توفر لك منصة رِواء ميزة جرد المخزون باستخدام ملف (Excel)، مما يسهل عليك عملية تحديث بيانات المخزون بشكل سريع. إذا كنت تستخدم جهاز جرد المخزون الذي يصدر بياناته في ملف (Excel)، يمكنك بسهولة بعد إتمام عملية الجرد وحساب الكميات المتوفرة، نقل البيانات إلى القالب المعتمد من رِواء ثم رفعه على المنصة. هذه الميزة تساعدك في توفير الوقت والجهد، حيث يتم تحديث بيانات المخزون دون الحاجة لإدخال الكميات يدويًا. كما يمكنك تصدير المنتجات في قالب رِواء وجردها يدويًا ثم إعادة رفع الملف على المنصة.
خطوات جرد المخزون بملف (Excel)
لجرد المنتجات من خلال ملف (Excel) انتقل إلى:
التحكم بالمخزون > جرد المخزون > إنشاء جرد مخزون.
أضف البيانات التالية:
الموقع: الفرع الذي تقوم بجرد منتجاته.
يظهر اسم الجرد و تاريخ الجرد تلقائياً، بإمكانك التعديل عليهم حسب ما تراه مناسبا.
اجرد مخزونك:
بعد تحديد الفرع ستظهر جميع المنتجات الموجودة بالفرع في عمود (اسم المنتج)، مع الكميات المتوفرة على منصة رِواء في عمود (المتوقع).
ℹ️ تظهر المنتجات من نوع واحد والمنتجات المتعددة، أما المنتجات المجمعة فلن تظهر، لأنها عبارة عن مجموعة من المنتجات تُجرد بناءً على العناصر التي تحتويها. مثال: لديك منتج مجمع باسم :كيك، يحتوي على الزيت والبيض والطحين وغيرها من المنتجات، قم بجرد هذه المنتجات، علما بأن أي تغيير على كمياتها سوف ينعكس مباشرة على المنتج المجمع.
اضغط على: تصدير المنتجات، اختر صيغة الملف XLSX.
يتم تحميل ملف (Excel) بالمنتجات الموجودة بالفرع، اسم المنتج والرمز التعريفي (SKU) لكل منتج.
قم بإضافة الكمية الفعلية التي لديك (المجرودة) في عمود الكمية.
بعد إضافة الكميات في ملف الـ (Excel). اضغط على استيراد المنتجات.
ارفع ملف الـ (Excel) على المنصة. بعد رفعه سيظهر لك عدد المنتجات التي تم رفعها، وعدد المنتجات التي لم تقم بإدخال الكمية لها. اضغط على: تجاهل ومتابعة في حال أردت رفع الملف دون تعديل الكميات. أو قم برفع الملف من جديد بعد إضافة الكميات لجميع المنتجات.
سيتم رفع الكميات في عمود (المجرود).
ستظهر البيانات تلقائياً في عمود الفرق وعمود التكلفة.
الفرق: هو الفرق بين الكمية الموجودة على المنصة وبين الكمية التي قمت بجردها فعليا، يظهر الفرق تلقائياً بعد إدخال الكميات المجرودة.
إذا كانت الكمية المجرودة أقل، يظهر الفرق بالسالب، مثال: في مخزون رِواء لديك 10 قطع، عند قيامك بالجرد الفعلي للمنتجات وجدت 9 قطع فقط، قم بكتابة الكمية الموجودة لديك، سيظهر الفرق (-1) والتي تعني وجود فرق بين كمية المخزون الفعلي وكمية المخزون على المنصة بحبة واحدة فقط.
إذا كانت الكمية المجرودة مساوية للكمية الموجودة على منصة رِواء، يظهر الفرق 0. لعدم وجود فرق بين الكميات الفعلية والتي على المنصة.
