Quando si inizia ad utilizzare Contabilità in Cloud, soprattutto se si proviene da un altro gestionale contabile, una delle prime operazioni da effettuare è la registrazione di apertura dei saldi.
I saldi finali del precedente gestionale devono essere riportati come registrazione di apertura.
Prima di inserire qualsiasi registrazione contabile, è consigliabile verificare le impostazioni dell’azienda nella sezione Tutte le impostazioni, in particolare il Piano dei conti e gli Esercizi contabili.
Passo 1 – Verifica degli esercizi contabili
La registrazione di apertura è una scrittura che il programma genera automaticamente al momento della chiusura dell’esercizio precedente.
Per ottenere la registrazione di apertura dei saldi è necessario inserire una registrazione di chiusura nell’esercizio precedente in data 31/12; in questo modo il software creerà automaticamente la registrazione di apertura nell’esercizio successivo, ossia quello in cui si inizierà ad utilizzare Contabilità in Cloud.
Dalla sezione Tutte le impostazioni → Contabilità → Esercizi contabili occorre verificare che gli esercizi di riferimento siano presenti; in caso contrario, bisogna crearli prima di procedere con il caricamento dei saldi.
Passo 2 – Creazione della registrazione manuale di apertura saldi
Per creare la registrazione manuale dei saldi di apertura accedere alla sezione Contabilità → Prima nota → Nuova registrazione
La registrazione deve essere effettuata al 31/12 dell’esercizio precedente, inserendo i saldi dello stato patrimoniale (attivo e passivo) e imputando l’eventuale differenza, se corrispondente all’utile o alla perdita d’esercizio, al conto 3545090 – Risultato d’esercizio.
È possibile operare in due modalità:
inserire attivo e passivo in un’unica registrazione, con contropartita il conto 3545090-Risultato d’esercizio;
inserire prima l’attivo e poi il passivo in due registrazioni separate, utilizzando in entrambi i casi come contropartita il conto 3545090-Risultato d’esercizio.
Le registrazioni inserite al 31/12 possono essere salvate in bozza (clic su Salva), così da poterle modificare in qualsiasi momento, continuando nel frattempo a lavorare nell’esercizio successivo. In alternativa, è possibile fare clic su Contabilizza per renderle definitive.
Con la chiusura dell’esercizio precedente, i saldi di chiusura verranno automaticamente riportati come saldi di apertura al 01/01 dell’esercizio successivo.
All'interno della registrazione contabile di prima nota è necessario indicare il totale dei crediti verso clienti sul conto 2310 e il totale dei debiti verso fornitori sul conto 4510. Successivamente si procederà a distribuire gli importi dei saldi in capo a ciascun cliente e fornitore.
Passo 3 – Distribuzione del saldo sui clienti e sui fornitori
Creata la registrazione di apertura e indicati i totali dei crediti verso clienti e dei debiti verso fornitori, è necessario procedere con la ripartizione degli importi sui singoli soggetti, indicando per ciascun cliente e fornitore l’importo ancora da incassare o da pagare.
Per eseguire questa operazione, è necessario aver preventivamente creato le anagrafiche di clienti e fornitori su Contabilità in Cloud, oppure averle importate tramite file CSV. In alternativa, è possibile crearle direttamente durante la registrazione.
Accedere a Vendite → Registrazione fatture → Nuova registrazione e creare una registrazione per ciascun cliente per il quale si deve rilevare un credito.
Di seguito sono riportati i campi da compilare e le relative indicazioni:
Cliente: selezionare un cliente tra quelli già presenti oppure crearne uno direttamente dalla lista di ricerca;
Numero fattura: indicare il valore 0 (zero), in quanto la registrazione viene effettuata con data riferita all’esercizio precedente e il numero non è rilevante;
Serie numerica: selezionare la serie numerica relativa alle fatture di vendita manuali;
Data: indicare la data di fine esercizio dell’anno contabile precedente (ad esempio 31/12/2025);
Importo totale: inserire l’importo del credito ancora da incassare dal cliente;
Conto del cliente: viene proposto automaticamente al momento della selezione del cliente;
Data scadenza: indicare la data prevista per l’incasso del credito.
Conti di contropartita: selezionare il conto utilizzato nella registrazione di apertura (2310 – Crediti v/clienti). Il codice iva non deve essere indicato.
Inseriti tutti i valori nella registrazione, è possibile salvarla oppure contabilizzarla per renderla definitiva e non più modificabile.
Lo stesso procedimento va eseguito per distribuire il saldo in capo a ciascun fornitore accedendo alla sezione Acquisti → Fatture di acquisto → Nuova registrazione. In questo caso il conto di contropartita da indicare sarà il 4510-Debiti v/fornitori. Il codice iva non deve essere indicato.
Passo 4 – Chiudere l’esercizio contabile precedente
Per chiudere un esercizio contabile, tutte le registrazioni in esso presenti devono essere contabilizzate, cioè rese definitive e non più modificabili, compresa la registrazione di apertura e quella relativa alla ripartizione dei saldi su clienti e fornitori.
Per farlo, accedere a Tutte le impostazioni → Contabilità → Esercizi contabili, selezionare l’esercizio da chiudere e, al rigo corrispondente, fare clic su Chiudi.
Nota: gli esercizi vanno chiusi sempre partendo dal meno recente a quello più recente, anche se non movimentato.
Prima di procedere, è consigliabile verificare che i saldi inseriti siano corretti utilizzando i seguenti report:
Bilanci → Bilancio di verifica
Bilanci → Bilancio di periodo
Clienti → Partitario clienti
Fornitori → Partitario fornitori
Verificati i saldi, è possibile procedere alla chiusura dell’esercizio accedendo a Tutte le impostazioni → Contabilità → Esercizi contabili.
Confermare la chiusura cliccando su Chiudi, senza apporre flag
Al momento della conferma della chiusura, il programma genera automaticamente la registrazione di chiusura al 31/12 e la registrazione di apertura al 01/01 dell’esercizio successivo.
Se necessario, è possibile annullare la chiusura per poter effettuare nuove registrazioni sull’esercizio contabile precedente, l’esercizio potrà quindi essere chiuso nuovamente.
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