indicados sean correctos.

La otra opción para realizar el registro de estas facturas, sería hacerlo por carga masiva, la cual podrás hacer revisa el material de este Link

⚠️ Origen: Si realizaste la integración, pero en la pestaña de Movimientos de Pagos y Recaudaciones por Integrar, te indica el siguiente mensaje: “No se encuentra el N° Doc #### referenciado”.

Esto se debe a que la factura a la cual referencia el pago o la recaudación, no se encuentra registrada en el sistema de Contabilidad.

💡 Solución: Deberás registrar primero la factura en Movimientos → Compras o Movimientos → Ventas, y luego, generar nuevamente la integración.

De forma contraria, puedes ingresar la factura en Movimientos → Compras o Movimientos → Ventas y posteriormente indicar el pago o recaudación de forma manual en Movimientos → Pagos o Movimientos → Recaudaciones.

⚠️ Origen: Al momento de realizar la integración, el sistema no te permite seleccionar la cuenta detalle por cada documento que se está integrando.

Esto ocurre principalmente por un error en las cuentas predeterminadas en la configuración de la empresa que genera que se muestren con números (no códigos de cuentas), como lo muestra el siguiente ejemplo:

💡 Solución: Para solucionar este inconveniente, debes parametrizar correctamente las cuentas configuradas para ser cuentas por defecto (de no seleccionar cuentas específicas para cada documento al momento de integrar).

Por lo tanto, debes ir a la ruta Configuración → Configuración General → Integraciones. Luego, debes presionar el botón “Editar” e indicar las cuentas que quieras en las pestañas de Ventas, Compras, Pagos y Recaudaciones y Honorarios.

Finalmente, cuando tengas las cuentas parametrizadas en la configuración de la empresa, debes realizar la integración nuevamente para que esta se actualice con los nuevos parámetros.

⚠️ Origen: Cuando se quiere finalizar la integración, el sistema queda en blanco y no te permite dar por terminado el proceso.

💡 Solución: Para poder comprobar que todo esté bien, debes verificar si las cuentas por defecto se encuentran parametrizadas en la configuración. Para esto, debes ir a la ruta Configuración → Configuración General → Integraciones y revisar que las cuentas se encuentren correctamente parametrizadas en todas las pestañas: Ventas, Compras, Pagos y Recaudaciones y Honorarios.

Si la parametrización se encuentra bien y el error persiste, debemos proceder a reiniciar la conexión desconectando y conectándola nuevamente, para esto, debes ir a la ruta Procesos → Solicitud de Integración. Ubica la fila de tu empresa donde la columna SISTEMA diga Factura Electrónica — en esa misma tabla pueden convivir Factura y Administración y Remuneraciones, así que asegúrate de estar en la fila correcta. Desmarca el check de la columna INTEGRADO y presiona GUARDAR.

Una vez realizado esto, debes volver a la ruta Procesos → Integraciones y verificar que la integración con la opción de Factura Electrónica Nubox se encuentre desconectada.

Finalmente, vuelve a marcar el check de la columna INTEGRADO de esa misma fila en Procesos → Solicitud de Integración y presionar el botón “Guardar”.

Después de hacer estos pasos debes ingresar a la ruta Procesos → Integraciones y hacer la integración nuevamente.