Do czego wykorzystasz nową funkcję?
Faktury cykliczne w Scanye pozwalają Ci zautomatyzować wystawianie powtarzalnych dokumentów sprzedaży, np. comiesięcznej opłaty za usługi czy subskrypcję. Dzięki nim:
Nie musisz pamiętać o regularnym wystawianiu faktur,
Możesz ustawić wysyłkę automatyczną na adres e-mail klienta,
Oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko pomyłek.
Jak stworzyć szablon faktury cyklicznej?
Fakturę cykliczną w Scanye tworzymy za pomocą szablonu. Po odpowiednim ustawieniu szablonu i zapisaniu go, faktury cykliczne będą wystawiać według wybranych w szablonie kryteriów.
Do tworzenia szablonu możesz przejść na dwa sposoby:
Sposób 1 - z poziomu wystawiana faktury
Kliknij Wystaw fakturę.
Kliknij ikonę faktury cyklicznej (po lewej od numeru faktury).
Sposób 2 - przez listę szablonów
Na menu bocznym kliknij na zakładkę Sprzedaż.
Z rozwijanego menu wybierz Szablony faktur cyklicznych.
W prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz szablon.
Jak uzupełnić szablon faktury cyklicznej?
Już wiesz jak przejść do tworzenia faktury cyklicznej. Teraz sprawdź jak uzupełnić szablon.
W formularzu uzupełnij szczegóły:
1️⃣ Nazwa szablonu - np. „Wsparcie techniczne”
2️⃣ Pierwsza faktura - data, od której zacznie się cykl, wtedy zostanie wystawiona pierwsza faktura
3️⃣ Powtarzaj - wybierz cykliczność (np. co miesiąc)
4️⃣ Wyślij fakturę do klienta mailem - dodaj adres e-mail nabywcy, wtedy faktura będzie wysyłała się automatycznie na podany adres.
Ustaw Tak w polu „Wyślij fakturę do klienta mailem”
Zaznacz opcję „Wyślij kopię też do mnie”, jeśli chcesz ją otrzymywać.
❗ Ważne - jeśli nie zaznaczysz opcji "Wyślij fakturę do klienta mailem", faktury będą wystawiane ale nie będą wysyłane do nabywcy. Znajdziesz je w zakładce sprzedaż i będziesz mógł/a wysłać je manualnie. Jeśli chcesz zautomatyzować ten proces, zaznacz opcję "Wyślij fakturę do klienta mailem" i uzupełnij adres email nabywcy. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
5️⃣ Ustal koniec - po zaznaczeniu checkbox'u, możesz określić liczbę faktur lub datę końcową.
Na podstawie - zdecyduj, czy zakończenie cyklu ma zależeć od liczby faktur czy konkretnej daty
Liczba faktur - np. 2, 3 itd.
Uzupełnij pozostałe dane w formularzu wystawiania faktury
Zacznij od wybrania bądź dodania nowego nabywcy
Po wprowadzeniu nabywcy przejdź do uzupełnienia kolejno:
1️⃣ Forma płatności - Wybierz jedną z dostępnych form płatności, np. „Przelew”, „Gotówka” lub inną, zdefiniowaną w systemie.
2️⃣ Numer konta bankowego - Podaj numer rachunku, na który ma zostać przelana należność. Ten numer pojawi się na fakturze.
3️⃣ Waluta - Wybierz walutę faktury, np. PLN, EUR, USD. Domyślnie ustawiona jest polska złotówka (PLN).
4️⃣ Termin płatności - Określ liczbę dni, jaką klient ma na opłacenie faktury.
5️⃣ Faktura opłacona - Zaznacz to pole, jeśli dana faktura cykliczna ma być od razu oznaczona jako opłacona. To przydatne np. w przypadku faktur wewnętrznych lub rozliczeń z góry.
Dodaj pozycje na fakturze
Uzupełnij następujące pola:
Nazwa towaru lub usługi
Kod GTU (opcjonalnie)
Ilość, Jednostka, Cena netto
Stawka VAT (np. 23%, 8%, zw, np.)
Możesz dodać więcej pozycji, klikając ponownie Dodaj pozycję.
Zapisz szablon
Na koniec kliknij przycisk Zapisz fakturę. Szablon zostanie zapisany, a faktury zostaną automatycznie wystawione zgodnie z wybraną datą początkową i cyklem powtarzania. O tym gdzie znajdziesz wystawione już faktury cykliczne przeczytasz tutaj.
Jak stworzyć szablon proformy cyklicznej?
Scanye masz możliwość wystawiania cyklicznych faktur nie tylko standardowych, ale również faktur proforma. Dzięki temu możesz automatyzować wysyłkę np. ofert czy wstępnych dokumentów sprzedaży jeszcze przed faktycznym obciążeniem klienta.
