Explicamos como revisar e aprovar uma solicitação de verba ou caixa pequeno na plataforma web do Rindegastos, de forma rápida e fácil.
O QUE É VERBA?
É uma destinação de recursos a serem utilizados para despesas específicas. A um declarador, é destinada uma determinada quantia em dinheiro para utilizar nas despesas de uma viagem de trabalho, um evento de negócios, uma visita a um cliente, etc.
Previamente, a empresa determina o valor da verba a utilizar na atividade específica, ou você, como declarador, solicita uma estimativa para cobrir as despesas da referida atividade.
O QUE É CAIXA PEQUENO?
É uma alocação de recursos, que é utilizada de forma recorrente para pequenas despesas de uma empresa, com o objetivo de que haja disponibilidade para cobrir de forma extraordinária ou inesperada algumas despesas incorridas no dia a dia, permitindo ainda assim manter a ordem e o controle.
A empresa determina o valor do caixa pequeno e as despesas devem ser justificadas por meio de recibos, notas fiscais, etc., de acordo com as políticas que a empresa tem para esse fim.
POR QUE O MÓDULO DE VERBAS MUDOU?
Nossa plataforma busca constantemente otimizar o tempo de nossos usuários, portanto, foi criado um módulo específico para a gestão de verbas, isso permitirá que as aprovações sejam mais rápidas, acelerando o processo de alocação de dinheiro pelas empresas.
COMO REVISAR E APROVAR UMA SOLICITAÇÃO DE VERBA?
Lembre-se que, neste módulo, você verá diversos tipos de solicitações, sejam despesas de viagem, caixa pequeno, adiantamentos, projetos, entre outros. Para todos estes casos, o processo de revisão é exatamente o mesmo. Porém, cada empresa possui seus próprios sistemas de controle interno, o que, em alguns casos, exige documentação adicional de acordo com as políticas de cada empresa. O processo é muito fácil, basta seguir estes passos:
No menu ‘Aprovador’, selecione a opção ‘Solicitação de verba’.
Na tela, por padrão, você sempre verá as solicitações no status em andamento que você deve revisar.
Você pode pesquisar por uma solicitação de verba específica, utilizando o filtro na parte superior, selecione o status (a revisar/revisado), o tipo de verba (verba/caixa pequeno) e o usuário (o declarador que solicitou a verba).
No canto superior direito da solicitação de verba, você encontrará três pontos, lá você verá o fluxo de revisão, o histórico e também ‘Devolver solicitação de verba’.
Ao final da revisão, deixe um comentário e, por fim, clique em ‘Enviar solicitação’.
Pronto! Em apenas algumas etapas, você aprovou a solicitação de verba do declarador e agora ele pode incluir a verba aprovada em seus relatórios de despesas.
🧐 Esclarecimento: As solicitações de verba só podem ser aprovadas ou devolvidas ao declarador, não há opção de rejeitá-las, diferentemente das despesas.