Wstęp

Obieg dokumentów Scanye to środowisko, które umożliwia całej firmie wygodną i przejrzystą współpracę z fakturami z KSeF, a także sprawną komunikację z księgową lub działem księgowym.

W ramach systemu do głównego konta przedsiębiorcy można przypisywać subkonta dla współpracowników, tworząc wspólną przestrzeń pracy z dokumentami.

Dzięki temu pracownicy, w zależności od nadanych uprawnień mogą: dodawać dokumenty, przekazywać je do akceptacji, przypisywać odpowiednie osoby - np. managerów - do zatwierdzania kosztów, akceptować lub odrzucać dokumenty, tworzyć reguły akceptacji, wykonywać płatności.

Każdy współpracownik korzysta z własnego subkonta, a zakres jego działań zależy od nadanych uprawnień.

Jak aktywować konto współpracownika?

Administrator (master konto) z poziomu swojego konta musi wysłać Ci zaproszenie, abyś mógł/a utworzyć swoje konto. Zaproszenie przyjdzie na adres e-mail podany przy wykonywaniu tej czynności.

💡 Jak wysłać zaproszenie do współpracownika opisaliśmy w tej instrukcji ➡️ Dodaj pracowników

Wejdź w mail zapraszający i kliknij w Aktywuj konto.

2. Następnie ustaw hasło dla swojego subkonta. Kliknij Ustaw hasło.

3. Teraz kliknij w Zaloguj się.

4. Następnie wpisz mail i hasło i kliknij Zaloguj się.

5. Gotowe, aktywowałeś/aś swoje subkonto Scanye.

Gdzie znajdę swoje zadania?

W zakładce Zadania będą pojawiać się przypisane do Ciebie zadania np. Akceptacja dokumentów.

Jak zaakceptować dokument?

1. Żeby zaakceptować dokument przejdź do zakładki Zadania.

2. Na liście wyszukaj dokument, który chcesz zaakceptować i kliknij przycisk Akceptuj.

3. Pojawi się widok dokumentu z kilkoma opcjami, możesz dodać:

rodzaj kosztu
MPK
opis do faktury
komentarz do faktury

4. Możesz także zaznaczyć pole na dole strony i zapamiętać te ustawienia dla danego kontrahenta.

5. Jeśli wszytko zostało ustawione poprawnie, kliknij Akceptuj.

6. Gotowe. Dokument został zaakceptowany. Akcja zostanie potwierdzona komunikatem na górze strony, a status dokumentu zmieni się na Ukończone.

Jak odrzucić dokument?

💡 Podczas przeglądania dokumentów przypisanych do akceptacji,

może się zdarzyć, że dokument będzie należało odrzucić -

funkcja ta jest dostępna w widoku akceptacji dokumentu.

1. Żeby odrzucić dokument przejdź do zakładki Zadania.

2. Aby otworzyć dokument, kliknij Akceptuj, po czym w widoku dokumentu po lewej stronie znajdziesz przycisk Odrzuć

3. Kliknij przycisk Odrzuć.

4. Teraz należy podać powód odrzucenia i kliknąć Odrzuć.

5. Gotowe, dokument został odrzucony, akcja zostanie potwierdzona komunikatem na górze strony.

Gdzie znajdę historię akceptacji dokumentu?

W każdym widoku faktury/dokumentu możesz sprawdzić historię akceptacji.

Żeby to zrobić wejdź w widok faktury. Klikając w nazwę faktury.

2. Wyświetli się widok faktury. Teraz kliknij w symbol trzech kropek.

3. Gotowe. Wyświetli się historia akceptacji danego dokumentu.

Jak dodam dokument/fakturę z dysku?

Żeby dodać pliki (dokumenty, faktury) z Twojego dysku kliknij w zielony prostokąt ze znakiem + i wybierz opcję Prześlij pliki.

2. Następnie wybierz folder i pliki które chcesz przesłać i naciśnij Wyślij.

3. Wybierz rodzaj dokumentu: Faktury zakupowe, Faktury sprzedażowe, Zakup i sprzedaż lub Inne dokumenty, wybierz miesiąc księgowy którego dotyczy dokument i kliknij Zapisz.