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Allgemein
Sofern du der Regelbesteuerung unterliegst und kein Kleinunternehmer mehr bist, ist die Umsatzsteuervoranmeldung für dich so etwas wie eine unterjährige Zwischenabrechnung der Umsatzsteuer und Vorsteuer an das Finanzamt.
Du meldest damit regelmäßig, meist monatlich oder vierteljährlich, deine Steuerzahllast oder Steuererstattung.
Dabei geht es im Kern um zwei Dinge:
Auf deinen Ausgangsrechnungen an Kunden berechnest du Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer musst du grundsätzlich an das Finanzamt abführen.
Auf deinen Eingangsrechnungen von Lieferanten zahlst du Vorsteuer. Diese nennt man Vorsteuer, und die darfst du von der Umsatzsteuer abziehen, die du an das Finanzamt zahlen musst.
Vereinfacht rechnest du in der Umsatzsteuervoranmeldung also:
Umsatzsteuer aus deinen Einnahmen |
- Vorsteuer aus deinen Ausgaben |
= Betrag, den du an das Finanzamt zahlen musst oder erstattet bekommst |
Unterjährig meldest du also deine Umsatzsteuervoranmeldungen - am Ende deines Geschäftsjahres bist du dann dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung zu erstellen und an das Finanzamt zu melden. Wenn du keine Korrekturen vornehmen musst oder bereits Korrekturmeldungen unterjährig vorgenommen hast, ist die Jahreserklärung nichts anderes als deine Voranmeldungen zusammenaddiert.
Natürlich kannst du in dieser Umsatzsteuerjahreserklärung immer noch Korrekturen vornehmen, daher darf sie auch, wenn du die Voranmeldungen zusammen addierst, abweichen.
Wie oft muss ich denn die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und bis wann?
Wie häufig du deine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt melden musst, kommt darauf an, wie hoch deine Steuerzahllast im Vorjahr war:
Häufigkeit | vorjährige Steuerzahllast |
monatlich | mehr als 9.000 € Steuerzahllast |
vierteljährlich | zwischen 2.000 € und 9.000 € Steuerzahllast |
jährlich* | weniger als 2.000 € Steuerzahllast |
gültig ab 2025
*Eine jährliche Umsatzsteuervoranmeldung gibt es nicht, hier wird die Voranmeldung durch die Umsatzsteuerjahreserklärung ersetzt.
Hinweis:
Wenn du im Vorjahr Kleinunternehmer warst, kannst du im ersten Jahr deine UStVA vierteljährlich abgeben.
Im Regelfall gibst du deine Meldung bis zum 10. Tag des Folgemonats an das Finanzamt ab. Wenn du quartalsweise abgibst, ist es natürlich der 10. Tag des Folgemonats nach Ende des Quartals.
Tipp:
Du gibst deine UStVA monatlich ab und die Zeit bis zum 10. des Folgemonats ist immer zu knapp? Dann kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Wie du diesen Fall in sevdesk abbilden kannst, findest du hier.
Wieso werden auch Umsätze gewertet, bei denen ich keine Umsatzsteuer zahle oder Vorsteuer zurückbekomme?
Das hat den Grund, dass das Finanzamt ein vollständiges Bild deiner Umsätze haben möchte. In der Umsatzsteuervoranmeldung geht es nicht nur darum, ob du am Ende etwas ans Finanzamt zahlen musst oder Geld zurückbekommst, sondern darum, alle meldepflichtigen umsatzsteuerlichen Vorgänge an das Finanzamt zu übermitteln. Dazu gehören auch Reverse-Charge-Umsätze, innergemeinschaftliche Lieferungen/Erwerbe und bestimmte umsatzsteuerfreie Einnahmen.
Wann ist überhaupt die Umsatz- oder Vorsteuer fällig?
Die Versteuerungsart regelt, zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer deiner Einnahmen zur Zahlung fällig ist oder du dir die Vorsteuer deiner Ausgaben zurückholen darfst.
