Explicamos como alocar uma nota fiscal a uma despesa na função de aprovador na plataforma web do Rindegastos, de forma rápida e fácil.
O QUE É ALOCAÇÃO DE NOTAS FISCAIS?
A alocação de nota fiscal é um processo que permite ao declarador ou aprovador alocar a nota fiscal eletrônica a uma despesa para a qual ainda não existe recibo oficial. Isso permite que os declaradores ou aprovadores incluam a nota fiscal em PDF e XML na despesa, nos casos em que o declarador não tenha acesso a esses documentos no momento da compra.
No Rindegastos, existe um módulo denominado ‘Fiscal’, em que o administrador da conta pode habilitar e configurar esta funcionalidade de alocação de nota fiscal.
Importante: Este processo está disponível no Rindegastos Colômbia.
COMO ALOCAR UMA NOTA FISCAL AL CRIAR UMA DESPESA USANDO MEU PERFIL DE APROVADOR?
Para alocar uma nota fiscal a uma despesa, você deve seguir estes passos simples:
No menu ‘Aprovador’, selecione a opção ‘Relatórios’.
Na aba de relatórios a revisar, selecione o relatório que contém as despesas às quais você deseja alocar a nota fiscal.
Uma vez no relatório, clique na despesa à qual deseja alocar a nota fiscal.
Clique no botão verde ‘Alocar nota fiscal’.
Selecione na lista a nota fiscal que deseja alocar à despesa. Se você não encontrar a nota fiscal, pode ser que ela ainda não esteja disponível na sua empresa. Você pode tentar novamente mais tarde ou entrar em contato com seu administrador.
Para finalizar, clique no botão ‘Alocar nota fiscal’.
Pronto! A despesa será salva com as informações extraídas do XML da nota fiscal alocada e você poderá editá-la se necessário. Se aparecer um aviso de erro, você poderá revisar e editar. Finalmente, você poderá continuar revisando o relatório como aprovador.
✏️ Nota: Na lista de notas fiscais a alocar, poderá encontrar as notas fiscais que guardem semelhança de +5% no valor da despesa.
✏️ Nota: Alocada a nota fiscal, o Rindegastos completa os dados da despesa com as informações disponíveis no arquivo XML e também anexa a nota fiscal em PDF.