Explicamos de forma geral como funciona o Rindegastos, digitalizando 100% da gestão de despesas da sua empresa.
Temas abordados neste artigo:
Processo de criação e revisão de despesas
O Rindegastos é uma plataforma que busca otimizar os processos das empresas para simplificar a vida dos seus colaboradores, permitindo-lhes dedicar seu tempo ao que realmente importa.
É importante que, antes de começar a trabalhar com o Rindegastos, você tenha uma ideia geral de como ele funciona. O processo é simples: as despesas são criadas e então passam por um fluxo de revisão de acordo com as políticas da empresa, previamente configuradas dentro da plataforma.
Ou seja, o processo consiste em duas etapas principais, que são executadas por perfis de usuários específicos, onde as políticas foram previamente configuradas de acordo com a necessidade de cada empresa.
Funções de usuário
No Rindegastos, há três funções que possuem poderes diferentes dentro da plataforma. São elas:
Administrador: é o usuário que possui as permissões necessárias para configurar o Rindegastos sob medida para sua empresa, como criação de usuários, criação de políticas, configuração de fluxos de revisão, definição de categorias de despesas, entre outros. Ademais, essa função tem acesso à visualização de relatórios e à exportação de informações de todas as despesas da empresa.
Aprovador: esta função define o usuário que poderá participar dos fluxos de revisão configurados por sua empresa e poderá visualizar, aprovar e/ou rejeitar as despesas enviadas pelos declaradores.
Declarador: por padrão, todos os usuários possuem a função de declarador, e esta função define que o usuário poderá criar suas despesas e depois enviá-las para o processo de revisão configurado por sua empresa.
Etapas do processo de declaração de despesas
Existem duas etapas principais. A primeira é a criação ou registro das despesas e, posteriormente, o seu envio pelo declarador. A segunda etapa é a revisão das despesas, onde os aprovadores configurados poderão aprovar ou rejeitar as despesas enviadas pelo declarador.
Para fazer a declaração de despesas, o Declarador deverá executar os seguintes passos:
Registrar as despesas na sua conta no Rindegastos, anexando uma imagem e todas as informações que a empresa solicitar, como fornecedor, total, data, etc.
Criar um novo relatório de despesas contendo todos os gastos que precisar, e enviá-lo para o fluxo de revisão configurado por sua empresa.
Uma vez enviado o relatório de despesas pelo declarador, este prossegue e fica em poder do primeiro aprovador configurado pela empresa. O aprovador poderá revisar o relatório e todas as despesas contidas nele para aprovar ou rejeitar despesas que violem as políticas da empresa. Ao final da revisão, o aprovador poderá enviar o relatório ao próximo aprovador ou fechá-lo caso seja o último aprovador no fluxo de revisão.
💡 Recomendação: no Fluxo de Revisão, deve ser incluído um usuário da área contábil como último aprovador, para que, assim que a revisão for concluída, o usuário possa baixar as informações e cadastrar os dados no sistema contábil da empresa.
Caso ainda tenha dúvidas sobre este processo, por favor escreva para soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!