إذا كانت الكمية المجرودة أكثر، يظهر الفرق بالموجب، مثال: في مخزون رِواء لديك 3 قطع، عند قيامك بالجرد وجدت أن هناك 7 قطع من المنتج، قم بكتابة الكمية الموجودة لديك، سيظهر الفرق (+4) والذي يعني وجود فرق عن الكمية الموجودة على منصة رِواء بأربع حبات.
التكلفة: قيمة التكلفة للمنتجات التي قمت بجردها، تظهر بناءً على تكلفة المنتج التي أضفتها بالمخزون. مثال:
إذا كانت الكمية المجرودة أقل، تظهر تكلفة المنتج بالسالب حسب فرق الكمية، مثال: منتج قيمة الحبة (70 ريال)، في مخزون رِواء لديك 10 قطع، عند قيامك بالجرد الفعلي للمنتجات وجدت 9 قطع فقط، عند إضافة الكمية الفعلية التي لديك تظهر التكلفة (- 70 ريال).
إذا كانت الكمية المجرودة مساوية للكمية الموجودة على منصة رِواء، تظهر التكلفة 0.
إذا كانت الكمية المجرودة أكثر، تظهر التكلفة بالموجب، حسب فرق الكمية، مثال: منتج قيمة الحبة (70 ريال)، في مخزون رِواء لديك 3 قطع، عند قيامك بالجرد وجدت أن هناك 7 قطع من المنتج، عند إضافة الكمية الفعلية التي لديك تظهر التكلفة (280 ريال).
ℹ️ تكلفة المنتج تؤثر على قيمة المخزون وصافي الدخل، سواءً كانت بالزيادة أو النقص.
عند الانتهاء من جرد جميع المنتجات اضغط على: إتمام.
الأسئلة الشائعة
1- عند رفع ملف (Excel) بالمنتجات، يظهر وجود خطأ في الرفع؟
عند ظهور خطأ عند رفع الملف يجب التأكد من:
عدم تكرار أو حذف أو تغيير أول صف من الملف (الترويسة) أو أحد الأعمدة.
عدم تكرار الرمز التعريفي (SKU) للمنتج.
تأكد من نوع بيانات في الحقول (نصوص وأرقام).
قم بإعادة رفع الملف بعد التأكد من جميع البيانات.
2- هل يمكن جرد المنتج المتتبع برقم التشغيلة (الدفعة) أو الرقم التسلسلي من خلال ملف (Excel)؟
جرد المنتجات المتتبعة يكون بشكل مباشر على المنصة، لا يمكن جردها من خلال ملف (Excel). لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
3- ما هي المدة المستغرقة لانعكاس الكمية في المخزون؟
عند إتمام الجرد تنعكس الكميات مباشرة في المخزون.
4- لدي أكثر من فرع وكل المنتجات متساوية بكمياتها، هل يمكن أن أقوم بجرد أكثر من فرع معاً؟
يمكنك جرد كل فرع على حدة، قم بجرد الفرع الأول، عند الانتهاء قم بجرد الفرع الثاني بنفس الخطوات الموضحة سابقاً.
5- هل يمكن جرد منتجات معينة؟
نعم يمكن ذلك، ابحث عن اسم المنتج أو الرقم التعريفي (SKU) من خلال حقل البحث، يظهر لك المنتج الذي تريده، قم بالجرد بنفس الخطوات السابقة.
6- هل يمكن حفظ الجرد و إكماله في وقت آخر؟
نعم يمكن ذلك، اضغط على: حفظ لاحقاً، يمكنك إكمال الجرد في أي وقت.
ℹ️ عند تغير كمية المنتج في المخزون بسبب عمليات البيع أو الشراء أو الإرجاع أثناء التوقف عن الجرد، ستظهر نافذة عند استئناف الجرد في أعلى الصفحة تُفيد بوجود تغيير في كمية المنتج.
7- هل يوجد تقرير معين لجرد المخزون؟
نعم، يمكنك الإطلاع على تقرير جرد المخزون من خلال التقارير > المخزن > تقرير ملخص جرد المخزون.