Ebben a bejegyzésben megtudod, hogyan állíthatsz be automatizált emlékeztető email-sorozatot rendezvényed vagy webináriumod résztvevőinek a SalesAutopilotban. Megmutatjuk, hogy milyen SalesAutopilot építőkockákat szükséges felhasználnod az automatizmus elkészítéséhez és azok hogyan kapcsolódnak egymáshoz az optimális időzítés érdekében. Segítünk átlátni, hogy a SalesAutopilot elemek hogyan alakulnak egy olyan kommunikációs folyamattá, amelynek köszönhetően résztvevőid időben megkapják az összes szükséges információt és magabiztosan tudnak csatlakozni az eseményedhez.
Miért fontos az időzített kommunikáció rendezvények esetén?
A rendezvények és webináriumok sikerének kulcsa nem csak a minőségi tartalom, hanem a résztvevők megfelelő tájékoztatása is. Tapasztalataink azt mutatják, hogy a jól időzített emlékeztető emailek jelentősen növelik a tényleges részvételi arányt és csökkentik a last-minute lemorzsolódást.
Kezdjük a rendszer áttekintésével. A rendezvényedre vagy webináriumodra regisztrálók az alábbi folyamaton fognak végigmenni:
Emlékeztető rendszer működése
A SalesAutopilot segítségével teljes mértékben automatizálhatod a rendezvényed vagy a webináriumod előtti emlékeztető üzenetek küldését – így a rendszer magától emlékezteti a regisztrálókat, miközben Neked jut időd a megfelelő felkészülésre vagy más hasznos tevékenységre.
Előfeltételek: Lista & feliratkozó űrlap
Először is rendelkezned kell egy hírlevél listával és egy feliratkozó űrlappal, amin keresztül az érdeklődők regisztrálni tudnak a rendezvényre vagy webináriumra. Amennyiben ismétlődő webináriumról van szó, amelyet időről-időre újra megtartasz, a lista haladó beállításainál tudod beállítani, hogy egy email cím többször is bekerülhessen a listába. Így egy hírlevél listán tudod gyűjteni az ismétlődő webinárium alkalmaira a regisztrálókat és nem kell minden webináriumhoz külön listát létrehoznod.
Fontos, hogy az űrlapon szerepeljen a rendezvény vagy webinárium időpontja, mert később az emlékeztető emailek ehhez az időponthoz képest kerülnek kiküldésre.
Időpont mező elhelyezésével kapcsolatban ebben a bejegyzésben találsz segítséget az “Általános mezők” alcím alatt az “Időpont” leírásánál. Valamint ebben a videóban, 22:21-től. A videó a SalesAutopilot korábbi kezelőfelületén készült, de a beállítás menete nem változott.
Visszaigazoló email regisztrációkor
Érdemes rögtön a regisztrációkor küldeni egy visszaigazoló emailt a regisztrálónak, hogy biztos lehessen benne, hogy sikeres volt a regisztrációja. Mivel közvetlenül regisztráció után magasabb arányban fogják megnyitni a regisztrálók a tőled kapott emailt, érdemes már ebben az emailben elhelyezni a legfontosabb információkat a webináriummal vagy rendezvénnyel kapcsolatban. Ez azért is különösen fontos, mert lehetnek olyan regisztrálók, akik rövid idővel a webinárium vagy rendezvény kezdése előtt regisztrálnak, és ezáltal a további emlékeztető emaileket már nem kapnák meg.
A következőket mindenképp tartalmazza ez az email:
Rövid megerősítést, hogy sikeres volt a regisztráció
A webinárium linkjét vagy a helyszín pontos címét
Egy naptárba menthető esemény mellékletet (.ics fájl), amit a résztvevők egyszerűen hozzáadhatnak saját naptárukhoz vagy a naptár esemény nyilvános linkjét (a bejegyzés írásakor Google Naptár használatakor egyszerűbb egy ilyen link beszúrása, mint egy .ics fájl használata).
A részletes programot és az előadók bemutatását
A technikai követelményeket (webinárium esetén)
Első emlékeztető, napokkal a rendezvény előtt
A rendezvény előtt pár nappal érdemes kiküldeni az első részletes emlékeztetőt. Ez az email is fontos, hogy tartalmazza az első emailben megosztott hasznos információkat. Emellett tájékoztathatod a jelentkezőket egyéb tudnivalókról (pl. dress code a rendezvényen). Ez az email segít abban, hogy a résztvevők már előre megkapják az összes szükséges információt, és be tudják ütemezni az eseményt.
Az időzítés beállításához további segítséget találsz ebben a bejegyzésben a “Dátumvezérelt időzítések” alcím alatt a “Sorozat (relatív) időzítés” pontnál.
Második emlékeztető, a rendezvény reggelén
Ebben az emailben ismét szerepel minden fontos információ a rendezvénnyel vagy webináriummal kapcsolatban. Növelheted ennek az emlékeztető emailnek az értékét azzal, hogy megosztasz olyan hasznos tudnivalókat vagy praktikákat, amik korábban nem hangzottak el. Például megírhatod, hogy mit hozzanak magukkal a rendezvényre, milyen kérdésekkel készüljenek, vagy milyen előzetes tudásanyagokat érdemes átnézniük. Ezzel is tanítod arra a feliratkozóidat, hogy minden tőled kapott email fontos és értékes.