Es wird zwischen Soll- und Ist-Versteuerung unterschieden:
Soll-Versteuerung
Bei der Soll-Versteuerung werden die Steuerbeträge, egal ob Einnahmen oder Ausgaben, nach dem Leistungs- bzw. Lieferdatum gewertet. Wenn du einen Leistungszeitraum angegeben hast, fließt der Steuerbetrag zum letzten Tag des Zeitraumes in die UStVA ein.
Ist-Versteuerung
Hingegen sind bei der Ist-Versteuerung deine Steuerbeträge bei deinen Einnahmen erst bei der Zahlung deines Kunden fällig. Das hat den Vorteil, dass du das Geld nicht vorstrecken musst, falls dein Kunde noch nicht bezahlt hat. Bei deinen Ausgaben gilt die gleiche Regelung wie bei der Soll-Versteuerung - die Vorsteuer wird nach dem Leistungs- bzw. Lieferdatum gewertet. Wenn du einen Leistungszeitraum angegeben hast, fließt der Steuerbetrag zum letzten Tag des Zeitraumes in die UStVA ein.
Hinweis:
Die Ist-Versteuerung musst du bei deinem Finanzamt beantragen. Ansonsten unterliegst du automatisch der Soll-Versteuerung.
Tipp:
Diese Einstellung zur Besteuerungsart findest du in sevdesk unter Unternehmen, Buchhaltung & Steuer.
Weitere allgemeine Informationen rund um die Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung kannst du in den folgenden Ratgeberbeiträgen lesen:
1. Umsatzsteuervoranmeldung in sevdesk ermitteln
Im Bereich Steuern findest du die UStVA als Übersicht. Hier findest du alle Punkte, die in deiner Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden können. Um deine Umsatzsteuervoranmeldung zu füllen, dienen deine erstellten Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben als Grundlage. Das bedeutet, sevdesk errechnet die Werte automatisch anhand deiner Dokumente - du musst keine Werte eigenständig eintragen.
Hinweis:
Achte bitte selbständig darauf, dass du die korrekten Umsatzsteuerregeln sowie Steuersätze auswählst. Du bist dafür verantwortlich, welche Werte in die UStVA einlaufen und gemeldet werden. Daher kontrolliere immer deine Werte, bevor du sie an das Finanzamt übermittelst.
Du kannst die Werte kontrollieren, indem du auf eine Zeile, die einen Wert anzeigt, draufklickst.
Danach öffnet sich rechts ein weiteres Fenster, in dem alle Rechnungen, die diesen Zeitraum betreffen, ersichtlich sind. Du kannst in dieser Ansicht auch nochmals auf die Rechnung klicken, sodass sie sich öffnet.
Aufbau der Übersicht
(1) Hier kannst du den Meldungszeitraum für deine UStVA auf monatlich, vierteljährlich oder jährlich sowie das Jahr einstellen.
(2) Unter den drei Punkten kannst du eine Erinnerung zur UStVA aktivieren und die Übertragungsprotokolle einsehen. Rechts daneben bei Überprüfen & Versenden hast du die Möglichkeit, deine UStVA zu übermitteln.
(3) Wähle den entsprechenden Monat oder das entsprechende Quartal aus.
(4) Über das Symbol ⟩ kannst du weitere Positionen aufklappen, die unter dem übergeordneten Bereich gegliedert sind.
(5) Die UStVA in sevdesk ist nach dem offiziellen Formular programmiert, daher findest du die Positionsnummern (Position), Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge genauso, als wenn du die UStVA in Elster eintragen würdest.
(6) Wenn der Betrag bei Zahllast positiv ist, musst du diesen an das Finanzamt bezahlen. Ist er jedoch negativ, bekommst du ihn zurück.
Tipp:
Wenn du wissen möchtest, welcher Umsatz in welche Position einläuft, kannst du bei Kennzahlen der Umsatzsteuervoranmeldung nachlesen.
2. Umsatzsteuervoranmeldung in sevdesk an das Finanzamt senden
Wenn du alle deine relevanten Dokumente für den Monat oder das Quartal erfasst hast, dann ist deine UStVA bereit zum Versenden.
