حساب العهدة هو حساب مالي يُستخدم لتتبع المبالغ التي تُعطى لموظف معين لتنفيذ مهام مثل شراء مستلزمات أو تغطية نفقات تتعلق بالعمل. يُعد هذا الحساب جزءًا من الأصول المتداولة في الشجرة المحاسبية، ويتأثر هذا الحساب بالقيود اليدوية والمعاملات المالية التي تتم عليه. يمكنك إضافة حساب بمسمى عهدة الموظفين يندرج تحته حسابات فرعية تحمل أسماء الموظفين الذين لديهم عهد.
على سبيل المثال: أنت تملك نشاطًا تجاريًا ولديك موظف مسؤول عن شراء اللوازم اليومية. عندما تُعطي هذا الموظف مبلغًا لتغطية نفقات العمل، قم بتسجيل المبلغ في حساب العهدة عبر إدخال قيد يدوي. وعند استخدام الموظف لهذه المبالغ كمصروفات أو مشتريات، يجب أن تقوم بإضافة التفاصيل على المنصة (الفواتير وطريقة الدفع المستخدمة في إنفاق مبلغ العهدة) المرتبطة بحساب العهدة الخاص به، سيقوم النظام تلقائياً بإصدار القيود بناءً على العمليات التي أضفتها، تساهم هذه الخطوات في تسهيل تتبع المعاملات المالية وتوثيقها.
لإضافة حساب العهدة، اتبع الخطوات الخطوات التالية:
إضافة حساب العهد في الشجرة المحاسبية
انتقل الى المحاسبة > شجرة الحسابات > اضغط على حساب جديد.
حدد البيانات التالية:
نوع الحساب: الأصول.
الحساب الرئيسي: الأصول المتداولة.
رمز الحساب: يظهر تلقائياً بناءً على تسلسل الحسابات التي قمت بإضافتها. يمكنك تغيير الرقم حسب آلية الترتيب المتبعة لديك.
اسم الحساب الجديد الذي تريد إضافته.
ℹ️ يمكنك إضافة حساب رئيسي باسم العهد، ويندرج منه حسابات بأسماء الموظفين لتتمكن من متابعة مصروفاتهم كل على حدة.
الوصف (اختياري).
اضغط على: حفظ.
يتم إضافة الحساب مباشرة في الشجرة المحاسبية.
ربط حساب العهدة بطريقة الدفع
يمكنك ربط حساب العهدة بطريقة دفع جديدة أو طريقة دفع مضافة سابقاً.
لإضافة طريقة دفع جديدة انتقل إلى:
الإعدادات > طرق الدفع > اضغط على إضافة طريقة الدفع.
أضف اسم طريقة الدفع، مثال: عهدة خالد.
حدد فئة طريقة الدفع: بطاقة ائتمانية، أخرى.
ℹ️ الهدف المحاسبي من عملية الربط هو توثيق كافة المعاملات المالية التي تمت حسب الطريقة المستخدمة، عند اختيار فئة المنتج (نقدي) سيظهر حساب الربط تلقائياً (النقد في الصندوق)، لن تتمكن من تغييره لارتباطه بحسابات النقد في الصندوق بناءً على موقع العملية، يمكنك اختيار فئة المنتج (بطاقة ائتمانية، أو أخرى) لتتمكن من تحديد حساب الربط.
عند اختيار طريقة الدفع يظهر حساب الربط الافتراضي مباشرة، اضغط عليه لاختيار حساب العهدة الذي تريده.
ℹ️ حساب الربط هو الحساب الذي يجمع المبالغ من المعاملات التي تتم باستخدام طرق الدفع الخاصة بك.
اكتب وصفاً لطريقة الدفع (اختياري).
اضغط على علامة (✔). يتم إضافة طريقة الدفع. بإمكانك الآن الانتقال للمصروفات أو المشتريات واستخدامها.
لإضافة حساب الربط على طريقة دفع مضافة سابقاً على المنصة، انتقل إلى:
الإعدادات > طرق الدفع > اضغط على أيقونة ( 🖋).
اضغط على حساب الربط، وقم باختيار حساب العهدة الذي تريده. ثم اضغط على علامة (✔️).
ℹ️ يمكنك تغيير اسم طريقة الدفع أو الوصف.
تظهر نافذة لتأكيد التحديث على حساب الربط، اضغط على تأكيد. بإمكانك الآن الانتقال للمصروفات أو المشتريات واستخدامها وستنعكس على حساب الربط الجديد.