Utolsó emlékeztető, órákkal a kezdés előtt
A rendezvény vagy webinárium kezdete előtt 1-2 órával küldd ki az utolsó emlékeztetőt. Javasoljuk, hogy inkább több órával a kezdés előtti időpontra időzítsd ezt az emailt (további információ lejjebb). Ez az email a következőket mindenképp tartalmazza:
Csatlakozási link vagy helyszín emlékeztetője
Kezdési időpont megerősítése
Rövid technikai checklist (webinárium esetén)
Kapcsolattartói adatok problémás esetekre
Természetesen ha úgy ítéled meg, hogy a te céged kommunikációs stílusához több vagy kevesebb emlékeztető illik, akkor a rendszert ezek szerint alakítsd át. Az imént bemutatott 3 email + 1 sms egy jól bevált sablon, de személyre szabható.
Továbbá növelheted a személyes kommunikáció élményét azzal, hogy minden emailben névszerinti megszólítást használsz.
Az emlékeztető emailek beállításához videós segítséget találsz ebben a bejegyzésben (8:01-től szól erről a videó). A videó a SalesAutopilot korábbi kezelőfelületén készült, de tartalmilag továbbra is releváns.
Fontos! Csúcsidei email küldés kockázatai
Fontos tudnod, hogy ha az utolsó emlékeztető emailt csúcsidőben (általában délelőtt 8-10 és délután 14-16) tervezed kiküldeni, akkor az email kézbesítése több percet, rosszabb esetben akár egy órát is csúszhat. Ezért rendkívül fontos, hogy:
A csatlakozási adatok már a korábbi levelekben is elérhetők legyenek.
Ne csak az utolsó pillanatban küldd ki a fontos információkat.
Számolj a kézbesítési késedelemmel.
SMS emlékeztető
A SalesAutopilot integrációi segítségével SMS-ben is küldhetsz emlékeztetőt a regisztrálóknak. Ez ideális lehet kifejezetten a webinárium kezdése előtt vagy a rendezvény reggelén.
Technikai okokból legkésőbb fél órával a webinárium vagy rendezvény kezdésének időpontja előtt lehetséges az SMS-t időzíteni. Ez a kézbesítési csúszások miatt van így, amely csúcsidőben alkalmanként előfordulhat email és SMS küldés esetén is, ahogy azt fent is olvashattad.
Az ebben a bejegyzésben példaként bemutatott rendszerben az utolsó emlékeztető, amely SMS-ként kerül kiküldésre, 30 perccel az esemény előttre van időzítve. Abban az esetben, ha az általad épített rendszerben csak az SMS tartalmaz bizonyos fontos információkat (pl. a csatlakozási linket) célszerű az SMS időzítését is legkésőbb 1 órával az esemény előttre beállítani. Így az esetenként, csúcsidőben felmerülő csúszások esetén is nagyobb a valószínűsége, hogy megkapják majd feliratkozóid a csatlakozási linket.
A legbiztosabb eljárás ha a fentiek szerint, már a korábbi emlékeztetőkben is elhelyezed a csatlakozási linket.
Összegzés: Mit fogsz látni a fiókodban?
Ha követed a fenti lépéseket, a SalesAutopilot fiókodban egy átgondolt, automatikus email kommunikációs rendszer fog működni, amely:
✅ Időben tájékoztatja a résztvevőket - senki sem marad le fontos információkról
✅ Csökkenti a lemorzsolódást - a többszöri emlékeztetés növeli a tényleges részvételi arányt
✅ Biztosítja a zökkenőmentes csatlakozást - a résztvevők minden szükséges információt megkapnak jó előre
✅ Automatikusan működik - beállítás után nem igényel manuális beavatkozást
✅ Professzionális képet mutat - a résztvevők értékelik a gondos szervezést
Az így felépített rendszer nemcsak a jelenlegi rendezvényedet teszi sikeresebbé, hanem a jövőben is újra felhasználható sablon lesz minden hasonló eseményhez.
Milyen SalesAutopilot elemeket fogsz látni a fiókodban?
Miután a fent bemutatott automatizmust megépítetted, a következő elemeket fogod látni SalesAutopilot fiókodban: egy hírlevél listát, egy ahhoz kapcsolódó feliratkozó űrlapot, egy regisztrációt megerősítő emailt, valamint az általad választott számú emlékeztető emailt és emlékeztető sms-t.
A SalesAutopilot-ban kétféleképpen építheted meg ezt a rendszert, de mindkét esetben ugyanazt a rendszert kapod. Építhetsz a baloldali menü klasszikus építőjével vagy a vizuális automatizmus építővel. Amennyiben a SalesAutopilot vizuális automatizmus építője mellett döntesz, így fog kinézni a rendszer, amiben az ebben a bejegyzésben bemutatott számú emlékeztető email és sms szerepel:
