Eine Stornorechnung kannst du nur erzeugen, solange die Rechnung noch im Status offen oder fällig ist. Der Empfänger hat also noch nicht gezahlt.

Der Kunde hat bei uns Ware bestellt und wir versenden diese direkt nach Bestelleingang, also noch vor Zahlungseingang. Nach Erhalt tritt der Kunde jedoch vom Kauf zurück und sendet uns die Ware wieder. Wir berechnen keine Bearbeitungsgebühr, sondern der Kauf ist für uns damit nicht zustande gekommen, die Rechnung wird also nicht fällig. In diesem Fall wird die Rechnung einfach komplett storniert. Der Kunde bekommt von uns die Stornorechnung noch zu gesandt für seine Unterlagen. Die Stornorechnung bucht die gestellte Rechnung automatisch aus, wodurch dann auch die Umsatzsteuerzahllast entsprechend gemindert wird.

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Eine Gutschrift erzeugst du dann, wenn die Rechnung schon bezahlt wurde. Das heißt, dass durch die Gegenbuchung aufseiten des Kunden eine Forderung dir gegenüber entsteht.

Wenn wir hier in unserem vorangegangenem Beispiel bleiben, dann wäre die Ware in diesem Fall nach Erhalt der Zahlung (z. B. Kauf gegen Vorkasse) an den Kunden gegangen. Wenn dieser nun vom Kauf zurücktritt, muss dem Kunden sein Geld ganz oder teilweise erstattet werden (je nach AGB und Vertragsbedingungen). Wir erstellen also eine Gutschrift, welche eine Ausgabe darstellt und mit dem Abgang auf dem Bankkonto verbunden werden kann.

Durch die Erstellung der Gutschrift wird sowohl das Debitorenkonto als auch das Erlöskonto geschmälert und die Umsatzsteuerzahllast entsprechend gemindert.