Explicamos como funciona a alocação de notas fiscais na plataforma web do Rindegastos, de forma fácil e rápida.
Temas abordados neste artigo:
O que é alocação de notas fiscais?
A alocação de nota fiscal é um processo que permite ao declarador ou aprovador alocar a nota fiscal eletrônica a uma despesa para a qual ainda não existe recibo oficial. Isso permite que os declaradores ou aprovadores incluam a nota fiscal em PDF e XML na despesa, nos casos em que o declarador não tenha acesso a esses documentos no momento da compra.
No Rindegastos, existe um módulo denominado ‘Fiscal’, em que o administrador da conta pode habilitar e configurar esta funcionalidade de alocação de nota fiscal.
Importante: Este processo está disponível no Rindegastos Colômbia.
Como funciona a alocação de notas fiscais no rindegastos?
A alocação de notas fiscais funciona da seguinte maneira:
A empresa encaminha as notas fiscais que recebe para a caixa de correio inteligente do Rindegastos. Desse modo, as notas fiscais que chegam ao e-mail oficial da empresa serão carregadas em um usuário específico do Rindegastos, que será denominado “perfil de cobrança”.
O administrador deve habilitar a funcionalidade de alocação de notas fiscais e configurar as opções correspondentes, garantindo que o e-mail cadastrado naquela seção seja o mesmo do perfil de cobrança.
Finalmente, o declarador ou aprovador pode alocar notas fiscais às despesas que for criando ou revisando, conforme o caso.
Quem pode configurar a alocação de notas fiscais?
A alocação de notas fiscais pode ser configurada por usuários administradores que tenham acesso ao módulo ‘Fiscal’ do Rindegastos. Aqui você pode:
Habilitar ou desabilitar a funcionalidade de alocação de notas fiscais.
Selecionar o e-mail do usuário que recebe as notas fiscais da empresa.
Dar permissões aos usuários para alocar uma despesa a uma nota fiscal.
Adicionar as políticas que terão acesso à alocação de notas fiscais a despesas.
Como configurar a alocação de notas fiscais no rindegastos?
Para habilitar e configurar a alocação de notas fiscais, você deve seguir estes passos simples:
No menu ‘Administrador’, selecione a opção ‘Fiscal’.
Clique no botão ‘Habilitar alocação de notas fiscais’ para disponibilizar a ferramenta aos usuários.
Selecione na lista o e-mail do usuário que recebe as notas fiscais da empresa. Lembre-se de configurar no e-mail de cobrança o reenvio de todas as notas fiscais eletrônicas para o endereço recibos@rindegastos.com.
Ative as permissões para que os usuários declaradores ou aprovadores possam alocar uma despesa a uma nota fiscal.
Adicione as políticas que terão acesso à alocação de notas fiscais a despesas. No momento, você só pode escolher políticas com moeda COP.
Para finalizar, clique no botão ‘Salvar alterações’.
Pronto! Desta forma, os usuários poderão alocar notas fiscais a despesas criadas a partir de sua conta no Rindegastos. Desde que a nota fiscal já esteja disponível no usuário designado para tanto.
✏️ Nota: Alocada a nota fiscal, o Rindegastos completa os dados da despesa com as informações disponíveis no arquivo XML e também anexa a nota fiscal em PDF.
Caso ainda tenha dúvidas sobre este processo, por favor escreva para soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!