Do tworzenia szablonu możesz przejść na dwa sposoby:
Sposób 1 - z poziomu wystawiana faktury
Na pulpicie kliknij na strzałkę obok przycisku „Wystaw fakturę”, a następnie wybierz „Proforma” z rozwijanej listy.
Kliknij ikonę szablonu cyklicznego w lewym górnym rogu.
Sposób 2 - przez listę szablonów
Przejdź do zakładki Sprzedaż > Szablony faktur cyklicznych.
Kliknij strzałkę obok przycisku „Utwórz szablon” i wybierz „Utwórz szablon proformy”.
Formularz szablonu proformy wygląda niemal identycznie jak przy zwykłej fakturze cyklicznej, jak go uzupełnić przeczytasz tutaj.
Gdzie znajdę szablony faktur i proform cyklicznych?
Po ustawieniu szablonu faktury cyklicznej i kliknięciu Zapisz fakturę, zostaniesz automatycznie przeniesiony/a do zakładki Szablony faktur cyklicznych.
Co znajduje się na liście szablonów?
Lista zawiera wszystkie szablony faktur cyklicznych z podstawowymi informacjami.
Szablony możesz filtrować, sortować i przeszukiwać.
Po kliknięciu na ikonę zębatki w prawym górnym rogu, dostosujesz również widoczność kolumn.
Co oznaczają poszczególne kolumny na liście szablonów?
1️⃣ Nazwa szablonu - nadana przez Ciebie nazwa, np. „Wsparcie techniczne”.
2️⃣ Nabywca - firma, do której trafia faktura.
3️⃣ Rodzaj - typ dokumentu.
4️⃣ Data kolejnej faktury - kiedy zostanie wystawiona następna faktura. Znak nieskończoności ♾️, oznacza że nie została ustawiona data zakończenia wysyłania faktur cyklicznych.
5️⃣ Wysłane faktury - ile już wystawiono, np. "2 z 4".
6️⃣ Powtarzaj - cykliczność faktur np. "Co miesiąc".
7️⃣ Kwota netto - łączna wartość pozycji bez VAT.
8️⃣ Kwota VAT - suma podatku.
9️⃣ Kwota brutto - wartość łączna faktury.
Jak edytować fakturę cykliczną?
W każdej chwili możesz edytować fakturę cykliczną np. zatrzymać jej wystawianie ustawiając konkretną liczbę lub datę.
Żeby edytować fakturę cykliczną kliknij na trzy kropki po prawej stronie danego szablonu:
Po czym wybierz Edytuj.
Jak usunąć fakturę cykliczną?
Możesz również usunąć fakturę cykliczną. Aby edytować fakturę cykliczną kliknij na trzy kropki po prawej stronie danego szablonu:
Po czym wybierz Usuń.
Pojawi się powiadomienie ostrzegające o tym, że jest to czynność nieodwracalna, a kolejne faktury cykliczne z tego szablonu nie wyślą się.
Jeśli się zgadzasz, kliknij Tak, usuń. Po wykonaniu tej czynności pojawi się komunikat informujący o tym, że faktura została usunięta.
Gdzie znajdę wystawione faktury cykliczne?
Wszystkie faktury, które zostały wygenerowane na podstawie szablonu cyklicznego, znajdziesz w zakładce Sprzedaż, po kliknięciu na Wszystkie faktury.
W kolumnie Wysłano do nabywcy zobaczysz, czy faktura została automatycznie wysłana.
Jeśli pojawi się myślnik (–), oznacza to, że faktura została tylko wystawiona oraz udostępniona księgowemu, ale nie została wysłana do nabywcy.
Jeżeli chcesz, aby faktury cykliczne wysyłały się do nabywcy od razu po wystawieniu, podczas tworzenia szablonu uzupełnij e-mail nabywcy.
❗ Ważne
Nawet jeśli faktura nie została wysłana do nabywcy, i tak automatycznie pojawi się u księgowego - nie musisz robić nic więcej.
Automatyczna wysyłka faktur cyklicznych do nabywcy
Jak już zostało wspomniane - jeśli podczas tworzenia szablonu nie zaznaczysz opcji "Wyślij fakturę do klienta mailem" i nie uzupełnisz adresu e-mail nabywcy - faktura będzie wystawiana, ale nie zostanie wysłana do nabywcy.
Aby ustawić automatyczną wysyłkę przy uzupełnianiu szablony faktury cyklicznej:
Ustaw Tak w polu „Wyślij fakturę do klienta mailem”
Na czerwonym komunikacie kliknij "Dodaj adres e-mail".
W nowym oknie wpisz adres e-mail.
Zaznacz opcjonalnie pole "Zapamiętaj na przyszłość", jeśli chcesz zachować dane nabywcy. Kliknij Zapisz.