Klicke zunächst auf Überprüfen und Versenden. Keine Sorge – die UStVA wird nicht direkt versendet, es öffnet sich zuerst ein neues Fenster. Möchtest du die Meldung sofort versenden, genügt ein Klick auf Versenden.
Aufbau der Übersicht
(1) Hier siehst du den Monat oder das Quartal im entsprechenden Jahr, zu dem du melden möchtest.
(2) Anhand deiner Daten, die du in den Unternehmenseinstellungen hinterlegt hast, werden die nachstehenden Felder gefüllt. Anhand deiner Steuernummer und deiner Anschrift ermitteln wir dein zuständiges Finanzamt. Falls du versehentlich etwas falsch ausgefüllt hast, kannst du auf Bearbeiten klicken und es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem du direkt in dieser Ansicht deine Daten ändern kannst.
(3) Dies ist eine Zusammenfassung deiner Übersicht der UStVA. Hier kannst du nochmal alle deine Werte checken. In der Position 83 kannst du erkennen, was du an das Finanzamt zahlen musst oder zurückbekommst.
(4) Zusätzlich gibt es zwei Optionen, die du innerhalb deiner Meldung aktivieren kannst:
Angaben zur Minderleistung (Ausnahmefall): Diese Option aktivierst du, wenn z.B. ein Kunde seine Forderung nicht mehr bezahlt. Mehr dazu findest du hier.
Versand ans Finanzamt testen: Wenn du dir unsicher bist, ob die Übermittlung von sevdesk zu deinem Finanzamt erfolgreich sein wird, kannst du vor dem ersten Versenden die Option aktivieren.
(5) Entweder kannst du über den Pfeil ← aus der Meldung heraus oder du klickst auf (6) Versenden und die Meldung geht an das Finanzamt raus.
Hinweis:
Bitte achte darauf, dass deine Steuernummer das richtige Format nach dem Standardschema für dein Bundesland hat, denn sonst funktioniert die elektronische Übermittlung nicht. Nachfolgend kannst du das Schema aus dem Schaubild entnehmen.
Standardschema der Steuernummern im jeweiligen Bundesland
Quelle: Wikipedia
2.1. UStVA-Meldung in sevdesk erfassen
Wurde die Meldung erfolgreich übermittelt, so erhältst du eine grüne Meldung darüber sowie einen Haken für den abgeschlossenen Monat bzw. das abgeschlossene Quartal. Zusätzlich findest du das Übertragungsprotokoll nun auch unter den drei Punkten bei Protokoll.
Nun ist der Button Überprüfen & Versenden verschwunden - stattdessen findest du nun Steuerbeleg fertigstellen.
Nach jeder Meldung musst du deine Meldung Umsatzsteuerzahlung oder -erstattung in sevdesk korrekt erfassen, so dass du diese mit deiner Zahlung oder Erstattung auf deinem Bankkonto verknüpfen kannst. Mit einem Klick auf Steuerbeleg fertigstellen öffnet sich folgende Maske, in der dein Übertragungsprotokoll bereits angehängt ist und alle wichtigen Informationen, wie Belegnummer, Belegdatum, Lieferant, Zeitraum und die Kategorie ausgefüllt sind.
Abschließend klickst du auf Fertigstellen.
2.2. UStVA in sevdesk als bezahlt markieren
Damit der Beleg nicht mehr als offen steht, musst du diesen als bezahlt markieren.
Wähle dazu die entsprechende Transaktion auf deinem verknüpften Bankkonto aus. Wenn du dein Bankkonto nicht angebunden hast, verwendest du einfach das Basiskonto. Deinen Steuerbeleg als bezahlt markieren ist natürlich nur möglich, wenn du die Steuer an das Finanzamt bereits überwiesen oder sie von dem Finanzamt erhalten hast.
Hinweis:
Nach dem Versand der Umsatzsteuervoranmeldung musst du die fällige Steuerlast ohne gesonderte Forderung an das Finanzamt überweisen. Du erhältst i.d.R. keinen Bescheid per Post. Eine Erstattung erhältst du automatisch.
Tipp:
Du kannst bei dem Finanzamt auch ein Lastschriftmandat hinterlegen, so dass du nicht vergisst die Zahlung zu tätigen.