Una lettera di estratto conto o sollecito di pagamento è una comunicazione inviata dal creditore al debitore per ricordare la presenza di uno o più pagamenti scaduti e invitarlo a regolarizzare quanto dovuto.
L’estratto conto ha generalmente un tono informale e rappresenta un semplice invito al pagamento, senza carattere formale di diffida. Per questo motivo, di norma non viene indicato un termine ultimo oltre il quale si procederà per vie legali.
Il sollecito di pagamento, al contrario, ha una valenza più formale ed è strutturato in livelli progressivi: è possibile infatti creare fino a tre solleciti (Sollecito 1, 2 e 3) in caso di mancato pagamento.
Per generare o stampare estratti conto e solleciti è necessario accedere alla sezione:
Vendite → Fatturazione → Solleciti di pagamento
All’apertura della funzione viene visualizzata una finestra composta da due schede:
Generale: per impostare i filtri e i parametri di generazione dell’estratto conto o dei solleciti
Testo: per personalizzare i contenuti riportati nella stampa
Nella scheda Generale occorre impostare i seguenti dati:
Gruppo clienti: consente di selezionare uno specifico gruppo clienti, un intervallo di gruppi oppure di lasciare il campo vuoto per includere tutti i gruppi.
Cliente: permette di selezionare un singolo cliente, un intervallo di clienti oppure tutti i clienti lasciando il campo vuoto.
Dalla data: campo disponibile solo se nel campo Tipo è selezionato Estratto conto. La selezione viene effettuata in base alla data del documento.
Alla data: campo obbligatorio sia per l’estratto conto sia per i solleciti. Nel caso dei solleciti, vengono selezionate le rate con scadenza entro la data indicata nel filtro e ancora aperte.
Valuta: permette di selezionare una valuta diversa dall’EUR.
Nel campo Tipo è possibile scegliere tra:
Estratto conto: mostra le rate aperte, indipendentemente dalla loro data di scadenza.
Solleciti: visualizzano le rate non incassate per le quali è necessario inviare un sollecito, selezionando le scadenze ancora aperte entro la data indicata nel campo Alla data*.
Sono inoltre disponibili ulteriori filtri e parametri:
Giorni di tolleranza: sono i giorni tollerati rispetto alla scadenza delle fatture. Il sistema esporrà nel sollecito i documenti la cui scadenza, alla data indicata nel campo Alla data*, è stata superata di almeno un giorno rispetto ai giorni di tolleranza impostati.
Esempio: con fattura in scadenza il 04/02/2026 ed elaborazione del sollecito al 01/03/2026, la fattura viene inclusa se i giorni di tolleranza sono impostati a 25, mentre non viene inclusa se sono impostati a 26, perché in questo caso è stato superato il numero di giorni di tolleranza previsto.Tipo calcolo interesse: definisce il criterio di calcolo degli interessi, giornaliero o mensile.
Tasso di interesse: percentuale utilizzata per il calcolo degli interessi di mora.
Soglia minima interesse: importo minimo sotto il quale gli interessi calcolati non vengono considerati.
Soglia minima importo dovuto: permette di impostare un importo minimo per la generazione del sollecito.
Termini di pagamento: definisce il tempo aggiuntivo concesso al cliente per effettuare il pagamento. Se viene selezionata l’opzione Alla data, viene abilitato il campo successivo.
Data di pagamento: disponibile solo se nei Termini di pagamento è stato selezionato Alla data e permette di indicare una nuova scadenza per i solleciti successivi.
Dopo aver impostato i filtri e i parametri desiderati, cliccando su OK viene visualizzata una griglia con i dati elaborati.
La visualizzazione varia in base al valore selezionato nel campo Tipo. Ad esempio:
Estratto conto: mostra tutte le rate ancora aperte alla data indicata nel campo Alla data*, indipendentemente dalla loro scadenza. Nell’esempio, impostando il campo Alla data* al 01/04/2026, il sistema restituisce tutte le fatture ancora aperte a quella data, anche se con scadenze differenti.
Solleciti 1, 2 e 3: espongono le rate non ancora incassate, considerando solo le scadenze ancora aperte entro la data indicata nel campo Alla data*. Nell’esempio, impostando il campo Alla data* al 01/03/2026, il sistema restituisce le rate non pagate per le quali è necessario emettere un sollecito, includendo esclusivamente quelle con scadenze aperte entro tale data.
Sia nell'estratto conto che nei solleciti sono disponibili i seguenti pulsanti operativi:
Contabilizza e invia e-mail: contabilizza il sollecito e lo invia al cliente;
Mostra sollecito: visualizza in anteprima il sollecito per tutti i clienti;
Contabilizza e invia sollecito tramite e-mail: crea e invia automaticamente il sollecito via e-mail;
Mostra Excel: esporta i dati della griglia in un file Excel;
Stampa: consente la stampa dei dati.
Nella scheda Testo sono presenti campi descrittivi che, se compilati, vengono riportati nel sollecito stampato o inviato. I campi disponibili sono:
Intestazioni
Testo
Testo interessi
Testo spese
Testo per voci fattura
NOTA BENE:
La gestione dei solleciti segue un flusso progressivo che parte sempre dall’Estratto conto e prosegue, in caso di mancato pagamento, attraverso i livelli successivi:
Sollecito 1
Sollecito 2
Sollecito 3
Se il cliente non salda dopo il primo sollecito, è possibile generare il Sollecito 2 e, successivamente, il Sollecito 3. La contabilizzazione di un sollecito abilita automaticamente la generazione del livello successivo.
Dopo la contabilizzazione del sollecito, il sistema genera automaticamente una scrittura contabile con protocollo "PSS" per rilevare eventuali spese di sollecito e interessi di mora.
Se spese e interessi non sono valorizzati, la scrittura viene comunque generata con importo pari a zero e non è modificabile.
Se invece sono valorizzati, il cliente dovrà corrispondere sia il debito originario sia gli importi aggiuntivi.
Per una corretta gestione dell'estratto conto/solleciti di pagamento è necessario configurare il conto contabile di ricavo nei conti di sistema dalla sezione
Tutte le impostazioni → Contabilità → Conti di sistema → Spese di sollecito clienti
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