💡 إذا كنت تقوم بالبيع عبر تطبيقات التوصيل (جاهز، هنقرستيشن…)، يمكنك إضافة حسابات مخصصة في شجرة الحسابات وربطها بطرق الدفع لتتمكن من متابعة المبالغ المحصلة من عمليات البيع التي تتم عبر تطبيقات التوصيل، للقيام بذلك، اتبع الخطوات التالية:
أضف حسابًا في الشجرة المحاسبية باسم تطبيق التوصيل، مثل: "عمليات البيع من جاهز".
أضف طريقة الدفع باسم التطبيق مثل: (جاهز) واربطها بالحساب الذي أضفته في الشجرة.
أضف طريقة الدفع إلى صندوق البيع وابدأ باستخدامها. تنعكس جميع المبالغ المحصلة في الحساب المحدد في الشجرة، لتتمكن من الاطلاع على التفاصيل من خلال تفاصيل الحساب أو كشفه لاحقًا.
الحسابات الفرعية وطرق الدفع
عند إضافة حساب فرعي مربوط بطريقة دفع، سيتم إلغاء الربط بينهم. ويمكنك إعادة ربطهم مرة أخرى.
من خلال المحاسبة > شجرة الحسابات > اضغط عل النقاط الثلاثة الموجودة أمام اسم الحساب، اختر : حساب فرعي جديد.
في حال كان الحساب مربوط بطريقة دفع، تظهر نافذة توضح أنه سيتم إلغاء الربط.
قم بإضافة التفاصيل، اضغط على حفظ.
تظهر نافذة توضح اسم الحساب + طرق الدفع المرتبطة به.
عند الضغط على تأكيد، يتم إضافة الحساب في الشجرة المحاسبية وإلغاء الربط بين الحساب وطريقة الدفع.
ℹ️ لربط طريقة الدفع مرة أخرى انتقل إلى الإعدادات> طرق الدفع> وقم بالربط كل طريقة دفع بالحساب المناسب.
أرشفة حساب العهدة في الشجرة
أرشفة الحساب تعني تغيير حالة الحساب وإخفاؤه من الشجرة، مما يترتب عليه عدم إمكانية الدفع والتحصيل عليه. عند الحاجة لأرشفة أي حساب في الشجرة يجب أن يكون رصيده (0).
لأرشفة حساب العهدة انتقل إلى:
المحاسبة > شجرة الحسابات > اضغط على النقاط الثلاثة الموجودة أمام الحساب في يسار الشاشة> اضغط على أرشفة الحساب.
قم بتأكيد العملية، اضغط على: أرشفة الحساب.
عند ربط حساب العهدة بطريقة دفع، تظهر هذه النافذة، يمكنك من خلالها معرفة:
اسم الحساب الذي تقوم بأرشفته.
طرق الدفع المرتبطة به.
اضغط على تأكيد. يتم أرشفة الحساب مباشرة وإلغاء ربط طرق الدفع المرتبطة به وإعادة ربطها بالحسابات الافتراضية.
ℹ️ على سبيل المثال: قمت بإنشاء حساب (عهدة خالد)، وربطه بطريقة الدفع المسماه أيضاً بـ (عهدة خالد)، عند أرشفة الحساب يتم ربط طريقة الدفع بالحساب الافتراضي:
(1010102 Other - حسابات بنكية أخرى) وستنعكس جميع العمليات القادمة عليه.
الأسئلة الشائعة
1- هل يمكن إضافة حساب العهدة على أكثر من طريقة دفع؟
نعم يمكن ذلك.
2- هل يمكن حذف حساب العهدة بعد إضافته؟
جميع حسابات الشجرة لا يمكن حذفها بعد إضافتها، يمكنك أرشفة الحساب بنفس الخطوات الموضحة في هذا المقال.
3- كيف يمكنني رؤية تفاصيل أو كشف حساب العهدة؟
يمكنك رؤية تفاصيل الحساب أو كشفه من خلال المحاسبة > الشجرة المحاسبية.
لرؤية تفاصيل الحساب اضغط على أيقونة (👁️).
لرؤية كشف الحساب اضغط على أيقونة (🗒️).
4- هل يمكن تعديل اسم حساب العهدة بعد إضافته في الشجرة المحاسبية؟
نعم يمكن ذلك، من خلال شجرة الحسابات، اضغط على النقاط الثلاثة الموجودة أمام حساب العهدة في يمين الشاشة، واختر تعديل.
يمكنك تعديل: رقم الحساب، اسم الحساب، الوصف.
عند الانتهاء اضغط على حفظ. يتم تحديث اسم الحساب مباشرة في طرق الدفع المرتبطة به.